Automatyzacja procesów biznesowych staje się jednym z kluczowych kierunków rozwoju systemów ERP. Rosnące potrzeby firm w zakresie integracji, personalizacji oraz optymalizacji działań sprawiają, że dostawcy oprogramowania stawiają na innowacyjne rozwiązania wspierające te obszary. Na horyzoncie pojawia się przełomowe narzędzie w systemie Softlab ERP – nowy moduł Businessautomate, który łączy zaawansowaną integrację, elastyczność oraz bezpieczeństwo, otwierając nowe możliwości dla firm z różnych branż.

Businessautomate – co to jest?

Businessautomate to nowy moduł wchodzący w skład platformy Businesslink. Jego głównym zadaniem jest usprawnienie automatyzacji procesów biznesowych, w tym także tych, które wymagają złożonych scenariuszy i specyficznej logiki biznesowej.

Moduł integruje różnorodne systemy i zasoby w firmie, takie jak skrzynki e-mail czy zasoby dyskowe, a także umożliwia łatwe połączenie z zasobami zewnętrznymi, w tym profilami w mediach społecznościowych, takimi jak Facebook, LinkedIn czy Instagram. Dzięki zastosowaniu Businessautomate przedsiębiorstwa mogą w pełni wykorzystać możliwości automatyzacji, niezależnie od stopnia skomplikowania czy skali procesów, które chcą zautomatyzować.

Businessautomate wykorzystuje potencjał modeli językowych (LLM – Large Language Models), które zrewolucjonizowały podejście do automatyzacji. Modele te potrafią analizować nieustrukturyzowane dane, takie jak e-maile czy zapytania z formularzy, i przekształcać je w dane strukturalne, gotowe do dalszego przetwarzania w systemie ERP.

Kluczowe cechy nowego modułu

Fundamentem Businessautomate jest nowatorska warstwa integracyjna, która umożliwia tworzenie nawet najbardziej złożonych scenariuszy automatyzacji. Jej najważniejsze cechy to:

• Bezpieczeństwo – warstwa integracyjna działa w oparciu o zaawansowane mechanizmy uwierzytelniania Businesslink, zapewniając pełną kontrolę dostępu i ochronę danych.
• Elastyczność – moduł obsługuje szeroki zakres funkcji, od standardowych operacji ERP po specyficzne, zdefiniowane indywidualnie dla danego przedsiębiorstwa. Wspiera m.in. słowniki, rejestry, raporty oraz różne akcje systemowe – zarówno standardowe, jak i te unikatowe, dostosowane do potrzeb konkretnej firmy. Dzięki temu warstwa integracyjna obejmuje praktycznie wszystkie dostępne w systemie funkcjonalności.
• Zachowanie logiki biznesowej – wszystkie operacje wykonywane w systemie za pośrednictwem warstwy integracyjnej odzwierciedlają sposób, w jaki pracują użytkownicy. Moduł „rozumie” logikę procesów, dzięki czemu automatyczne działania są w pełni zgodne z funkcjonalnościami dostępnymi dla operatorów systemu ERP.

Automatyzacja w praktyce – przykład obsługi formularzy kontaktowych

Aby lepiej zobrazować możliwości modułu, warto przyjrzeć się praktycznemu zastosowaniu w obsłudze formularzy kontaktowych. Przykładowy scenariusz wygląda następująco:

1. Wyzwolenie scenariusza automatyzacji

Pierwszym krokiem jest zainicjowanie procesu automatyzacji. Może to nastąpić na różne sposoby, w zależności od źródła zgłoszenia:

• Wypełnienie formularza na stronie internetowej – klient wprowadza swoje dane oraz treść zapytania,
• Wysłanie e-maila na dedykowaną skrzynkę – system odbiera wiadomości i przesyła ich treść do dalszego przetwarzania,
• Zapis pliku na dysku – system rozpoznaje nowe pliki (np. pliki CSV lub XML) i uruchamia proces ich przetwarzania.

Każda z tych czynności wyzwala scenariusz automatyzacji, który następnie przechodzi do kolejnych etapów.

2. Identyfikacja danych oraz kategoryzacja – przesłanie informacji do LLM

Zebrane dane (np. treść wiadomości e-mail lub formularza) są przesyłane do modelu językowego LLM w celu analizy i zrozumienia intencji klienta. W tym kroku model wykonuje następujące działania:

• Przetwarza nieustrukturyzowane dane – analizuje treść wiadomości i rozpoznaje kluczowe informacje, takie jak:

• Nazwa firmy,
• Dane kontaktowe (imię, nazwisko, numer telefonu, e-mail),
• Przedmiot zapytania (np. prośba o ofertę, reklamacja, pytanie techniczne),
• Szczegóły dotyczące zamówienia (np. ilość produktów, ich specyfikacja).

• Strukturyzuje dane – przekształca nieuporządkowaną treść na ustrukturyzowany format, który może być przetwarzany przez system ERP. Na przykład, z treści:

Piszę jako przedstawiciel firmy Słodycze-Świata. Zwracam się z prośbą o przygotowanie oferty handlowej na cukierki czekoladowe w Państwa asortymencie – 2000 kartonów po 500g. Niech zawartość cukru nie przekracza 4.7g/100mg. Oprócz tego jesteśmy też zainteresowani orzeszkami ziemnymi 5000 opakowań po 100g marki Zdrowa Przekąska.

Karol Góra

Słodycze-Świata S.A.

712-100-83-23

Tel.: 600 100 123

karol.gora@słodycze-świata.pl

LLM generuje ustrukturyzowane dane:

{

„firmaNazwa”: „Słodycze-Świata S.A.”,

„NIP”: „712-100-83-23”,

„imie”: „Karol”,

„nazwisko”: „Góra”,

„telefon”: „600 100 123”,

„e-mail”: „karol.gora@słodycze-świata.pl”,\

„typ”: „OFERTA”,

„produkty”: [

{

„nazwa”: „Cukierki czekoladowe”,

„opis”: „Zawartość cukru nie przekracza 4.7g/100mg”,

„ilosc”: „2000”,

„jednostkaMiary”: „karton”,

„wagaOpakowania”: „500g”

},

{

„nazwa”: „Orzeszki zimne”,

„opis”: „Zdrowa Przekąska”,

„ilosc”: „5000”,

„jednostkaMiary”: „opakowanie”,

„wagaOpakowania”: „100g”

}

]

}

3. Proces decyzyjny – oferta czy reklamacja?

Na podstawie analizy danych system automatycznie klasyfikuje zgłoszenie. W naszym przykładzie zakładamy, że zapytanie dotyczy oferty. Proces kieruje się więc na ścieżkę obsługi zapytania ofertowego.

4. Interakcja z warstwą integracyjną Businessautomate

Dane ustrukturyzowane trafiają do systemu ERP za pomocą warstwy integracyjnej Businessautomate, która umożliwia pełną integrację i automatyzację działań w systemie. W tym kroku w bezpieczny i kontrolowany sposób realizowane są następujące działania:

• Weryfikacja kontrahenta – system sprawdza, czy firma (np. „Słodycze Świata”) istnieje w bazie danych ERP.

• Jeśli kontrahent istnieje, system przechodzi do kolejnego kroku.
• Jeśli kontrahenta brak w bazie, system automatycznie go zakłada, zapisując dane firmy oraz osoby kontaktowej.

• Weryfikacja danych produktowych – system sprawdza dostępność zamawianych produktów w bazie, ich aktualne stany magazynowe, ceny oraz inne istotne parametry.

5. Generowanie oferty

Na podstawie zebranych danych system automatycznie tworzy ofertę w ERP:

• Zakłada nowy rejestr oferty,
• Wprowadza dane kontrahenta,
• Dodaje pozycje zamawianych produktów, wraz z cenami, ilościami i innymi szczegółami,
• Uwzględnia specyficzne funkcjonalności klienta, np. rabaty, dodatkowe warunki sprzedaży czy szczególne wymogi wynikające z personalizacji modułów ERP.

Dzięki zachowaniu logiki biznesowej system działa tak, jakby proces realizował użytkownik końcowy – z pełnym uwzględnieniem wszystkich zasad i wyjątków obowiązujących w firmie.

6. Przygotowanie wiadomości dla handlowca

Na końcu procesu system automatycznie generuje e-mail z informacją o nowej ofercie i przesyła go do odpowiedzialnego handlowca. Wiadomość zawiera:

• Podsumowanie zapytania (np. Prośba o ofertę na 100 opakowań orzeszków solonych i 50 opakowań cukierków czekoladowych od firmy Słodycze Świata),
• Link do przygotowanej oferty w systemie ERP,
• Dodatkowe informacje o kliencie (np. opis branży, działalności firmy, pobrany z internetu).

Handlowiec ma możliwość:

• Modyfikacji oferty w systemie Softlab ERP (np. dodania rabatów, dorzucenia gratisów),
• Skontaktowania się z klientem w celu omówienia szczegółów,
• Wysłania finalnej oferty do klienta.

Kluczowe korzyści z automatyzacji procesów:

• Oszczędność czasu i redukcja kosztów operacyjnych – Automatyzacja eliminuje potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań, co znacząco przyspiesza realizację procesów, a jednocześnie redukuje koszty operacyjne dzięki mniejszemu zaangażowaniu pracy ludzkiej.
• Eliminacja błędów ludzkich – Automatyczne przetwarzanie danych gwarantuje precyzję, ograniczając pomyłki i poprawiając jakość wprowadzanych danych oraz wyników pracy.
• Skalowalność procesów – Zautomatyzowane systemy umożliwiają łatwe dostosowanie procesów do wzrostu liczby klientów lub zwiększonego wolumenu zadań bez potrzeby zwiększania zasobów.
• Zwiększenie satysfakcji klientów i konkurencyjności – Automatyzacja zapewnia szybszą i efektywniejszą obsługę, dostosowaną do potrzeb klientów, co buduje ich lojalność, a jednocześnie pozwala firmom szybciej reagować na zmiany rynkowe i wyróżniać się lepszym poziomem usług.
• Uniwersalność – moduł jest dostosowany do różnych branż i specyficznych wymagań klientów.

Przyszłość automatyzacji z Softlab ERP

Businessautomate to pierwszy krok w kierunku pełnego wykorzystania potencjału automatyzacji z wykorzystaniem LLM. Softlab ERP otwiera przed firmami nowe możliwości, wspierając je w dostosowywaniu się do dynamicznie zmieniających się potrzeb rynku.

Zaproszenie do współpracy:

Zespół Softlab ERP zaprasza klientów do udziału w pilotażowych warsztatach, które pozwolą lepiej zrozumieć potencjał automatyzacji oraz wspólnie zdefiniować scenariusze dostosowane do indywidualnych potrzeb firm.

Automatyzacja to przyszłość, a Businessautomate daje narzędzia, by tę przyszłość budować już dziś. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach modułu lub wziąć udział w warsztatach, skontaktuj się z naszym zespołem. Razem możemy stworzyć rozwiązania, które wyniosą Twoją firmę na nowy poziom efektywności i innowacyjności.