W erze cyfrowej transformacji sztuczna inteligencja (AI) zmienia sposób, w jaki firmy zarządzają codziennymi procesami. Jednym z przełomowych narzędzi wspierających współpracę z kontrahentami jest usługa Businessmail – zautomatyzowany asystent komunikacji mailowej, który integruje skrzynki pocztowe programu Outlook z kontaktami w systemie ERP by Asseco.

Działanie Businessmail wspiera Businessgenius – innowacyjne rozwiązanie Asseco, które bezpiecznie wykorzystuje zaawansowane modele sztucznej inteligencji. Dzięki niemu system automatycznie tłumaczy wiadomości, kategoryzuje je i generuje streszczenia, zapewniając firmom efektywne zarządzanie korespondencją przy zachowaniu najwyższych standardów ochrony danych.

Businessmail jako inteligentny asystent komunikacji mailowej

Businessmail to rozwiązanie, które przenosi zarządzanie korespondencją mailową na zupełnie nowy poziom. Dzięki integracji z systemem ERP by Asseco oraz wsparciu sztucznej inteligencji centralizuje wszystkie dane i automatyzuje kluczowe procesy związane z obsługą wiadomości. To inteligentne narzędzie oferuje kluczowe funkcje, które znacząco usprawniają codzienną pracę:

1. Automatyczne przypisywanie wiadomości do kontrahentów – system automatycznie identyfikuje kontrahenta na podstawie adresu e-mail. Wiadomość zostaje przypisana do jego profilu, co centralizuje korespondencję i eliminuje chaos w zarządzaniu danymi.
2. Klasyfikacja i kategoryzacja dzięki AI – AI analizuje treść każdej wiadomości „ze zrozumieniem”, automatycznie przypisując ją do kategorii, takich jak: zapytania ofertowe, reklamacje czy odpowiedzi na oferty. Dzięki temu wiadomości są uporządkowane, a zespoły handlowe mogą natychmiast przystąpić do działania.
3. Obsługa wielojęzyczna i automatyczne tłumaczenia – modele językowe LLM (Large Language Models) umożliwiają automatyczne tłumaczenie wiadomości na język użytkownika, uwzględniając kontekst i specyfikę branży. Ta funkcja pozwala firmom bez przeszkód rozwijać współpracę z zagranicznymi klientami, eliminując bariery językowe i redukując koszty tłumaczeń.
4. Archiwizacja wiadomości – wszystkie wiadomości e-mail, zarówno wysłane, jak i odebrane, są zapisywane w systemie ERP. Archiwizacja zapewnia łatwy dostęp do historii kontaktów i eliminuje ryzyko utraty danych, niezależnie od rotacji pracowników.
5. Dwukierunkowa obsługa e-maili – Businessmail umożliwia wysyłanie wiadomości zarówno z poziomu Outlooka, jak i bezpośrednio z systemu ERP. Wiadomości są automatycznie synchronizowane, co eliminuje konieczność przełączania się między różnymi narzędziami.
6. Powiadomienia w czasie rzeczywistym – system informuje użytkowników o nowych wiadomościach wymagających ich uwagi. Powiadomienia wyświetlane na pulpicie (dashboardzie) handlowca pozwalają na błyskawiczną reakcję na potrzeby klienta.
7. Automatyczne streszczenia wątków korespondencji – długie i skomplikowane wątki e-mailowe nie są już problemem. AI generuje streszczenia, które pozwalają szybko zrozumieć kontekst rozmów i podjąć właściwe działania bez konieczności czytania wszystkich wiadomości.
8. Filtrowanie wiadomości – system rozpoznaje wiadomości prywatne i pomija je w archiwizacji. Dodatkowo możliwe jest ograniczenie integracji do wybranych domen lub adresów e-mail, co zapewnia większą kontrolę nad przepływem danych.

Praktyczne zastosowanie – jak Businessmail wspierany przez AI zmienia codzienną pracę?

Wyobraźmy sobie handlowca, który otrzymuje wiadomość od zagranicznego klienta. W tradycyjnym podejściu musiałby ręcznie przypisywać wiadomość do klienta, tłumaczyć jej treść oraz analizować wcześniejszy kontekst rozmowy. Businessmail, wspierany mechanizmami sztucznej inteligencji, samodzielnie realizuje te zadania, eliminując ręczną pracę i oszczędzając cenny czas handlowca:

• Przypisywanie i klasyfikacja: wiadomość jest automatycznie przypisywana do odpowiedniego klienta i odpowiednio skategoryzowana.
• Tłumaczenie: AI tłumaczy treść wiadomości na język polski, uwzględniając jej kontekst i specyfikę branży.
• Streszczenie: Mechanizmy sztucznej inteligencji generują podsumowanie wcześniejszych wiadomości w wątku, co pozwala szybko zrozumieć sytuację.
• Planowanie działań: Handlowiec może odpowiedzieć natychmiast, bądź zaplanować kolejne kroki na dowolny, wybrany dzień, korzystając z integracji z kalendarzem ERP.
• Generowanie odpowiedzi: W zaplanowanym terminie system automatycznie tworzy propozycję odpowiedzi w języku klienta, które można wysłać jednym kliknięciem.

Dlaczego warto wybrać Businessmail?

Businessmail otwiera nowy rozdział w zarządzaniu korespondencją mailową, wprowadzając firmy w erę inteligentnej automatyzacji. Dzięki temu narzędziu Państwa firma może:

• Centralizować dane: Wszystkie e-maile i historia kontaktów z kontrahentami są dostępne w jednym miejscu, co eliminuje chaos informacyjny.
• Pracować szybciej i efektywniej: Automatyczne przypisywanie, tłumaczenia i streszczenia oszczędzają czas, który wcześniej był tracony na ręczne działania.
• Skutecznie rozwijać rynki zagraniczne: Obsługa wielojęzyczna umożliwia płynną komunikację z kontrahentami z całego świata.
• Chronić firmową wiedzę: Archiwizacja wiadomości sprawia, że wiedza zgromadzona w e-mailach staje się trwałą wartością firmy, niezależnie od rotacji personelu.
• Szybciej reagować na potrzeby klienta: Powiadomienia o nowych wiadomościach oraz ich klasyfikacja pozwalają na natychmiastowe działania.
• Mieć pełną kontrolę nad procesem: Archiwizacja i porządek w korespondencji pozwalają na łatwe monitorowanie relacji z klientem.
• Zabezpieczyć dane: Mechanizmy AI działają w sposób bezpieczny dzięki Asseco Businessgenius, chroniąc dane firmowe przed nieautoryzowanym dostępem.

Podsumowanie

Businessmail w systemie ERP by Asseco wspierany przez zaawansowane mechanizmy AI realizowane za pośrednictwem Businessgenius to prawdziwa rewolucja w zarządzaniu korespondencją mailową. Dzięki zaawansowanej sztucznej inteligencji automatyzacja procesów staje się prostsza, szybsza i bardziej efektywna. Firmy mogą dzięki temu nie tylko zwiększyć swoją wydajność, ale także budować lepsze relacje z klientami i skutecznie działać na rynkach międzynarodowych. Businessmail to usługa nowej generacji, które redefiniuje standardy komunikacji biznesowej, łącząc inteligencję, niezawodność i wygodę w jednym rozwiązaniu.