Zbliża się dzień, w którym każda firma, każde przedsiębiorstwo będące czynnym podatnikiem VAT, będzie musiało wystawić pierwszą e-fakturę w środowisku produkcyjnym platformy KSeF. Wysłanie pierwszych kilku e-faktur będzie dla części z Państwa związane z pewnymi emocjami, ponieważ na tym środowisku można wystawiać tylko rzeczywiste e-faktury. Co, jeśli coś pójdzie nie tak? Nie wystawimy faktury sprzedaży, środki finansowe za dokonaną sprzedaż nie wpłyną w planowanym terminie na rachunek bankowy….

Zacznij, zanim to będzie obowiązkowe

Aby zminimalizować ewentualne emocje wiążące się z wystawieniem tej pierwszej e-faktury, warto rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych dużo wcześniej, niż stanie się to obowiązkowe. W niemalże wszystkich naszych dotychczasowych publikacjach i webinariach dotyczących KSeF żywo zachęcaliśmy Państwa do jak najwcześniejszego wejścia w ten temat i rozpoczęcia odpowiednich przygotowań. Obecnie istnieje możliwość opcjonalnego korzystania z KSeF, co oznacza, że obsługę KSeF w Państwa firmie można dokładnie zaplanować i spokojnie rozpocząć proces jego wdrażania.

Testuj, dopóki KSeF jest dobrowolny

Okres od 1 stycznia 2022 roku do 1 lipca 2024 roku czynni podatnicy VAT mogą potraktować jako wprowadzenie do KSeF i za pomocą KSeF wystawiać faktury na przykład dotyczące jednego typu transakcji lub dokumentujące dostawy na rzecz jednego z kontrahentów. Pozostałe faktury można nadal wystawiać metodami tradycyjnymi. Należy jednak pamiętać, że jeżeli odbiorca tych faktur nie wyraził odpowiedniej zgody na odbieranie ich z KSeF, to do 1 lipca 2024 roku trzeba mu je dostarczyć tradycyjnymi metodami. Pomogą w tym systemy ERP dostarczane przez ABS, ponieważ dla podatników, dla których w systemie nie została zarejestrowana taka zgoda, program automatycznie przygotuje fakturę w postaci elektronicznej (np. w formacie PDF) i wyśle na wskazany adres e-mail.

A więc kiedy zacząć korzystać z KSeF? Nasza odpowiedź brzmi: jak najwcześniej i na pewno przed 1 lipca 2024 roku. Rekomendujemy, aby zacząć wystawić faktury w KSeF już teraz. Zwłaszcza, że w tym momencie nie ma żadnych sankcji za ewentualne pomyłki.

Czym się różni faktura od e-faktury?

Praktycznie, po odpowiednim przygotowaniu systemu ERP, obsługa elektronicznego fakturowania niczym nie różni się od dotychczasowego wystawiania faktur. Jeżeli system ERP jest odpowiednio skonfigurowany, można działać na zasadzie set and forget.

System zadba o prawidłowe uzupełnienie wymaganych pól w ustrukturyzowanych plikach e-faktury, niezależnie od tego, jaki będzie obowiązywał schemat, a przed wysłaniem do KSeF zwaliduje (porówna) jej poprawność z opublikowanym przez Ministerstwo Finansów schematem XSD. Pytanie Jak wysyłać e-faktury? w tym przypadku dotyczy zaplanowania bezpiecznego rozpoczęcia tego okresu wprowadzającego, ponieważ – przypomnijmy – będą wysyłane rzeczywiste dokumenty sprzedaży firmy.

Jak się przygotować do wprowadzenia KSeF?

Odpowiedź jest prosta: w sposób przemyślany, bezpieczny i zaplanowany.

1. Należy rozpocząć od wystawienia pierwszej faktury, na przykład dla zaprzyjaźnionych kontrahentów.
2. Należy odebrać pierwsze faktury z KSeF.

Metody muszą Państwo dostosować do specyfiki swojej firmy i rodzaju wystawianych faktur. Kilka z przykładowych scenariuszy opisaliśmy w artykułach: Dlaczego nie warto czekać na ostatnią chwilę z testowaniem wysyłki faktur do KSeF?, Automatyzacja procesów sprzedażowych z KSeF oraz W jaki sposób przygotować się na odbiór faktur z KSeF?

Jako dostawca oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem możemy poddać pod rozwagę kilka sugestii.

1. Warto zweryfikować procesy sprzedaży i zakupu oraz procesy obsługi dokumentów powiązanych z fakturami.
2. Należy sprawdzić, czy system ERP rejestruje wszystkie dane niezbędne do wystawiania e-faktur.
3. Rekomendujemy przygotowanie procesów automatyzujących odbieranie i wysyłkę faktur. Ograniczy to koszty i ewentualne pomyłki w obsłudze dokumentów.

Zobacz, co przygotowaliśmy w systemie Softlab ERP by Asseco BS, aby obsłużyć e-faktury w KSeF.

Rys. 1. Obsługa KSeF w systemie ERP marki Softlab, słownik Sprzedaż ogółem

Na rysunku prezentujemy przykładowy słownik w systemie Softlab ERP obsługujący KSeF. Jest to słownik Sprzedaż ogółem, do którego trafiają wszystkie wystawione dokumenty sprzedaży. Słownik zawiera m.in. następujące elementy:

• procedurę Generuj KSeF, za pomocą której możemy nadać dokumentowi postać dokumentu ustrukturyzowanego,
• szczegół Załączniki, w którym jest widoczny wygenerowany plik XML, opisujący dokument ustrukturyzowany.

Dokumenty generowane w formacie KSeF są w systemie Softlab walidowane:

• zgodnie z podanym przez Ministerstwo Finansów schematem,
• według zaimplementowanych reguł biznesowych.

Walidacja jest przeprowadzana podczas generowania XML oraz przez usługę Businesscheck.

Wyniki walidacji przeprowadzonych przez usługę Businesscheck (tj. listę skonfigurowanych w usłudze Businesscheck kontroli oraz informację o wyniku ich wykonania) można zobaczyć w szczególe Rezultat kontroli Businesscheck. Jest on dostępny w słownikach Sprzedaż ogółem i e-Dokumenty wychodzące w module LS oraz w słowniku Rejestr sprzedaży w module FK.

Co zrobić, kiedy w systemie ERP pojawi się pierwsza faktura z KSeF?

Rekomendujemy, aby po wystawieniu pierwszej faktury w KSeF stopniowo zwiększać liczbę wystawianych faktur elektronicznych.

Warto przetestować specyficzne rodzaje transakcji, czyli różne typy dokumentów.

Równolegle, już w czasie pierwszych testów i wystawiania faktur w KSeF, rekomendujemy użycie usługi Businesscheck kontrola e-Faktur. To nowa usługa, która na podstawie formuł kontrolnych na bieżąco weryfikuje poprawność danych w e-fakturze, w tym również jej zgodność z przepisami ustawy o VAT. Wskutek kontroli mogą zostać na przykład wskazane przypadki sprzeczności w danych dotyczące sprzedaży zwolnionej z VAT, stawek VAT, oznaczenia mechanizmów podzielonej płatności.

Kontrola e-faktury odbywa się przed przekazaniem dokumentu do KSeF. Jeżeli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, wysyłka dok do KSeF zostanie automatycznie wstrzymana, a użytkownik otrzyma stosowne powiadomienie (zmieni się status dokumentu, a dodatkowo wyświetli się komunikat lub też zostanie wysłana wiadomość e-mail).

Jak zminimalizować ryzyko błędów oraz poziom stresu związany z wdrożeniem KSeF?