1 stycznia 2023 r. wchodzą w życie przepisy, które pozwolą firmom łączyć się w grupy i wspólnie rozliczać VAT.
W poprzednich artykułach z tej serii przedstawiliśmy, w jaki sposób przedstawiciel grupy VAT będzie mógł sporządzić plik JPK VAT z deklaracją zawierający zbiorczą ewidencję sprzedaży i zakupów oraz sporządzoną na jej podstawie deklarację VAT-7 (część 1, część 2, część 3). W tym artykule zajmiemy się tematem dostosowania systemu finansowo-księgowego Softlab ERP do obsługi grup VAT.
Jeśli firma nie będzie członkiem grupy VAT, to nowe przepisy dotkną ją w niewielkim stopniu, natomiast w przypadku, gdy firma stanie się członkiem grupy VAT, będzie musiała inaczej niż do tej pory rejestrować operacje sprzedaży i zakupów, dzieląc je na dwie kategorie: operacje z członkami własnej grupy VAT oraz operacje z kontrahentami spoza grupy VAT. W dalszej części artykułu opiszemy rejestrowanie operacji zakupów i sprzedaży wewnątrz grupy VAT.
Rozliczenia w grupie VAT
Z chwilą uzyskania statusu czynnego podatnika grupa VAT wchodzi w prawa poszczególnych członków grupy VAT i jest zobowiązana do rozliczania podatku VAT od czynności wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej na zasadach ogólnych. Zasady te zasadniczo nie różnią się od dotychczas stosowanych zasad dotyczących rozliczania podatku VAT dla innych podatników VAT.
Istotną zmianą wprowadzoną przez przepisy o grupach VAT jest to, że dostawy towarów i świadczenie usług wykonywane pomiędzy podmiotami należącymi do tej samej grupy VAT nie stanowią czynności podlegających opodatkowaniu. Oznacza to, że wykonywane pomiędzy członkami grupy VAT czynności nie podlegają fakturowaniu oraz nie są wykazywane w deklaracjach składanych przez grupę VAT.
Do tej pory podatnicy VAT byli zobowiązani do dokumentowania fakturami VAT każdej czynności dokonywanej między sobą, niezależnie od tego, czy byli powiązani ekonomicznie, organizacyjnie czy kapitałowo. Powiązania pomiędzy podmiotami były oznaczane znacznikiem TP wyłącznie w pliku JPK.
W związku z wprowadzeniem regulacji dotyczących grup VAT, z uwagi na to, że czynności dokonywane wewnątrz grupy są wyłączone z opodatkowania VAT, w ramach tych czynności nie ma możliwości wystawiania faktur, możliwe jest natomiast wystawienie np. noty księgowej. Dodatkowo transakcje wewnątrz grupy muszą być wykazane w odrębnej ewidencji, udostępnianej organom skarbowym co miesiąc.
W systemie Softlab ERP dla operacji dokonywanych wewnątrz grupy muszą zostać zdefiniowane nowe rodzaje dowodów dla sprzedaży i zakupów, przykładowo NZGV (nota księgowa dla zakupów w ramach grupy VAT) oraz NSGV (nota księgowa dla sprzedaży w ramach grupy VAT). Dokumenty te powinny być zdefiniowane odpowiednio w rejestrze zakupów i sprzedaży.
Rejestrowanie operacji wykonywanych wewnątrz grupy VAT
Sprzedaż
Aby zarejestrować operację sprzedaży dla członka grupy VAT, należy w rejestrze sprzedaży wybrać rodzaj dowodu NSGV, a w zakładce Kontrahent w polu Nabywca wpisać logo członka naszej grupy VAT (lista rozwijana w polu Nabywca zawiera wyłącznie podmioty wchodzące w skład grupy). Sam dokument posiada identyczne elementy jak dokumenty sprzedaży rejestrowane dla kontrahentów zewnętrznych, czyli nagłówek, linijki dokumentu, terminarz płatności oraz linijki dowodu. Nowym elementem jest zakładka Grupa VAT.
Rys. 1. Wybór kontrahenta (nabywcy)
Nowa zakładka Grupa VAT w nagłówku dokumentu zawiera nieedytowalne dane o podmiocie, który dokonał sprzedaży, czyli:
- Sprzedawca (grupa VAT) – dane sprzedawcy (grupy VAT),
- Członek grupy VAT – wystawca – dane wystawcy faktury (członka grupy VAT); dane są wypełniane na podstawie kontrahenta przypisanego do firmy, w której rejestrowany jest dokument,
- oznaczenie, że transakcja jest transakcją wewnątrzgrupową.
Rys. 2. Rejestr sprzedaży, dane w zakładce Grupa VAT
Dane prezentowane w zakładce Grupa VAT nie podlegają edycji, są wypełniane automatycznie na podstawie firmy, w której rejestrowany jest dokument, jego daty, definicji grupy VAT oraz wybranego rodzaju dowodu.
W linijkach dokumentu tworzy się tylko jedna linijka ze stawką NPN (nie podlega VAT). Próba zmiany stawki czy wpisania kwoty VAT kończy się komunikatem o błędzie. 
Rys. 3. Nota księgowa, linijki dokumentu
Po uzupełnieniu linijki dokumentu, możemy zaksięgować dokument takim samym schematem księgowania, jaki był stosowany dla sprzedaży krajowej, jeśli na kontach przychodowych nie zostały wydzielone odrębne analityki dla transakcji wewnątrz grupy. Jeśli takowe istnieją, to należy zdefiniować nowy schemat księgowania.
Rys. 4. Linijki dowodu utworzone schematem SPRZ_KRAJ_FK
Zakup
Podobnie będziemy rejestrować zakup od członka grupy VAT. W pierwsze kolejności należy wybrać rodzaj dowodu NZGV w rejestrze zakupów i w zakładce Kontrahent w polu Sprzedawca wpisać logo członka naszej grupy VAT (lista rozwijana zawiera wyłącznie podmioty wchodzące w skład grupy). Dokument ten będzie posiadał identyczne elementy jak dokumenty zakupów od kontrahentów zewnętrznych, czyli nagłówek, linijki dokumentu, terminarz płatności oraz linijki dowodu. Nowym elementem jest zakładka Grupa VAT w nagłówku dokumentu, na której znajdują się dane o podmiocie, który dokonał zakupu, czyli:
- Nabywca (grupa VAT) – dane nabywcy (grupy VAT),
- Członek grupy VAT (odbiorca) – dane odbiorcy (członka grupy VAT); dane wypełniane są na podstawie kontrahenta przypisanego do firmy, w której rejestrowany jest dokument,
- Oznaczenie, że operacja jest transakcją wewnątrzgrupową.
Rys. 5. Rejestr zakupów, dane w zakładce Grupa VAT
Dalsze kroki są identyczne jak w przypadku operacji sprzedaży dla członka grupy VAT.
Ewidencja operacji dokonywanych wewnątrz grupy VAT
Członkowie grupy VAT mają obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji transakcji dokonywanych pomiędzy sobą w formie elektronicznej. Taką ewidencję należy przesyłać do urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej za okresy miesięczne, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu. Szczegółowy zakres danych zawartych w ewidencji oraz sposób wykazywania danych zostanie określony w drodze rozporządzenia. W ramach prowadzonej przez każdego członka grupy VAT ewidencji wykazywane będą co najmniej następujące dane, dotyczące:
- rodzaju i wartości dostaw towarów i świadczonych usług przez członka grupy VAT na rzecz innego członka tej samej grupy VAT,
- członków grupy VAT, na rzecz których dokonano tych czynności,
- dokumentów potwierdzających dokonanie tych czynności.
W okresie od 1 stycznia 2023 do 30 czerwca 2023 roku ewidencja ta będzie składana w formacie tymczasowym, zawierającym dane takie jak:
- nazwa i NIP nabywcy,
- data dokonania i zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów luz zakres wykonywanych usług,
- kwota należności ogółem.
Źródłem ewidencji transakcji wewnątrz grupy w systemie Softlab ERP będą opisane w poprzednim punkcie dokumenty, a elektroniczny format otrzymamy poprzez eksport danych do pliku XLS.
Wygenerowanie pliku XLS będzie wymagało zebrania danych w słowniku Ewidencja transakcji wewnątrz grupy VAT, a następnie wyeksportowania ich do pliku XLS.
W celu przygotowania danych w menu aplikacji wybieramy słownik Ewidencja transakcji wewnątrz grupy VAT, a następnie uruchamiamy procedurę Przygotuj dane. W parametrach procedury podajemy okres, za jaki dane mają być zebrane. Po zakończeniu działania procedury w słowniku pojawią się dane zawierające poszczególne dokumenty, czyli: logo i NIP sprzedawcy i nabywcy, numer ewidencyjny i zewnętrzny noty księgowej oraz wartość dokumentu. W szczegółach prezentowane są linijki dokumentu (pozycje). Dane w słowniku są tymczasowe, tzn. przygotowywane na potrzeby przeglądania. Po zamknięciu słownika musimy je przygotować na nowo.
Rys. 6. Ewidencja transakcji wewnątrz grupy VAT
W celu uzyskania formy elektronicznej ewidencji należy uruchomić procedurę Eksportuj do xls, w parametrach należy podać ścieżkę oraz nazwę pliku.
Rys. 7. Parametry procedury Eksportuj do XLS
Zapisany na dysku plik można wysłać do urzędu skarbowego.
W pliku znajdują się 3 arkusze: dokumenty, pozycje oraz legenda.
Rys. 8. Arkusz Dokumenty
Autor wpisu: Jolanta Socha