eRCP to portal Softlab ERP działający w przeglądarce, w którym kierownik i pracownik korzystają z tych samych, aktualnych danych o czasie pracy, każdy w zakresie swoich uprawnień. Pracownik widzi swój harmonogram, rzeczywisty czas pracy, nadgodziny i status wniosków. Kierownik planuje pracę zespołu, pilnuje obsady obiektów, obsługuje oddelegowania i domyka rozliczenie. Obie strony pracują na tych samych danych, ale każda widzi i może wykonać tylko te działania, do których została uprawniona. Dzięki temu rutynowe pytania „ile mam nadgodzin?” i „czy mój wniosek przeszedł?” znajdują odpowiedź w portalu, bez telefonów do działu kadr. eRCP jest szczególnie przydatne w firmach wielolokalizacyjnych, gdzie jeden kierownik odpowiada za kilka obiektów.

Poniedziałek rano. Kierownik zmiany układa grafik na kolejny tydzień i sprawdza, czy na sobotę ma wystarczającą obsadę. Jego pracownica chciałaby w tym czasie wiedzieć, czy jej piątkowe nadgodziny zostały już zaakceptowane i czy wniosek urlopowy dotarł. W wielu firmach obie sprawy kończą się mailem albo telefonem do kadr, bo tylko kadry mają wgląd w komplet danych. W tym artykule, drugim z serii o RCP i eRCP w Softlab ERP, pokazujemy, jak portal działa z obu stron: co robi w nim pracownik, czym steruje kierownik i jak eRCP radzi sobie z tym, co w firmach wielolokalizacyjnych bywa najtrudniejsze: obsadą obiektów, oddelegowaniami i zlecaniem nadgodzin.

Dlaczego eRCP pokazuje te same dane z dwóch perspektyw?

eRCP działa na platformie HTML w przeglądarce i pokazuje tę samą rzeczywistość czasu pracy w dwóch perspektywach: pracownika i kierownika. Te same funkcje ewidencji i rozliczenia, które kryją się w module RCP, zostały tu przełożone na czytelny, uporządkowany interfejs. Widać to już w drobiazgach ułatwiających codzienne korzystanie: statusy i błędy wyróżnione kolorami, panele ze szczegółami dnia po kliknięciu, a godziny prezentowane w formacie zegarowym, w którym osiem godzin i piętnaście minut to 8:15, a nie mylące 8.25. W tym samym formacie pokazywane są sumy godzin w miesiącu i okresie rozliczeniowym oraz różnice między planem a rzeczywistym czasem pracy.

Pracownik pracuje na pulpicie „Harmonogram i rozliczenie czasu pracy”, a kierownik na pulpicie „Harmonogramy i rozliczenia czasu pracy” oraz na pulpicie startowym menedżera. Portal prezentuje te same dane w dwóch różnych rolach. Dzięki temu pracownik i kierownik korzystają z jednego, spójnego źródła informacji, a system automatycznie dostosowuje zakres widocznych danych i dostępnych funkcji do ich uprawnień.

Co pracownik robi w eRCP?

Pracownik korzysta z eRCP, żeby w każdej chwili sprawdzić swój czas pracy bez pytania kogokolwiek. Pulpit Moje dane zbiera cztery rzeczy: podstawowe informacje o umowie i stanowisku, obowiązujące normy i limity (norma dobowa, dobowy limit czasu pracy, zakres godzin nocnych, możliwość pracy w nadgodzinach), sekcję wniosków urlopowych oraz, co najważniejsze, kalendarz.

Harmonogram i rzeczywisty czas pracy pracownik ogląda w dwóch osobnych widokach, przełączając się między nimi jednym kliknięciem, dzięki czemu każdy jest czytelny i pokazuje komplet informacji bez natłoku. W widoku rzeczywistego czasu pracy kolorem podświetlana jest różnica względem planu, więc dzień, w którym praca odbiegła od harmonogramu, od razu rzuca się w oczy. Po kliknięciu w konkretny dzień pracownik widzi komplet szczegółów: godziny i obiekt według harmonogramu, godziny rzeczywiste, wyliczone nadgodziny oraz przerwy. Widzi też przypisane na dany dzień miejsce wykonywania pracy oraz zarejestrowane epizody, które opisujemy w dalszej części artykułu.

Zakres tego, co pracownik może zrobić samodzielnie, zależy od konfiguracji i statusu rozliczenia. Tam, gdzie firma na to pozwala, pracownik edytuje własny rzeczywisty czas pracy, a na koniec miesiąca zatwierdza wprowadzone dane. Może też sam zgłaszać zapotrzebowanie na pracę w nadgodzinach: dodawać, zmieniać i usuwać własne zlecenia, dopóki mają status „Nowy”.

Co kierownik widzi i czym steruje w eRCP?

Kierownik zaczyna od pulpitu startowego menedżera, który po zalogowaniu pokazuje sytuację na wszystkich podległych obiektach: liczbę błędów w harmonogramie, wnioski pracowników czekające na decyzję, nieobecności zaplanowane na dziś oraz, w sekcji „Stan rozliczenia i autoryzacji”, statusy rozliczeń w podziale na obiekty i pracowników.

Uzupełnieniem są dwa widoki: „Rozliczenie miesiąca” oraz „Rozliczenie okresu”. Pozwalają one przeanalizować planowane i rzeczywiste godziny pracy wraz z nadgodzinami, zarówno dla pojedynczego pracownika, jak i całego obiektu. Dane prezentowane są m.in. z podziałem na godziny nominalne, planowane, rzeczywiste, nieobecności oraz nadgodziny 50%, 100%, świąteczne, średniotygodniowe i nocne.

Aby dane pracownika zostały uwzględnione w podsumowaniu obiektu, jego rozliczenie musi mieć co najmniej status przeliczonego.

Codzienna praca z grafikiem toczy się na pulpicie „Harmonogramy i rozliczenia czasu pracy”, który ma dwa widoki. W widoku Harmonogram przełożony planuje pracę podwładnych: przy każdym pracowniku widzi status (błędy, autoryzację, wyliczenie godzin) oraz bilans godzin miesięczny i w okresie rozliczeniowym, z kolorowym oznaczeniem względem normy. Kolory w kalendarzu od razu sygnalizują problemy: naruszenia dobowe na czerwono lub żółto, urlop na zielono, chorobowe na fioletowo. Harmonogram można edytować na kilka sposobów: zmieniając symbol dnia, modyfikując pojedynczy wpis albo edytując cały miesiąc naraz.

Widok Czas pracy służy do ewidencji i weryfikacji tego, co faktycznie się wydarzyło. Po rozwinięciu szczegółów kierownik ma pod ręką planowane i rzeczywiste godziny, wnioski urlopowe pracownika, pełny wykaz godzin do rozliczenia (z podziałem na rodzaje: 50%, 100%, święto, średniotygodniowe, dopełnienie etatu, nocne i inne) oraz uwagi wymagające rozwiązania. To tu, w jednym miejscu, powstaje rozliczenie, które trafi później na listę płac.

Jak eRCP zarządza obsadą obiektów w firmie wielolokalizacyjnej?

Dla firm z wieloma lokalizacjami (sieci handlowych, zakładów produkcyjnych, punktów usługowych) sercem planowania jest obsada obiektów. eRCP pozwala zdefiniować obiekt wraz z godzinami otwarcia i wymaganym składem, a następnie zestawić plan pracowników z zapotrzebowaniem obiektu. Służy do tego przeglądarka kompletności obsady, która dla każdego przedziału czasu pokazuje, ilu pracowników zaplanowano, ilu jest wymaganych i jaka jest różnica: nadmiar podświetla na pomarańczowo, niedobór na czerwono. Na tej podstawie system potrafi wygenerować wstępny harmonogram zgodny z przepisami o planowaniu czasu pracy, a kierownik może potem korygować przypisane grupy wymagań.

Przypisywanie pracowników do obiektów da się w dużej mierze zautomatyzować: obiekty można powiązać z działami, a pracowników z tych działów automatycznie synchronizować z właściwym obiektem. Gdy pracownik zmienia dział, jego przypisanie do obiektu aktualizuje się samo, bez ręcznego przepinania. Uzupełnieniem jest ewidencja miejsca wykonywania pracy w konkretnym dniu, zarówno w planie, jak i w rzeczywistym czasie pracy. Kierownik ustawia miejsce dla wybranego zakresu dni lub pojedynczego dnia, a system pilnuje, żeby godziny się nie nakładały i mieściły w czasie pracy.

Oddelegowanie przenosi pracownika na inny obiekt na wskazany okres, z kompletem kontroli (m.in. czy nie ma już wygenerowanych danych w tym czasie, czy okres mieści się w aktywności obiektu) i z automatycznym przywróceniem do obiektu macierzystego po zakończeniu delegacji. Oddelegowany pracownik staje się przy tym widoczny dla obu kierowników: macierzystego i obiektu docelowego.

Jak zlecać i zgłaszać nadgodziny w eRCP?

Zlecanie pracy w godzinach nadliczbowych odbywa się bezpośrednio w eRCP, bez obiegu papierowego. Kierownik może zlecić nadgodziny pojedynczemu pracownikowi lub całej grupie: wszystkim zaznaczonym naraz, na konkretny dzień albo na każdy dzień w wybranym zakresie dat. Zlecenia od razu widać w szczególe „Zlecenia nadgodzin”, a przełożony je akceptuje.

Ten sam mechanizm obejmuje również pracownika: może on podejrzeć nadgodziny zlecone przez przełożonego, a także samodzielnie zgłosić własne, wskazując dzień, zakres godzin, przyczynę (np. awaria, zastępstwo) i uwagi. Dopóki zlecenie ma status „Nowy”, pracownik może je edytować lub wycofać. Dzięki temu potrzeba pracy w nadgodzinach, zgłoszona z góry przez kierownika albo przez samego pracownika, od początku jest udokumentowana i trafia bezpośrednio do rozliczenia. Nie trzeba jej później odtwarzać na podstawie wiadomości, notatek czy pamięci uczestników procesu.

Takie podejście ułatwia również przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy. Domyślny roczny limit godzin nadliczbowych wynosi 150 godzin na pracownika (art. 151 § 3 Kodeksu pracy), o ile pracodawca nie określi wyższego limitu w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub umowie. RCP kontroluje ten limit automatycznie.

Czym są epizody i po co je rejestrować?

Epizody to sposób, w jaki rejestruje się zdarzenia dnia, które nie mieszczą się w prostym bloku „od–do”. Wyjście do lekarza, krótsza przerwa, dyżur, fragment dnia w innej roli: takie zdarzenia system zapisuje osobno, w harmonogramie i w rzeczywistym czasie pracy. Kierownik dodaje i edytuje epizody, pracownik ma do nich podgląd. System pilnuje spójności: epizody nie mogą się nakładać, a w zależności od konfiguracji mieszczą się albo tylko w czasie pracy, albo także poza nim. Dzięki temu ewidencja odwzorowuje faktyczny przebieg dnia, a nie jego uproszczenie, co ma bezpośrednie znaczenie przy rozliczeniu i kontrolach.

Co eRCP daje na co dzień?

Na co dzień eRCP zamienia rozliczanie czasu pracy z jednostronnej pracy działu kadr we wspólny, przejrzysty proces:

• Mniej rutynowych zapytań do działu kadr. Pracownik sam sprawdzi swój czas pracy, nadgodziny i status wniosku; kierownik sam sprawdzi rozliczenie całego zespołu.
• Wspólna baza danych dla obu stron. Pracownik i przełożony pracują na tych samych, aktualnych danych, każdy w swoim zakresie uprawnień.
• Planowanie obsady pod kontrolą. Przeglądarka kompletności i automatyczne generowanie harmonogramu skracają układanie grafiku oraz ograniczają niedobory i nadmiary składu.
• Wielolokalizacyjność bez chaosu. Automatyczne przypisania do obiektów, oddelegowania i spójna widoczność wniosków porządkują pracę zespołów rozproszonych.
• Nadgodziny i zdarzenia dnia od razu w systemie. Zlecenia nadgodzin (również grupowe) i epizody trafiają wprost do rozliczenia, bez odtwarzania po fakcie.

Taki wspólny dostęp do danych to sedno rozbudowanego RCP, o którym pisaliśmy w artykule otwierającym serię: system nie tylko liczy czas pracy, ale i udostępnia go tym, którzy go faktycznie potrzebują. W kolejnym artykule przedstawiamy, jak RCP kontroluje poprawność rozliczeń i wyłapuje błędy, zanim trafią na listę płac.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Czy eRCP wymaga instalowania aplikacji na komputerze pracownika?

Nie. eRCP działa na platformie HTML w przeglądarce, więc pracownik i kierownik korzystają z portalu bez instalowania dodatkowego oprogramowania.

Czy trzeba ręcznie przepinać pracownika między obiektami po zmianie działu?

Nie, jeśli obiekty są powiązane z działami. Wtedy przypisanie pracownika do obiektu aktualizuje się automatycznie po zmianie działu, bez ręcznej korekty.

Czym różni się widok Harmonogram od widoku Czas pracy?

Widok Harmonogram służy do planowania pracy zespołu, a widok Czas pracy do ewidencji i weryfikacji tego, co faktycznie się wydarzyło. Oba pokazują status, sumy godzin i różnicę względem normy, ale dotyczą innego etapu: planu i wykonania.

Jaki jest domyślny roczny limit godzin nadliczbowych?

Domyślny roczny limit godzin nadliczbowych wynosi 150 godzin na pracownika (art. 151 § 3 Kodeksu pracy), o ile pracodawca nie ustali wyższego limitu w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub umowie. RCP kontroluje ten limit automatycznie.

Czy oddelegowany pracownik znika z widoku kierownika macierzystego?

Nie. Po oddelegowaniu pracownik jest widoczny dla obu kierowników, macierzystego i obiektu docelowego, a po zakończeniu delegacji wraca automatycznie do obiektu macierzystego.

Czy pracownik widzi tylko swoje dane?

Tak. Pracownik ma dostęp wyłącznie do informacji, do których został uprawniony, takich jak własny harmonogram, rzeczywisty czas pracy, nadgodziny, wnioski czy rozliczenie czasu pracy. Dane innych pracowników pozostają niewidoczne. Kierownik natomiast widzi informacje dotyczące wyłącznie podległego mu zespołu, zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

Porozmawiajmy o Twoim czasie pracy

Jeśli Twoi kierownicy wciąż zestawiają grafiki i rozliczenia ręcznie, a pracownicy dzwonią do kadr o stan nadgodzin, warto zobaczyć eRCP w działaniu na przykładzie Twojej struktury i obiektów. Zapraszamy do zapoznania się z modułem RCP w Softlab ERP oraz do kontaktu z doradcą Asseco Business Solutions. Pokażemy, jak eRCP może usprawnić planowanie, rozliczanie i udostępnianie informacji o czasie pracy w Twojej organizacji.

Glosariusz

• eRCP – portal Softlab ERP w przeglądarce, w którym pracownik i kierownik korzystają z danych o czasie pracy w zakresie swoich uprawnień.
• Obsada obiektu – wymagany skład i liczba pracowników na obiekcie w danym przedziale czasu.
• Oddelegowanie – czasowe przeniesienie pracownika na inny obiekt, z automatycznym powrotem do obiektu macierzystego.
• Epizod – zdarzenie dnia rejestrowane osobno od bloku „od–do” (np. wyjście do lekarza, dyżur, przerwa), w harmonogramie i w rzeczywistym czasie pracy.
• Grupa wymagań – rola lub kwalifikacja pracownika w obsadzie obiektu w danym okresie.

Źródło zewnętrzne: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, art. 151 (praca w godzinach nadliczbowych), ISAP – Internetowy System Aktów Prawnych (isap.sejm.gov.pl).