Już kilka miesięcy temu w jednym z pierwszych przygotowanych dla Państwa artykułów z cyklu o KSeF omówiliśmy etap odbioru e-faktury od dostawcy oraz dalszy przebieg procesu przekazania e-faktury do poszczególnych modułów w systemie ERP. Dziś dzięki środowiskom testowym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, teorię możemy przekuć w praktykę i sprawdzić, jak przebiega import faktur kosztowych i przychodowych z KSeF.

Jak odebrać fakturę z KSeF?

Aby rzetelnie przygotować się do obiegu e-faktur w swojej firmie, warto poznać nie tylko zasady i możliwości wysyłki dokumentów, ale również ich odbioru. Przetestowanie wysyłki e-faktur do KSeF jest dużo prostsze: wykorzystujemy do tego wyłącznie własny system i tylko początkowa rejestracja faktury w systemie ERP wymaga zaangażowania użytkownika, gdyż dalsza procedura odbywa się w tle. Proces wystawiania i wysyłki e-faktur w KSeF z użyciem systemów ERP dostarczanych przez Asseco Business Solutions jest w pełni zautomatyzowany i uproszczony.

W przypadku odbioru dokumentów sprawa wydaje się nieco bardziej skomplikowana, gdyż na odbieranych fakturach nasza firma występuje jako nabywca, płatnik lub odbiorca, a faktury są wystawione przez firmy zewnętrzne. Jak zatem poradzić sobie z testami tej funkcjonalności?

Poniżej prezentujemy trzy potencjalne scenariusze testów odbioru faktur zakupu z KSeF z wykorzystaniem systemów ERP by Asseco oraz usługi Businesslink.

Scenariusz 1. Testy w środowisku testowym KSeF z wykorzystaniem danych fikcyjnej firmy

• Do wystawienia faktury testowej wykorzystujemy dane fikcyjnej firmy. Ta firma będzie naszym testowym dostawcą.
• Do stworzenia fikcyjnej firmy można wykorzystać przykładowy generator NIP i PESEL http://generatory.it/.
• Logujemy się do testowego portalu KSeF udostępnionego przez Ministerstwo (https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login) wykorzystując utworzone przez nas konto fikcyjnej firmy.
• Jako fikcyjny dostawca rejestrujemy w KSeF fakturę (można ją wprowadzić do systemu ręcznie).
• Następnie logujemy się na nasze prawdziwe konto i tak przygotowaną fakturę odbieramy z KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink, połączonej z testową wersją naszego systemu ERP.

Scenariusz 2. Testy w środowisku testowym KSeF w ramach własnej grupy kapitałowej (zakładając, że inne spółki również prowadzą testy KSeF)

• Wykorzystujemy zanonimizowane faktury wystawione w KSeF na naszą firmę przez inną spółkę grupy kapitałowej.
• Jedna ze spółek w testowej wersji swojego systemu ERP połączonej z usługą Businesslink wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF (może być to zarówno wersja testowa, jak i demo systemu KSeF).
• Druga ze spółek grupy wskazana jako odbiorca tej faktury odbiera dokument.

Scenariusz 3. Testy w środowisku testowym KSeF we współpracy z zaprzyjaźnioną firmą

• Scenariusz jest analogiczny do poprzedniego, jednak w tym przypadku zanonimizowaną fakturę wystawi zaprzyjaźniony dostawca, który rozpoczął testy KSeF.

Co dzieje się z fakturą odebraną z KSeF?

W każdym z powyższych scenariuszy faktury odebrane z KSeF trafiają do systemów ERP za pośrednictwem usługi Businesslink. Zostają one automatycznie zarejestrowane w buforze dokumentów przychodzących.

Zaraz po odbiorze faktura jest automatycznie weryfikowana przez usługę Businesscheck, która natychmiast wykrywa ewentualne nieprawidłowości. Wynik kontroli widoczny jest w dokumencie.

Po weryfikacji dokumentu użytkownik eksportuje dany dokument do docelowego słownika. Np. w Softlab ERP faktura może być kierowana do modułu Logistyka i Sprzedaż, Finanse i Księgowość lub Sekretariat.

Procesy powyższego eksportu są wspierane przez funkcje automatyzujące, które również możemy przetestować. W zależności od systemu/konfiguracji możemy zweryfikować, jak działa:

• Funkcjonalność inteligentnego asystenta systemu (Genius), który może automatycznie podpowiadać:
  • osobę odpowiedzialną za dokument,
  • opisy księgowe dla dokumentu.
• Automatyzacja procesów obsługi dokumentów kosztowych, która może odbywać się na przykład:
  • za pośrednictwem systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
  • w powiązaniu z obsługą faktur zakupu w module logistycznym.

Dlaczego nie warto czekać na ostatnią chwilę z testowaniem odbioru faktur z KSeF?

Rekomendujemy, aby już teraz rozpocząć testy KSeF. Testy KSeF pozwolą już teraz, zanim KSeF stanie się obligatoryjny, zweryfikować korzyści z automatyzacji obsługi faktur zakupu oraz zminimalizować ryzyko błędów i problemów związanych z użyciem KSeF w Twojej firmie.

Autor: Krzysztof Żołek