KSeF zmienia procesy związane z obsługą sprzedaży i wystawianiem faktur. Faktura wejdzie do obrotu dopiero po wysłaniu i walidacji przez KSEF oraz nadaniu jej przez KSeF numeru identyfikacyjnego. Obsługę dokumentów sprzedaży z uwzględnieniem KSeF można jednak zorganizować tak, aby dla użytkowników systemu ERP prawie nie różniła się od sposobu stosowanego obecnie. Czyli: wystawiamy faktury jak do tej pory, wysyłanie do KSeF i odbieranie UPO odbywa się „w tle”, bez angażowania uwagi i czasu użytkownika. 

W poprzednich artykułach informowaliśmy, co trzeba zrobić, aby zarejestrować się w Krajowym Systemie e-Faktur: jak się zalogować oraz jak zdefiniować uprawnienia dostępu do KSeF. Kolejne zagadnienie, które na pewno warto rozważyć, to sposób generowania dokumentów sprzedaży w systemie ERP, wysyłanie ich na platformę KSeF oraz odbieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) faktury. Z niniejszego artykułu dowiedzą się Państwo, jak proces wystawiania faktury w KSeF można zautomatyzować, używając systemów ERP  dostarczanych przez Asseco Business Solutions.

Faktury ustrukturyzowane KSeF w systemach ERP Asseco Business Solutions

1. Proces rejestracji faktury zaczyna się w systemie ERP – tu powstaje plik xml zgodny ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów.  Z punktu widzenia użytkownika przebiega to prawie tak samo, jak dotychczas wystawiano dokument sprzedaży.
2. Plik xml jest przekazywany do systemu KSeF.
3. KSeF sprawdza uprawnienia dostępowe oraz waliduje wystawioną fakturę, to znaczy sprawdza zgodność pliku xml z obowiązującym schematem faktury ustrukturyzowanej.
4. KSeF nadaje fakturze numer identyfikujący.
5. KSeF udostępnia UPO, potwierdzające wystawienia faktury.
6. Numer identyfikujący fakturę oraz UPO są rejestrowane w systemie ERP.

Cały proces przekazywania dokumentu do KSeF i odbioru UPO odbywa się w tle – z wymienionych wyżej czynności tylko pierwsza wymaga zaangażowania użytkownika. W większości przypadków wszystkie operacje są wykonywane w dobrze znanym użytkownikom interfejsie systemu ERP.

Za obsługę komunikacji z KSeF jest odpowiedzialna usługa Businesslink. Wykorzystujemy API, udostępnione przez Ministerstwo Finansów.  Usługa Businesslink automatycznie wyśle przygotowane dokumenty do KSeF, odbierze potwierdzenie ich wystawienia, w tym numer identyfikujący fakturę, a w przypadku ewentualnego błędu zgłoszonego przez KSeF – przekaże do systemu ERP informacje o niezgodnościach. Businesslink odbierze również z KSeF UPO dla wystawionych faktur.  Użytkownicy odpowiedzialni za obsługę faktur w systemie ERP będą mogli na bieżąco obserwować zmiany statusów dokumentu.

Sam KSeF nie umożliwia przesyłania żadnych dodatkowych plików do faktur. Takie załączniki (na przykład specyfikacje, protokoły, zdjęcia czy inne dokumenty handlowe) można jednak przesyłać w ramach integracji Businesslinka z KSeF. Wskazany kontrahent  może otrzymać załączniki wraz z wcześniej wystawioną fakturą w KSeF. Wysyłka obrazu faktury i załączników odbywa się automatycznie po otrzymaniu z KSeF potwierdzenia wystawieniu faktury.

Co należy uwzględnić, przygotowując organizację do współpracy z KSeF

1. Obecny proces wystawiania faktury sprzedaży i powiązanie z innymi dokumentami, np. zamówienia, załączniki. Informacje dodatkowe, które obecnie są przekazywane kontrahentom na przykład na fakturze lub w formie załączników, specyfikacji.
2. Rodzaje obsługiwanych operacji.
3. Ilość wystawianych faktur i liczbę pozycji na fakturach.
4. Wystawiona w KSeF faktura nie może być zmieniona – można jedynie wystawić korektę faktury.
5. Miejsca i systemy, w których obecnie są wystawiane faktury. Czy potrzebne są zmiany w przygotowanych wcześniej integracjach z systemami firm trzecich?
6. Sposób przekazania dokumentów do KSeF (na przykład: na bieżąco automatycznie, na żądanie, na koniec dnia, z ustalonym opóźnieniem).
7. Dane potrzebne do przygotowania e-Faktury muszą być zgodne z wymaganym przez KSeF formatem. 
8. Indywidualne zmiany w systemie ERP, które wpływają na źródła danych do przygotowania e-Faktury oraz przebieg procesów.

Integrując swój system ERP z platformą KSeF warto sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie do komunikacji z KSeF posiada certyfikat bezpieczeństwa. Istotna jest także skalowalność i stabilność systemu, którą mogą zapewnić tylko firmy posiadające rozbudowaną infrastrukturę techniczną oraz odpowiednich pracowników IT.