Czynności okresu w RCP to zautomatyzowany przewodnik po powtarzalnych krokach rozliczenia miesiąca w Softlab ERP, oparty na osobnym typie okresu MIESIAC_RCP. Cały proces dzieli się na trzy grupy: przygotowanie, finalizację i zamknięcie okresu, a w nich na kilkanaście kolejnych kroków od wprowadzenia listy pracowników po sprawdzenie, że rozliczenie ma status Rozliczony. Kluczowa zmiana polega na tym, że system śledzi wykonanie każdego kroku osobno dla każdego pracownika, więc widać dokładnie, u kogo coś jeszcze nie zostało zrobione. Pracownika, którego dany krok nie dotyczy, można świadomie pominąć, a przy wybranych czynnościach system sam wysyła powiadomienia o powodzeniu lub niepowodzeniu. Dzięki temu zamknięcie miesiąca przestaje być listą zadań pilnowaną w pamięci.

Koniec miesiąca w dziale kadr wygląda zwykle podobnie: długa lista czynności, które trzeba wykonać w określonej kolejności, a każda pominięta lub zrobiona przedwcześnie wraca później jako błąd w rozliczeniu. Przy kilkuset pracownikach pojawia się jeszcze jedno pytanie: „u kogo ten krok nie został jeszcze wykonany?”. Arkusz czy ręczna checklista nie zawsze pozwalają odpowiedzieć na nie szybko i jednoznacznie. W tym artykule pokazujemy, jak moduł prowadzi przez zamknięcie okresu krok po kroku i pilnuje statusu każdego etapu z dokładnością do pojedynczego pracownika.

Czym są czynności okresu i jaki problem rozwiązują?

Czynności okresu to mechanizm, który zbiera powtarzalne kroki rozliczenia czasu pracy w jeden, uporządkowany proces prowadzony przez system. Zamiast trzymać w głowie kolejność zadań i ręcznie odhaczać, co już zrobiono, użytkownik przechodzi przez zdefiniowane etapy, a RCP pilnuje ich statusu. Na potrzeby tej funkcjonalności powstał osobny typ okresu MIESIAC_RCP (Miesięczna obsługa czynności RCP), który spina całą miesięczną obsługę czasu pracy.

Proces jest podzielony na trzy główne grupy czynności, wykonywane po kolei: przygotowanie okresu, finalizacja rozliczenia oraz zamknięcie okresu. Każda grupa składa się z kilku kroków, a ich układ odwzorowuje naturalną drogę rozliczenia: od zebrania danych, przez ich policzenie i sprawdzenie, po autoryzację i przekazanie do naliczenia listy płac.

Co obejmuje przygotowanie okresu?

Przygotowanie okresu zbiera czynności, od których zaczyna się każde rozliczenie: ustalenie, kogo dotyczy, i przygotowanie poprawnych harmonogramów. Grupa obejmuje cztery kroki:

• Wprowadzenie pracowników – przygotowanie listy pracowników na dany rok i miesiąc.
• Generowanie harmonogramu – utworzenie grafików z szablonów i kalendarzy.
• Sprawdzenie norm harmonogramów – weryfikacja, czy zaplanowany czas pracy mieści się w obowiązujących normach.
• Sprawdzenie błędów harmonogramu – wychwycenie nieprawidłowości w grafikach przed dalszym rozliczeniem.

Dzięki temu problemy widoczne już na etapie planowania, na przykład grafik naruszający normy czasu pracy, wychodzą na początku procesu, a nie dopiero przy zamykaniu miesiąca.

Co dzieje się na etapie finalizacji rozliczenia?

Finalizacja rozliczenia doprowadza dane czasu pracy do stanu policzonego i kompletnego. To etap, na którym z zarejestrowanego czasu pracy powstaje gotowe rozliczenie. Grupa obejmuje cztery kroki:

• Sprawdzenie istnienia kalendarzy – upewnienie się, że dane czasu pracy są na miejscu.
• Sprawdzenie, czy są nierozliczone odbiory – wychwycenie odbiorów nadgodzin, które czekają na rozliczenie.
• Wyliczenie godzin – przeliczenie czasu pracy, nadgodzin i pozostałych rodzajów godzin.
• Sprawdzenie, czy rozliczenie czasu pracy jest w systemie – potwierdzenie, że rozliczenie zostało zapisane.

Krok dotyczący nierozliczonych odbiorów łączy ten etap z mechanizmami odbioru nadgodzin, które opisujemy w artykule o odbiorze nadgodzin i wyjściach prywatnych. Chodzi o to, by żaden odbiór nie pozostał nierozliczony w momencie zamykania okresu.

Jak przebiega zamknięcie okresu?

Zamknięcie okresu prowadzi rozliczenie przez autoryzację aż do stanu gotowego do naliczenia listy płac. To ostatnia i najbardziej newralgiczna grupa, bo jej efektem są dane, które trafią do wynagrodzeń. Grupa obejmuje pięć kroków:

• Autoryzacja dla kroku Edycja – przeprowadzenie rozliczenia do statusu Gotowy.
• Autoryzacja dla kroku Gotowy – kolejny etap zatwierdzania rozliczenia.
• Sprawdzenie, czy ewidencja RCP została zamknięta – potwierdzenie domknięcia ewidencji.
• Wysłanie kalendarza do naliczenia – przekazanie danych do naliczenia listy płac.
• Sprawdzenie, czy rozliczenie jest w statusie Rozliczony – potwierdzenie, że dane osiągnęły status dopuszczający naliczenie.

Ostatni krok domyka logikę całego procesu. Jak pokazujemy w artykule o kontroli rozliczeń, naliczenie listy płac jest dopuszczalne dopiero przy statusie Rozliczony. Czynności okresu doprowadzają dane właśnie do tego stanu, więc kontrola przy naliczaniu i automatyzacja okresu działają w tym samym kierunku.

Dlaczego śledzenie „z dokładnością do pracownika” ma znaczenie?

RCP śledzi status wykonania każdego kroku osobno dla każdego pracownika, a nie tylko dla całego okresu zbiorczo. To jedna z kluczowych cech tego mechanizmu. Zamiast informacji, że „krok wykonano”, użytkownik widzi dokładnie, dla których pracowników został już zakończony, a dla których nadal wymaga działania. Przy dużych zespołach to różnica między szukaniem jednej niedokończonej pozycji a spojrzeniem na gotowy status.

Z tym wiąże się procedura Oznacz pracownika do pominięcia, która pozwala świadomie wyłączyć wybranego pracownika z danego kroku. Jeśli był on jedynym, dla którego krok się nie wykonał, status kroku zmienia się na Wykonany. Procedura przyjmuje między innymi rok, miesiąc, identyfikator osoby i umowy, nazwę kroku oraz komentarz, więc decyzja o pominięciu zostaje udokumentowana.

Proces wspierają też powiadomienia. Przy zatwierdzaniu wybranych czynności, dotyczących sprawdzenia harmonogramów i norm, system wysyła powiadomienia e-mail, notyfikacje lub oba naraz, zależnie od konfiguracji. Informują one zarówno o powodzeniu, jak i niepowodzeniu wykonania, i trafiają do operatorów przypisanych do grupy uprawnień danej czynności, z pominięciem osoby, która zatwierdza ją ręcznie.

Co zyskuje dział kadr i płac?

Automatyzacja czynności okresu zmienia przede wszystkim to, jak prowadzone i pilnowane jest zamknięcie miesiąca:

• Kolejność kroków narzucona przez proces. Rozliczenie idzie zdefiniowaną drogą od przygotowania po zamknięcie, bez pomijania etapów.
• Widoczny status każdego pracownika. System pokazuje, u kogo dany krok jest gotowy, a u kogo nie, zamiast zbiorczego „zrobione / niezrobione”.
• Kontrolowana obsługa wyjątków. Procedura „Oznacz pracownika do pominięcia” pozwala wyłączyć pracownika z danego kroku i zapisać przyczynę tej decyzji w komentarzu.
• Powiadomienia zamiast ręcznego dopytywania. O powodzeniu lub niepowodzeniu wybranych czynności system informuje właściwe osoby automatycznie.
• Spójność z kontrolą przy naliczaniu. Proces doprowadza rozliczenie do statusu Rozliczony, którego wymaga naliczenie listy płac.

W artykule otwierającym serię wyjaśniamy, czym różnią się RCP i eRCP oraz dla kogo dają największą wartość. Serię zamyka artykuł o dashboardach, które zbierają cały czas pracy na jednym ekranie.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Co się dzieje, gdy jeden pracownik nie powinien być objęty danym krokiem?

Można użyć procedury Oznacz pracownika do pominięcia, która wyłącza wybranego pracownika z danego kroku. Jeśli był on jedynym, dla którego krok się nie wykonał, status kroku zmienia się na Wykonany, a powód pominięcia zapisuje się w komentarzu.

Kto dostaje powiadomienia o wykonaniu czynności?

Powiadomienia o powodzeniu lub niepowodzeniu wybranych czynności trafiają do operatorów przypisanych do grupy uprawnień danej czynności, z pominięciem osoby, która zatwierdza ją ręcznie. Mogą mieć formę e-maila, notyfikacji lub obu naraz, zależnie od konfiguracji.

Czy automatyzacja okresu zastępuje kontrole rozliczenia czasu pracy?

Nie. Czynności okresu porządkują kolejność i status kroków, ale poszczególne kroki nadal uruchamiają właściwe kontrole, na przykład sprawdzenie norm harmonogramów. Automatyzacja prowadzi przez proces, a kontrole pilnują poprawności danych.

Czy każdy krok trzeba potwierdzać ręcznie?

Nie każdy. Pojedyncze zatwierdzenie może objąć wielu pracowników naraz, a przy wybranych czynnościach system wysyła powiadomienia o wyniku. Czynności, których dany pracownik nie dotyczy, można też świadomie pominąć procedurą Oznacz pracownika do pominięcia.

Czym jest typ okresu MIESIAC_RCP?

To osobny typ okresu (Miesięczna obsługa czynności RCP), utworzony na potrzeby czynności okresu w RCP. Spina miesięczną obsługę czasu pracy i porządkuje ją w trzy grupy: przygotowanie, finalizację i zamknięcie okresu.

Porozmawiajmy o Twoim czasie pracy

Zamknięcie miesiąca nie musi opierać się na checklistach, arkuszach i pamięci osób odpowiedzialnych za rozliczenie. Czynności okresu w RCP prowadzą użytkownika przez kolejne etapy i pokazują status procesu dla każdego pracownika. Skontaktuj się z doradcą Asseco Business Solutions, aby zobaczyć, jak taki proces można dopasować do organizacji pracy w Twojej firmie.

Glosariusz

• Czynności okresu – zautomatyzowany, uporządkowany zestaw powtarzalnych kroków rozliczenia czasu pracy w danym miesiącu.
• MIESIAC_RCP – typ okresu (Miesięczna obsługa czynności RCP) spinający miesięczną obsługę czasu pracy w module RCP.
• Status Rozliczony – końcowy status rozliczenia czasu pracy dopuszczający naliczenie listy płac.
• Oznacz pracownika do pominięcia – procedura wyłączająca wybranego pracownika z danego kroku, z zapisem powodu w komentarzu.
• Kalendarz do naliczenia – zbiór danych czasu pracy przekazywany z RCP do naliczenia listy płac.