1 stycznia 2023 r. weszły w życie przepisy pozwalające firmom łączyć się w grupy i wspólnie rozliczać VAT (tzw. grupy VAT). Od lipca 2023 roku członkowie grup VAT muszą comiesięcznie wysyłać do Ministerstwa Finansów raport o transakcjach sprzedaży dokonanych wewnątrz grupy w postaci pliku JPK GV.

W poprzednich artykułach z tej serii (Grupy VAT – zmiany prawne: część 1, część 2, część 3 i część 4) przedstawiliśmy skrócony opis zmian w przepisach prawnych dotyczących grup VAT oraz planowane zmiany w systemie Softlab ERP. Opisaliśmy też sposób implementacji jednej z nich, mianowicie procesu przygotowania zbiorczej ewidencji, deklaracji oraz pliku JPK VAT dla grupy VAT (część 2 i 3). Pisaliśmy również o rozliczeniach w grupie VAT i rejestrowaniu operacji wykonywanych wewnątrz grupy VAT (część 4).

W tym artykule chcemy przedstawić listę wszystkich dokonanych zmian w systemie powiązanych z tematem grup VAT oraz opisać, w jaki sposób można przygotować plik JPK GV, czyli elektroniczną ewidencję transakcji wewnątrzgrupowych.

Zmiany wprowadzone w systemie Softlab ERP związane z grupami VAT

Modyfikacje w systemie Softlab ERP wynikające ze wspomnianych wyżej zmian w przepisach prawa to:

• Możliwość zdefiniowania grupy VAT (nazwa, NIP, okres obowiązywania) oraz jej członków w słowniku Grupy VAT.
• Rozszerzenie nagłówka dokumentów sprzedaży i zakupów o nowe pola umożliwiające zapamiętywanie danych grupy VAT sprzedawcy (lub nabywcy) oraz danych adresowych firmy dokonującej sprzedaży/zakupu (członka grupy). Dane te są zapamiętywane na dokumencie automatycznie na podstawie definicji w słowniku Grupy VAT i firmy, w której są rejestrowane dokumenty. Przynależność firmy do grupy VAT określana jest na podstawie daty dokumentu.
• W nagłówku dokumentów został wprowadzony również znacznik określający, czy transakcja dotyczy operacji sprzedaży lub zakupu wewnątrz grupy VAT. Dokumenty oznaczone jako transakcja wewnątrz grupy są podstawą sporządzenia pliku JPK GV.
• Ponieważ transakcje pomiędzy członkami grupy nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (art. 8c ust. 1 ustawy o VAT), system Softlab ERP wymaga rozdzielenia ewidencji sprzedaży i zakupów na transakcje dokonane z kontrahentami zewnętrznymi i kontrahentami będącymi członkami grupy VAT, gdzie nabywcą i sprzedawcą jest członek grupy VAT.
• Sposób ewidencji z kontrahentami zewnętrznymi nie ulega istotnej zmianie, z wyjątkiem zakupu od członka zewnętrznej grupy VAT. W takim przypadku w polu Sprzedawca musimy wybrać logo zewnętrznej grupy VAT, a dane członka zewnętrznej grupy VAT (czyli faktycznego wystawcy faktury) musimy wpisać w pole Dostawca. W rejestrach sprzedaży i zakupów zostały wprowadzone kontrole uniemożliwiające wybór członka grupy VAT jako nabywcy (lub sprzedawcy) na fakturze VAT.
• Transakcje pomiędzy członkami grupy VAT muszą być zaewidencjonowane na odrębnych rodzajach dowodów oznaczonych jako „nievatowskie”, a więc nie wykazywane w rejestrach VAT oraz w pliku JPK VAT. Dla takich dokumentów zostały wprowadzone odpowiednie kontrole uniemożliwiające zastosowanie stawki VAT innej niż NP oraz wpisanie podatku VAT. W wersji standardowej są to odpowiednio: Nota sprzedażowa wewnątrz grupy VAT oraz Nota zakupowa wewnątrz grupy VAT.
• W module JPK dodano możliwość przygotowania zbiorczej ewidencji sprzedaży i zakupów oraz zbiorczej deklaracji VAT w postaci pliku JPK VAT oraz wysłania pliku do Ministerstwa Finansów.
• Modyfikacja wydruków dokumentów sprzedaży – gdy wystawcą faktury jest członek grupy VAT, w danych sprzedawcy umieszczone są dane grupy VAT, a dane wystawcy są umieszczone w uwagach.
• Elektroniczna ewidencja transakcji wewnątrz grupy VAT. W okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku nie było określonego formatu dla takiej ewidencji, jej przygotowanie na żądanie US było wykonywane procedurą w nowym słowniku Ewidencja transakcji wewnątrz grupy VAT, z którego możliwy jest eksport danych do programu Excel w formacie zawierającym wymagane dane w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 r.
• Od 1 lipca 2023 roku ewidencja transakcji sprzedaży pomiędzy członkami grupy VAT musi być sporządzona według opublikowanego wzoru i wysyłana co miesiąc elektronicznie przez każdego z członków grupy VAT w postaci pliku JPK GV. System Softlab ERP umożliwia wygenerowanie i wysłanie takiego pliku, o czym piszemy niżej.
• Wszyscy podatnicy szykują się do elektronicznego wysyłania faktur do systemu KSEF. Obowiązek ten wejdzie 1 lipca 2024 roku. W przypadku sprzedaży dokonanej przez członka grupy VAT na fakturze trzeba będzie umieścić zarówno dane grupy VAT – w sekcji Podmiot1, jak i dane członka grupy (wystawcy faktury) w sekcji Podmiot3. Jeśli odbiorcą będzie członek innej grupy VAT, to dane tejże grupy pojawią się w sekcji Podmiot2, natomiast faktyczny odbiorca pojawi się w sekcji Podmiot3.
• W przypadku zakupu dokonanego od członka grupy VAT jako sprzedawca w sekcji Podmiot1 będzie figurowała grupa VAT, a dane faktycznego dostawcy i wystawcy faktury odczytamy z sekcji Podmiot3. O fakturach sprzedaży wystawionych przez członków grupy VAT i fakturach zakupowych otrzymanych od zewnętrznych grup VAT w kontekście KSEF napiszemy w następnym artykule.

Przygotowanie pliku JPK GV przez członka grupy VAT

1 lipca br. weszły w życie przepisy ustawy z 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r., poz. 2105 ze zm.), wprowadzające obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej ewidencji czynności dostawy towarów i świadczenia usług niepodlegających opodatkowaniu, dokonanych przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy.

Szczegółowy zakres danych zawartych w ewidencji oraz sposób wykazywania danych zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 marca 2023 r. w sprawie ewidencji prowadzonej przez członków grupy VAT.

Ewidencja zawiera:

1. Wskazanie daty przesłania ewidencji.
2. Oznaczenie urzędu skarbowego, do którego jest przesyłana ewidencja.
3. Wskazanie celu przesłania ewidencji – przesłanie ewidencji albo korekta ewidencji.
4. Dane identyfikacyjne członka grupy VAT przesyłającego ewidencję:

1. numer identyfikacji podatkowej (NIP),
2. w przypadku gdy członek grupy VAT jest: – osobą fizyczną – wskazanie nazwiska, pierwszego imienia oraz daty urodzenia, – podmiotem niebędącym osobą fizyczną – wskazanie pełnej nazwy,
3. adres poczty elektronicznej.

1. Oznaczenie okresu, za który jest przesyłana ewidencja.
2. Dane dotyczące czynności, o których mowa w art. 8c ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług:

1. numer dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności,
2. datę wystawienia dokumentu potwierdzającego dokonanie czynności,
3. imię i nazwisko lub nazwę członka grupy VAT, na rzecz którego dokonano czynności,
4. numer identyfikacji podatkowej (NIP) członka grupy VAT, na rzecz którego dokonano czynności,
5. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
6. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
7. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
8. cenę jednostkową towaru lub usługi,
9. należność za dany rodzaj towaru lub usługi,
10. należność ogółem za czynność,
11. sumę należności ogółem za czynności dokonane w okresie miesięcznym.

System Softlab ERP (moduł JPK) umożliwia wygenerowanie pliku kontrolnego JPK dla ewidencji czynności dostawy towarów i świadczenia usług niepodlegających opodatkowaniu, dokonanych przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy, w skrócie JPK_GV (1).

W menu Jednolity plik kontrolny została dodana nowa sekcja JPK dla członków Grupy VAT, a w niej dodane nowe słowniki Dane nagłówkowe – JPK dla GV oraz Ewidencja dokumentów.

Tworznie nagłówka pliku kontrolnego odbywa się na takiej samej zasadzie, jak w przypadku innych kontroli JPK. Wszystkie dane są z automatu podpowiadane, dla JPK GV podpowiadany będzie obowiązujący zestaw 202307 oraz rodzaj GV.

Rys. 1. Nagłówek pliku kontrolnego JPK GV

Podobnie jak dla pliku JPK VDEK, dostępny jest tu zestaw procedur umożliwiający pobranie danych z ERP jak również z pliku XML, walidację danych, wygenerowanie i zapisanie pliku XML oraz usunięcie danych kontrolnych.

W celu zasilenia pliku JPK GV danymi z ERP należy uruchomić procedurę Importuj dane z bazy ERP. Do pliku zostaną pobrane zostaną pobrane dokumenty z modułu FK oznaczone jako transkacje wewątrz grupy VAT (rodzaj dowodu, o którym pisaliśmy wcześniej, musi mieć ustawiony parametr FKREJ\RD\GRUPAVAT\IsIntTranGV=1).

Rys. 2. Wartości parametrów w słowniku Rodzaje dowodów

Pobrane z ERP dane możemy zobaczyć w słowniku Ewidencja dokumentów.

Rys. 3. Ewidencja dokumentów

W głównym oknie słownika znajdują się nagłówki zaimportowanych dokumentów. W szczególe Pozycje znajdują się informacje o pozycjach danego dokumentu.

Aby skontrolować zaimportowane dane można użyć procedury Waliduj dane. Informacje o błędach walidacji znajdziemy w szczególe Błędy walidacji ewidencji dokumentów oraz w słowniku Ewidencja dokumentów – przekrój Błędy walidacji danych.

Rys. 4. Szczegół Błędy walidacji ewidencji dokumentów

Oraz w słowniku Ewidencja dokumentów – przekrój Błędy walidacji danych.

Po pozytywnej weryfikacji należy za pomocą procedury Generuj pliki XML wygenerować Plik XML. Po wygenerowaniu pliku XML będzie on widoczny w szczególe e-Dokumenty, gdzie możemy go podpisać i wysłać na bramkę MF.

Rys. 5. Szczegół e-Dokumenty

Autor wpisu: Jolanta Socha