Z poziomu systemu Softlab HR by Asseco możliwa jest mailowa wysyłka pasków płacowych w postaci zabezpieczonych hasłem załączników w formacie PDF. Dzięki temu rozwiązaniu paski można przesyłać pracownikom szybko, bezpiecznie i w zasadzie bezkosztowo.

Problem/potrzeba biznesowa

Zanim została wprowadzona prezentowana funkcjonalność, w centrali firmy każdego miesiąca było generowanych i drukowanych (z poziomu systemu Softlab HR by Asseco) kilkaset pasków płacowych, co wiązało się z dużym obciążeniem działu HR. Dodatkowo, dystrybucja tych dokumentów generowała znaczące koszty, ponieważ kilkuset pracowników klienta było rozproszonych na terenie całej Polski. Pracownicy musieli ponadto długo czekać na swoje paski płacowe.

Istotną barierą powstrzymującą zmianę tego procesu była obawa o względy bezpieczeństwa, a w szczególności o niekontrolowany dostęp osób trzecich do udostępnianych pasków.

Jak to usprawniliśmy

W wyniku prac dodatkowych (wdrożeniowych) została wykonana modyfikacja standardowego działania modułu e-Dokumenty. W efekcie tych prac pracownik działu HR z poziomu modułu może hurtowo generować i wysyłać zabezpieczone hasłem paski płacowe drogą mailową do pracowników.

Ze względów bezpieczeństwa w module została przygotowana funkcjonalność do zarządzania hasłami pracowników, umożliwiająca ich generowanie i resetowanie.

Opis działania modułu

Użytkownik działu HR generuje elektroniczne paski płacowe dla wybranych lub wszystkich pracowników.

 W kolejnym kroku, korzystając z procedury Wyślij email z zaszyfrowanym dokumentem do pracownika, w wygodny i szybki sposób wysyła paski płacowe na adresy mailowe pracowników.

Dane są dodatkowo zaszyfrowane ustawionym wcześniej hasłem. Dystrybucja haseł do pracowników jest realizowana przez dział HR, najczęściej w formie papierowej. Pracownik działu HR ma możliwość zmiany hasła pracownikowi i wtedy kolejne dokumenty będą nim zabezpieczane przy wysyłce. To, co wcześniej zajmowało w szczególnych przypadkach nawet 30 minut na pracownika, teraz jest realizowane w kilka sekund.

Należy podkreślić, że wykorzystując moduł e-Dokumenty można generować dokumenty dla pracowników do bazy e-dokumentów, podpisywać je elektronicznie, a następnie automatycznie rozsyłać pocztą e-mail.

Za pomocą tego modułu możliwe jest przesyłanie zatrudnionym osobom deklaracji podatkowych PIT-11, PIT-40 oraz raportów RMUA (miesięczne i roczne).

O innych zastosowaniach modułu e-Dokumenty napiszemy w kolejnych artykułach.

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Oszczędność czasu, papieru i kosztów dystrybucji (dzięki możliwości grupowego przygotowania elektronicznych pasków płacowych).
• Zapewnienie bezpiecznego dostępu dla pracownika do pasków elektronicznych (dzięki zabezpieczeniu hasłem plików pasków płacowych).

Autor wpisu:  Sebastian Różycki