Powrót pracownika po długotrwałej niezdolności do pracy wymaga od pracodawcy wcześniejszego przygotowania. Jeżeli niezdolność do pracy trwała dłużej niż 30 dni, pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim, a pracodawca może dopuścić go do pracy wyłącznie na podstawie aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy na zajmowanym stanowisku. Skierowanie na badanie należy zatem wystawić przed planowanym dniem powrotu. W artykule omawiamy wymagane elementy skierowania, organizację badania kontrolnego oraz zasady obiegu elektronicznych orzeczeń lekarskich obowiązujące od 18 października 2026 r. Asseco ERP wskazuje działowi kadr pracowników, którzy przed powrotem do pracy muszą przejść badanie kontrolne.
Kiedy pracodawca powinien zaplanować badanie kontrolne?
Badanie kontrolne najlepiej zaplanować już wtedy, gdy wiadomo, że niezdolność pracownika do pracy przekroczy 30 dni, a nie w dniu jego powrotu do pracy.
Obowiązek wynika z art. 229 § 2 Kodeksu pracy: po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim. Badanie ma ustalić, czy pracownik może powrócić do pracy na dotychczasowym stanowisku. Niezdolność do pracy trwająca dokładnie 30 dni nie powoduje więc obowiązku badania kontrolnego, bo przepis dotyczy niezdolności trwającej co najmniej 31 dni. Zasady liczenia okresu 30 dni, również w przypadku przerwy między kolejnymi okresami niezdolności do pracy, omawiamy w artykule Badania kontrolne pracowników po dłuższej nieobecności – kiedy nie są konieczne?.
Jeżeli dział kadr stwierdzi konieczność badania dopiero w dniu powrotu pracownika, pracownik może nie podjąć pracy w planowanym terminie, ponieważ pracodawca nie może dopuścić go do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego (art. 229 § 4 Kodeksu pracy).
Organizacja badania kontrolnego krok po kroku
Od ustalenia obowiązku badania do dopuszczenia pracownika do pracy prowadzi sześć kroków:
- Dział kadr ustala, że niezdolność pracownika do pracy przekroczy 30 dni.
- Pracodawca wystawia skierowanie na badanie kontrolne i przekazuje je pracownikowi.
- Dział kadr lub pracownik, zależnie od praktyki w organizacji, uzgadnia z placówką medycyny pracy termin badania.
- Lekarz medycyny pracy przeprowadza badanie i wydaje orzeczenie w postaci elektronicznej.
- Placówka medycyny pracy przekazuje orzeczenie pracodawcy.
- Pracodawca dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli orzeczenie nie stwierdza przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.
Kto wystawia skierowanie na badanie kontrolne i co powinno ono zawierać?
Skierowanie na badanie kontrolne wydaje pracodawca (art. 229 § 4a Kodeksu pracy). Badanie odbywa się na koszt pracodawcy i w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy w związku z badaniem pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 229 § 3 i § 6).
Skierowanie powinno zawierać (§ 4 ust. 2 rozporządzenia):
- rodzaj badania, które ma zostać wykonane (w tym przypadku badanie kontrolne);
- stanowisko, na którym pracownik jest zatrudniony;
- opis warunków pracy z informacją o czynnikach niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych na tym stanowisku, z podaniem wielkości narażenia oraz aktualnych wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych.
Pracodawca wydaje skierowanie w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracownik. Wzór skierowania stanowi załącznik nr 3a do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników.
Co zrobić, gdy termin badania przypada po planowanym dniu powrotu?
Przykład: niezdolność pracownika do pracy trwa 35 dni i kończy się w niedzielę, a w poniedziałek pracownik ma powrócić do pracy. Dział kadr przygotował skierowanie wcześniej i od razu uzgodnił z placówką termin badania. Najbliższy wolny termin przypada jednak dopiero na wtorek. W poniedziałek pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, ponieważ pracownik nie ma jeszcze orzeczenia.
Kodeks pracy nie reguluje wprost statusu dni, w których pracownik po zakończeniu zwolnienia czeka na badanie kontrolne. W praktyce kadrowej rozlicza się je jako nieobecność usprawiedliwioną. O tym, czy za te dni przysługuje wynagrodzenie, decyduje to, kto odpowiada za opóźnienie badania. Jeżeli pracownik jest gotowy do pracy, a badanie opóźnia się z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje mu wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy (art. 81 § 1 Kodeksu pracy).
Jak pracodawca otrzymuje e-orzeczenie od 18 października 2026 r.?
Od 18 października 2026 r. lekarz medycyny pracy wystawia orzeczenie w postaci elektronicznej. Pracodawcy przekazuje je placówka medycyny pracy, w której odbyło się badanie, w terminie i w sposób określony w umowie z tą placówką.
Zasady wydawania orzeczeń zmieniło rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 456), które obowiązuje od 17 kwietnia 2026 r. Okres przejściowy, w którym orzeczenia można było wystawiać i przekazywać według dotychczasowych zasad, zakończył się 17 października 2026 r. Od 18 października 2026 r.:
- orzeczenie jest zapisywane w Systemie Informacji Medycznej;
- orzeczenie jest udostępniane pracownikowi w Internetowym Koncie Pacjenta, a na żądanie także jako wydruk podpisany przez lekarza;
- orzeczenie w postaci papierowej wystawia się tylko wyjątkowo: gdy lekarz nie ma dostępu do systemu teleinformatycznego oraz wobec funkcjonariuszy i żołnierzy określonych służb;
- dla badań wstępnych, okresowych i kontrolnych obowiązują nowe wzory orzeczeń.
Dział kadr powinien sprawdzić w umowie z placówką medycyny pracy, w jaki sposób i w jakim terminie placówka przekazuje orzeczenia elektroniczne. Jeżeli umowa tego nie reguluje, należy uzgodnić to z placówką przed najbliższym badaniem.
Dział kadr powinien odnotować datę otrzymania orzeczenia od placówki, na przykład datę wiadomości lub udostępnienia dokumentu w systemie placówki. Od dnia otrzymania orzeczenia biegnie 7-dniowy termin, w którym pracodawca może wnieść odwołanie. Skierowanie i orzeczenie z badania kontrolnego przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.
Co zrobić, gdy pracownik zgłasza się do pracy bez orzeczenia?
Pracodawca nie dopuszcza go do pracy i ustala, dlaczego badanie się nie odbyło. Od przyczyny zależy dalsze postępowanie.
Poddanie się badaniom kontrolnym jest obowiązkiem pracownika (art. 211 pkt 5). Brak wolnego terminu w placówce wymaga innej oceny niż nieobecność pracownika na umówionym badaniu lub odmowa badania. Dopiero gdy pracownik bez uzasadnionej przyczyny odmawia badania, pracodawca może rozważyć karę porządkową: upomnienie lub naganę (art. 108 § 1), a ponieważ odmowa badania narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, także karę pieniężną (art. 108 § 2).
Dopuszczenie do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy. Osobie, która jest odpowiedzialna za stan bezpieczeństwa i higieny pracy albo kieruje pracownikami i nie przestrzega tych przepisów, grozi grzywna od 2000 do 60 000 zł (art. 283 § 1 Kodeksu pracy, kwoty obowiązujące od 8 lipca 2026 r.). Badania lekarskie pracowników należą do zagadnień sprawdzanych podczas kontroli inspektora pracy.
Jak Asseco ERP wspiera terminowe kierowanie na badania kontrolne?
Asseco ERP na podstawie zarejestrowanych nieobecności wskazuje pracowników, których pracodawca musi skierować na badanie kontrolne po nieobecności chorobowej. Dział kadr ma dostęp do tej informacji jeszcze w trakcie nieobecności pracownika, może wydrukować skierowanie i odnotować datę jego wydania. System wspiera terminowe kierowanie na badania, natomiast o zdolności do pracy decyduje orzeczenie lekarza medycyny pracy.
Najczęstsze pytania
Czy pracownik musi samodzielnie dostarczyć orzeczenie do działu kadr?
Nie. Orzeczenie przekazuje pracodawcy placówka medycyny pracy, w której odbyło się badanie. Pracownik ma dostęp do swojego orzeczenia w Internetowym Koncie Pacjenta.
Czy od orzeczenia lekarza medycyny pracy przysługuje odwołanie?
Tak. Odwołanie może złożyć pracownik albo pracodawca, który wydał skierowanie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania orzeczenia. Odwołanie wraz z uzasadnieniem składa się na piśmie za pośrednictwem placówki medycyny pracy, która wydała orzeczenie. Przy orzeczeniach elektronicznych szczególne znaczenie ma ustalenie, kiedy dana strona otrzymała orzeczenie. Orzeczenie wydane w trybie odwołania jest ostateczne.
Czy na badanie kontrolne przysługuje dzień wolny?
Przepisy nie przewidują osobnego dnia wolnego na badanie. Badanie kontrolne przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy w związku z badaniem pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeżeli badanie odbywa się w innej miejscowości, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych (art. 229 § 3 Kodeksu pracy).
Jakie informacje o zdrowiu pracownika trafią do pracodawcy w e-orzeczeniu?
Orzeczenie zawiera informację, czy pracownik jest zdolny do wykonywania pracy na określonym stanowisku, oraz datę następnego badania okresowego, jeżeli dotyczy. Może też zawierać zalecenia dla pracodawcy dotyczące zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Przepisy nie przewidują w orzeczeniu wyników badań ani rozpoznania choroby. Jeżeli lekarz uzna za zasadne działania prozdrowotne, wydaje zalecenia indywidualne pracownikowi (§ 3 ust. 2a i ust. 4a rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników).
Czy pracownik może wykonać badanie kontrolne bez skierowania od pracodawcy?
Nie. Badania kontrolne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę (art. 229 § 4a Kodeksu pracy).
Podstawa prawna: art. 81 § 1, 108, 211 pkt 5, 229 i 283 § 1 Kodeksu pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245); rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 607, zm. Dz.U. 2026 poz. 456 i 726); rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474).