Businessnotification — dodatek platformy Businesslink — zyskał edytor szablonów wiadomości działający w przeglądarce działający w przeglądarce na zasadzie WYSIWYG (widzisz dokładnie to, co otrzyma odbiorca). Bez pisania kodu można teraz zaprojektować responsywny e-mail lub SMS z tabelami, kodami QR, zmiennymi biznesowymi i warunkami widoczności, a następnie użyć tego samego szablonu do wygenerowania pliku PDF. Edytor obsługuje podszablony (np. wspólna stopka firmowa) i zapamiętuje kolory marki między sesjami. W artykule: co edytor potrafi i w którym kierunku usługa zmierza. Jeśli temat powiadomień z ERP jest dla Ciebie nowy, wróć do poprzednich artykułów z tej serii: o powiadomieniach e-mail w KSeF, o module SMS oraz o strategii łączenia obu kanałów.

Twoje powiadomienia w Twoich barwach — bez angażowania IT

Każda firma ma inną potrzebę komunikacyjną. Jeden klient chce wysyłać potwierdzenia zamówień z logo i kolorami marki, inny potrzebuje prostego powiadomienia o nowej fakturze z kodem kreskowym do szybkiego skanowania. Do tej pory wygląd powiadomień był z góry narzucony przez system, a każda zmiana wymagała interwencji technicznej.

Nowy edytor szablonów w Businesslink zmienia tę zasadę: szablon e-maila lub SMS-a można teraz zaprojektować samodzielnie — w przeglądarce, bez pisania kodu. To rozwiązanie przyda się przede wszystkim firmom, które regularnie wysyłają dokumenty do kontrahentów (faktury, zamówienia, e-paragony) i zależy im na spójnej komunikacji w barwach marki.

Jak działa edytor — elementy, zmienne i warunki widoczności

Szablon buduje się, przeciągając elementy do obszaru edytora: tekst, przycisk z linkiem, obrazek, tabela, separator, odstęp oraz kody QR i kreskowe różnych standardów. Elementy można układać w kolumnach i swobodnie zmieniać kolejność.

Kluczowym elementem są zmienne — fragmenty tekstu zastępowane przy wysyłce rzeczywistymi danymi z systemu ERP, takimi jak imię klienta, numer dokumentu czy kwota do zapłaty. Zmienną można wstawić zarówno do bloku tekstowego, jak i do wartości linku w przycisku. Edytor zapamiętuje używane kolory i rozmiary czcionek, dzięki czemu kolejne szablony zachowują spójną identyfikację wizualną firmy.

Zaawansowaną funkcją są warunki widoczności: każdy element może być ukryty lub pokazany zależnie od wartości zmiennej. Jeśli dana sekcja dotyczy tylko wybranych kontrahentów lub typów dokumentów — po prostu nie pojawi się w wygenerowanej wiadomości. Tryb podglądu z danymi testowymi pozwala zweryfikować efekt przed pierwszą prawdziwą wysyłką. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi pierwszy szablon wraz z konfiguracją wysyłki można przygotować w ciągu jednego dnia.

Dla tych, którym nie wystarcza interfejs graficzny, dostępny jest też tryb edycji HTML — z możliwością pisania czystego kodu bezpośrednio w szablonie lub w poszczególnych elementach tekstowych.

Podszablony, czyli stopka firmowa raz na zawsze

Szablony zapisane w kategorii Podszablony można wielokrotnie wstawiać do innych wiadomości jako gotowy element. Wystarczy przeciągnąć podszablon do obszaru edytora — np. stopkę z logo, adresem i linkiem do regulaminu — i każdy nowy szablon od razu ją zawiera. Zmiana stopki w jednym miejscu nie wymaga edytowania wszystkich szablonów z osobna.

Do szablonu można też przypisać stałe załączniki — pliki (np. regulamin, instrukcja), które będą dołączane automatycznie do każdej wiadomości opartej na tym szablonie. Dynamiczne załączniki specyficzne dla danego zdarzenia można dosyłać osobno.

Jeden szablon: e-mail, SMS i PDF

Każdy szablon ma dwa warianty: wizualny (e-mail) i tekstowy (SMS). Jedna notyfikacja może jednocześnie trafić na skrzynkę pocztową i telefon odbiorcy. O tym, kiedy warto łączyć oba kanały zamiast wybierać jeden, pisaliśmy szczegółowo w artykule SMS czy e-mail? Badania pokazują jednoznacznie: najlepiej działa połączenie obu kanałów.

Nowością jest możliwość wygenerowania pliku PDF z tego samego szablonu — gotowego do wydruku, archiwizacji lub dołączenia jako załącznik do innej korespondencji. Jeden szablon pokrywa zatem trzy scenariusze: powiadomienie e-mail, SMS i dokument PDF.

Co dalej?

W najbliższym czasie planowane są nowe kanały komunikacji: RCS oraz WhatsApp — oba sygnalizowane przez klientów jako priorytet. Planowane jest też potwierdzenie wyświetlenia e-maila — uzupełnienie istniejącego potwierdzenia dostarczenia o informację, czy odbiorca faktycznie otworzył wiadomość.

Chcesz zaprojektować pierwsze szablony powiadomień w swoim systemie ERP? Skontaktuj się ze swoim opiekunem.

FAQ

Czy edytor szablonów wymaga znajomości HTML?
Nie. Edytor działa w trybie drag & drop i nie wymaga żadnej wiedzy technicznej. Tryb edycji HTML jest dostępny jako opcja dodatkowa dla osób, które chcą precyzyjniej kontrolować wygląd wiadomości.

Czy szablon zaprojektowany w edytorze będzie wyglądał poprawnie w Outlooku, na iPhonie i na Androidzie?
Tak — edytor generuje kod zoptymalizowany pod kątem responsywności i zgodności z najpopularniejszymi klientami pocztowymi, zarówno desktopowymi, jak i mobilnymi.

Czy klient końcowy może samodzielnie edytować swój szablon?
Tak. Szablon dostarczony przez Asseco można skopiować i dostosować do własnych potrzeb — zmienić treść, kolorystykę, układ czy zakres wyświetlanych danych.

Czy SMS i e-mail wymagają dwóch osobnych szablonów?
Nie. Każdy szablon ma dwa warianty — wizualny (e-mail) i tekstowy (SMS) — zarządzane w jednym miejscu.

Czy Businessnotification można używać bez innych dodatków Businesslink?
Tak. Businessnotification działa jako samodzielna usługa — nie wymaga instalacji pozostałych dodatków Businesslink.

Czy z Businessnotification mogą korzystać systemy spoza rodziny Asseco?
Tak. Usługa udostępnia otwarte API, z którego mogą korzystać również systemy zewnętrzne działające w organizacji klienta.