Rzeczywisty koszt wytworzenia wyrobu jest znany dopiero po rozliczeniu okresu, zwykle na koniec miesiąca. Szacunek tego kosztu można jednak przygotować wcześniej, już na ofercie i zleceniu, na podstawie aktualnych stawek. Musi on przy tym uwzględniać zmiany kosztu na każdym etapie produkcji, aż do wyrobu gotowego. W Asseco Softlab ERP estymacja kosztów produkcji wylicza taki szacunek na podstawie cennika kosztowego, przenosi zmiany kosztu przez wszystkie etapy technologii i po rozliczeniu pozwala porównać go z kosztami rzeczywistymi.

Dlaczego rzeczywisty koszt wytworzenia jest znany dopiero po zamknięciu miesiąca

Koszt wyrobu to nie tylko surowce. Na każdym etapie produkcji do jego wartości dochodzą robocizna, energia elektryczna, koszty ogólne i usługi obce. Część tych kosztów jest ewidencjonowana w module finansowo-księgowym i trafia do rozliczenia produkcji na koniec okresu rozliczeniowego. Rozliczenie jest możliwe dopiero wtedy, gdy wszystkie koszty zostaną zaksięgowane.

W produkcji wieloetapowej koszt wyrobu powstaje stopniowo. Na przykład w przetwórstwie kakao ziarno przechodzi przez łuszczenie i oczyszczanie, potem rozcieranie, tłoczenie i konfekcjonowanie. Im dłuższy łańcuch technologiczny, tym trudniej kierownikowi produkcji i dyrektorowi finansowemu odpowiedzieć na proste pytanie: ile dziś kosztuje wytworzenie tego wyrobu?

Dla handlowca taka informacja jest dostępna zbyt późno. Między złożeniem oferty a uruchomieniem produkcji mogą zmienić się ceny nośników energii i usług kooperacyjnych. Oferta przygotowana kwartał temu może dziś oznaczać produkcję poniżej kosztu wytworzenia, a firma dowiaduje się o tym dopiero po rozliczeniu zlecenia.

Estymacja, czyli koszt wyliczony przed rozliczeniem okresu

Estymacja kosztów w module Produkcja w Asseco Softlab ERP wyznacza przewidywany koszt wyrobu na ofercie produkcyjnej, planie produkcyjnym, kalkulacji kosztowej, zleceniu produkcyjnym szczegółowym i rozliczeniu produkcji. Wartość wyrobu to suma rozchodowanych surowców, operacji i kosztów pomniejszona o odpady.

Jeden cennik kosztowy zamiast stawek wpisywanych na każdym dokumencie

Jeśli stawki operacji, robocizny i usług obcych są wpisywane ręcznie na każdym dokumencie osobno, wycena tej samej operacji może się różnić między ofertą, zleceniem a kalkulacją. Aktualizacja stawek wymaga wtedy przejścia po wielu dokumentach po kolei.

W Asseco Softlab ERP stawki kosztowe można utrzymywać w jednym miejscu: w cenniku kosztowym w produkcji. Kierownik produkcji wprowadza w nim aktualne ceny operacji technologicznych, robocizny, energii i usług obcych. Każda pozycja ma swoją cenę i jednostkę miary: operacja rozcierania jest rozliczana za kilogram, robocizna i koszty ogólne za godzinę, energia elektryczna za kilowatogodzinę.

Cennik może obowiązywać globalnie albo osobno dla wskazanego magazynu. Ma też określony okres ważności, więc podwyżkę stawek można przygotować z wyprzedzeniem.

Gdy cennik jest aktywny, system podpowiada stawki przy dodawaniu pozycji kosztowych na wszystkich dokumentach objętych estymacją. Przy każdej podpowiedzianej cenie zapamiętuje, z której wersji cennika ona pochodzi. Dzięki temu w dowolnym momencie można odtworzyć, na jakiej podstawie wyceniono daną pozycję.

Zmiana stawki w cenniku nie przelicza ofert, które klient już otrzymał

Stawki z cennika są propozycją, a nie wartością narzuconą: wycena wystawionego dokumentu zmienia się dopiero po przeliczeniu jego pozycji.

Przykład liczbowy: w chwili przygotowania oferty energia kosztowała 42 grosze za kilowatogodzinę, a przed uruchomieniem produkcji kosztuje 71 groszy. Oferta nadal jest wyceniona według stawki 42 groszy. Przeliczenie pozycji przed uruchomieniem zlecenia pokaże wycenę według stawki 71 groszy.

Jak koszt z pierwszego etapu dociera do wyrobu gotowego

Przykładem może być produkcja czekolady. Na jednym z etapów powstaje miazga kakaowa, która na kolejnym etapie jest półproduktem. Jeśli zmieni się cena jednego ze składników miazgi, system przeliczy jej wartość, a ta sama wartość trafi na etap, na którym miazga jest wykorzystywana, i dalej, do wartości czekolady.

W rozgałęzionych technologiach ten sam surowiec lub półprodukt może zasilać kilka wyrobów na kolejnym etapie. System dzieli wtedy ilości i koszty proporcjonalnie do rzeczywistego wykorzystania, dzięki czemu estymacja lepiej przybliża koszt także w takich technologiach.

Długie technologie: przeliczenie od razu albo w tle

W firmach z kilkudziesięcioma lub nawet setką etapów produkcji przeliczanie całego drzewa technologii przy każdym zatwierdzeniu pozycji spowalniałoby pracę operatorów. Dlatego estymacja działa w dwóch trybach.

W trybie natychmiastowym system przelicza cały łańcuch dokumentów przy zatwierdzaniu pozycji. W trybie w tle przelicza tylko dokument, na którym pracuje użytkownik. Dokumenty kolejnych etapów system oznacza jako oczekujące na przeliczenie i przelicza je później, w regularnych odstępach czasu. Gdy to zrobi, oznaczenie znika bez udziału operatora.

Tryb wybiera się osobno dla każdego rodzaju dokumentu, więc można go dopasować do skali i charakteru produkcji.

Plan obok wykonania: gdzie koszty odbiegły od estymacji

Na zleceniach produkcyjnych szczegółowych obok kosztów planowanych, czyli sumy kosztów estymowanych wszystkich pozycji, widoczne są koszty rzeczywiste w podziale na surowce, pozostałe koszty, produkcję w toku i sumę. Produkcja w toku to koszt zużytych surowców, dla których nie zarejestrowano jeszcze przychodu wyrobu.

Wartości rzeczywiste pojawiają się po pobraniu kosztów z modułu finansowo-księgowego i rozliczeniu magazynu. Od tego momentu osoba rozliczająca produkcję widzi w jednym miejscu, gdzie koszty rzeczywiste odbiegły od planowanych, bez ręcznego zestawiania danych z księgowości i magazynu. Porównanie jest dostępne dla całego zlecenia i dla jego poszczególnych pozycji. Pozwala sprawdzić, czy stawki używane do estymacji odpowiadają kosztom rzeczywistym, oraz zbadać, o ile koszt wytworzenia poszczególnych partii wyrobu odbiegł od wartości estymowanej.

Uzupełnieniem jest specyfikacja produkcyjna dostępna ze zlecenia. Pokazuje pozycje w formie listy albo drzewa wszystkich etapów oraz zestawienie planowanych kosztów dla całej technologii. W tym samym miejscu można sprawdzić dostępność surowców i ocenić, czy zlecenie da się zrealizować przy aktualnych zapasach.

FAQ

Czy estymacja kosztów zastępuje rozliczenie kosztów produkcji?

Nie. Estymacja pokazuje koszt planowany, czyli przybliżenie. W pełni wiarygodny koszt wytworzenia daje rozliczenie kosztów rzeczywistych na koniec miesiąca. Asseco Softlab ERP pokazuje oba rodzaje kosztów obok siebie, aby można było ocenić odchylenia.

Chcesz zobaczyć, jak estymacja kosztów działa w produkcji wieloetapowej? Umów prezentację Asseco Softlab ERP: assecobs.pl/softlab.