Rok 2026 przyniesie istotne zmiany w obszarze kadr i płac, które wpłyną na obowiązki pracodawców oraz codzienne procesy HR. Nowe regulacje i wymagania będą wymagały dostosowania procedur oraz systemów kadrowo-płacowych.
Zachęcamy do zapoznania się z prezentacją z webinaru zatytułowanego „Kadry i płace w 2026 roku. Pracodawco, przygotuj się na zmiany!”.
Q&A
Dodatkowo przysyłamy przygotowane przez ekspertkę z Grant Thornton odpowiedzi na Państwa pytania. Zachęcamy lektury!
1. Czy jest jakaś data ograniczająca od jakiej mamy doliczyć ten staż?
Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423) wchodzi w życie od 01.01.2026 dla pracodawców z sektora finansów publicznych oraz od 01.05.2026 dla pracodawców z sektora prywatnego. Od w/w dat stosuje się przepisy ustawy i pracownicy mają 2 lata na dostarczenie odpowiednich zaświadczeń służących do doliczenia do stażu pracy. Ustawa nie wprowadza żadnego limitu czasowego co do tego, z jakiego okresu w przeszłości mogą pochodzić działalności, zlecenia, praca za granicą itp. – wliczane mogą być także okresy sprzed wielu lat.
2. Czy nowe uprawnienia przysługiwać będą wszystkim byłym zleceniobiorcom czy tylko tym podlegającym ubezpieczeniu społecznemu?
O uprawnieniach mówimy w praktyce w kontekście pracowników obecnie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę – to taki pracownik występuje o zaświadczenie i przedkłada je pracodawcy w celu doliczenia wcześniejszych okresów aktywności zawodowej do stażu pracy. Jeżeli chodzi o umowy zlecenia, to – zgodnie z nowym brzmieniem art. 302¹ § 2 Kodeksu pracy – do okresu zatrudnienia wlicza się okres wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia (lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu), w których dana osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jednocześnie art. 302¹ § 3 KP przewiduje, że do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy z § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. W praktyce bardzo częstym przykładem będzie tu umowa zlecenia wykonywana przez studenta do 26. roku życia – mimo że taki student nie podlegał ubezpieczeniom społecznym z tytułu zlecenia, okres ten będzie mógł zostać wliczony do stażu pracy. Oznacza to, że wliczane będą nie tylko „oskładkowane” zlecenia, ale również te, w których brak ubezpieczeń wynikał wprost z przepisów prawa, o ile okresy te zostaną odpowiednio udokumentowane.
3. Co z umowami praktykantów?
Same w sobie „umowy praktykanckie” nie zostały wskazane w katalogu okresów podlegających wliczeniu do stażu pracy.
4. Czy należy wyrównać staż pracy do 3 lat wstecz po doniesieniu przez pracownika zaświadczenia z ZUS o pracy na umowie zlecenie?
Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów do okresu zatrudnienia będą przysługiwały od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia:
- 1 stycznia 2026 r. w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych
- 1 maja 2026 r. w stosunku do pracownika zatrudnionego u pracodawcy z sektora prywatnego
5. Na jakiej podstawie należy doliczyć staż?
Na podstawie zaświadczenia wydanego przez ZUS – jeśli był to okres podlegania pod ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli jest to okres nieudokumentowany w ZUS to pracownik przedkłada inne dokumenty potwierdzające okresy, które mają zostać wliczone do stażu pracy np. zaświadczenie od byłego zleceniodawcy, umowa zlecenie + rachunki, wypis z rejestru działalności gospodarczej wraz z dowodem opłacania składek. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423) nie reguluje dokładnie jakie to mają być dokumenty (jeśli nie zaświadczenie z ZUS). Zachęcam do zapoznania się z odpowiedziami MRPiPS na stronie: https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa
6. Student – czy staż nalicza się z 8 lat studiów plus umowa – zlecenia?
Tak – pod warunkiem, że te okresy nie nachodzą na siebie. W takiej sytuacji do stażu pracy można doliczyć zarówno okres ukończonych studiów (zgodnie z dotychczasowymi zasadami), jak i okres wykonywania umowy zlecenia – na podstawie nowych przepisów. Jeżeli natomiast okres studiów i okres wykonywania umowy zlecenia pokrywają się w czasie, zastosowanie ma zasada z art. 302¹ § 10 KP, zgodnie z którą w przypadku nakładania się okresów do stażu wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika z punktu widzenia jego uprawnień.
7. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy.
A więc realizowanie np. zlecenia w innej firmie nie będzie miało wpływu na jej wysokość. Mam rację? Tak – wysokość odprawy w świetle przepisów Ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 570 z późn. zm.) jest zależna od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy.
8. Jakie inne dowody może przestawić student, który pracował na zleceniu?
Zaświadczenie od byłego zleceniodawcy, ewentualnie umowa zlecenie + rachunki. Ustawa nie reguluje dokładnie jakie dokumenty.
9. Co z pracą na rzecz firmy poprzez Agencję Pracy Tymczasowej?
Zależy od podstawy na jakiej była świadczona praca – jeśli umowa o pracę lub tytuły wymienione w nowej Ustawie z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423) – to wliczyłabym do stażu pracy.
10. Jak zmiany w stażu mają się do kwestii innego naliczania urlopu w pierwszym roku pracy? Czy nadal tylko pierwsza umowa o pracę będzie liczona jako pierwsza praca czy teraz jest inaczej? Czy zlecenie też już będzie traktowane jako pierwsza praca?
Zgodnie ze stanowiskiem MPRiPS Nowe przepisy nie zmieniają mechanizmu naliczania urlopu w pierwszym roku pracy wynikającego z art. 153 Kodeksu pracy. Może się jednak okazać, że nasz pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 ale z 26 a nie jak dotychczas z 20 dni na rok (bo np. ma już udokumentowany 10-cio letni okres wykonywania umowy zlecenie).
11. Pytanie, czy jeżeli ktoś przyniesie stosowne dokumenty z ZUS (np. Właściwe zaświadczenie, z którego wynika 10 lat pracy na umowie zlecenie) w np. m-cu maj 2026, to czy należy temu pracownikowi przeliczyć staż od 01.01.2026? Czy też liczymy od daty dostarczenia dokumentów nowy dodatek stażowy?
Odpowiedź może zależeć od tego czy dotyczy sektora publicznego czy prywatnego. W sektorze publicznym ustawa wchodzi w życie z dniem 01.01.2026 i ewentualne uprawnienia do dodatku stażowego – jeśli dotyczą danego zawodu – mogłyby okazać się należne od tego dnia. Dla sektora prywatnego – dodatek stażowy nie jest uregulowany bezpośrednio w przepisach więc wiele zależy od przepisów wewnątrzzakładowych u danego pracodawcy. Niemniej w tym przypadku uprawnienia będą należne najwcześniej od dnia 01.05.2026 r. (dzień wejścia w życie przepisów).
12. Czy pracownikowi należy wypłacić nagrodę jubileuszową np. za 20 lat pracy, jeżeli 20-lecie wypada na dzień, kiedy pracownik nie był pracownikiem Urzędu?
Niestety nie mogę jednoznacznie odnieść się do tego pytania, ponieważ dotyczy ono wyłącznie sektora publicznego. Zasady nabywania prawa do nagrody jubileuszowej wynikają z odrębnych przepisów branżowych obowiązujących w danej jednostce lub grupie zawodowej. W celu ustalenia, czy w takiej sytuacji nagroda przysługuje, należy sięgnąć do regulacji właściwych dla danego Urzędu.
13. Czy do stażu urlopowego liczymy okres pracy na zleceniu studenta, który w trakcie zlecenia studiował? przecież przy zbiegu nauki i pracy uwzględnia się to co korzystniejsze?
Jeżeli okres studiów i okres wykonywania umowy zlecenia pokrywają się w czasie, zastosowanie ma zasada z art. 302¹ § 10 KP, zgodnie z którą w przypadku nakładania się okresów do stażu wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika z punktu widzenia jego uprawnień.
14. Czy w związku z tą zmianą okres na umowę zlecenia będzie zaliczany do stażu pracy przy wyliczeniu emerytury?
Omawiane zmiany, nie mają zastosowania w kontekście uprawnień emerytalnych.
15. Jeśli ktoś miał umowę zlecenie na miesiąc i wykonał godzinę pracy, to jaki staż mu zaliczymy?
Zależnie od przedłożonego dokumentu i okresu wykonywania umowy zlecenia – jeśli jest to okres oskładkowany ZUS wyda wiążące zaświadczenie.
16. Czy doliczamy okres zawieszenia działalności gospodarczej z przyczyn covid?
Tylko jeśli jest to okres, który spełnia nową definicję Art. 3021 §3 KP, w brzmieniu: do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa w § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. W ustawie nie ma wymienionego okresu zawieszenia działalności z przyczyn covid. W uzasadnieniu do ustawy pojawia się tylko wzmianka o okresie zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w ramach wsparcia uczestników obrotu gospodarczego poszkodowanych wskutek pandemii COVID-19.
17. Czy pracownik, który miał w firmie umowę zlecenie a po czasie został zatrudniony na umowę o pracę powinien dostarczyć zaświadczenie z ZUS czy pracodawca mając dokumenty u siebie powinien doliczyć okres z umowy zlecenie z automatu?
MRPiPS sugeruje, że jeśli pracodawca ma wiedzę na ten temat i posiada dokumentację to powinien z automatu przeliczyć uprawnienia takich pracowników. Wklejam stanowisko znajdujące się na stronie https://www.gov.pl/web/rodzina/staz-pracy-qa
„Pracodawca ma obowiązek zaktualizowania uprawnień, jeżeli posiada dokumenty potwierdzające nowe okresy zatrudnienia wliczane do stażu pracy, czyli:
– jeśli pracownik je przedstawi lub
– jeśli wcześniej zatrudniałeś pracownika na podstawie umowy, której realizacja wlicza się do stażu pracy na podstawie nowych przepisów i nadal masz dokumenty dot. tej umowy.
Natomiast jeśli nie masz już tych dokumentów, pracownik ma obowiązek udokumentowania swojego uprawnienia. W takim przypadku powinien wystąpić o zaświadczenie do ZUS, a potem Ci je przedstawić. Jako pracodawca nie masz obowiązku odtwarzania dokumentów sprzed lat — odpowiedzialność dowodowa spoczywa na pracowniku, który może dostać zaświadczenie z ZUS.”
18. Czy wiedząc, że mamy zatrudnionych pracowników, których wcześniej zatrudnialiśmy na UZ powinniśmy z własnej inicjatywy przeliczyć staż, czy czekać na wniosek pracownika?
Nie jest to uregulowane w nowych przepisach, jednak wyżej wkleiłam stanowisko MRPiPS, które sugeruje automatyczne zaktualizowanie uprawnień. Sugeruje, w tej kwestii, również śledzić interpretacje innych ekspertów i prawników prawa pracy.
19. Jak po zmianach określać wymiar urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ta osoba zaczęła pierwszą pracę*? Czy nadal tylko umowa o pracę będzie traktowana jako pierwsza praca czy inaczej tzn. czy umowa zlecenie przed pierwszą Umową o prace będzie też traktowana jako pierwsza praca?
Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS Nowe przepisy nie zmieniają mechanizmu naliczania urlopu w pierwszym roku pracy wynikającego z art. 153 Kodeksu pracy. Może się jednak okazać, że nasz pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12 ale z 26 a nie jak dotychczas z 20 dni na rok (bo np. ma już udokumentowany 10-cio letni okres wykonywania umowy zlecenie).
20. Jak zmiana stażu pracy wpłynie na prawo do przeliczenia stażu pracy, np. pracownik na dzień 31.12.2025 r. ma 19 lat stażu pracy, po doniesieniu dokumentów staż pracy na dzień 01.01.2026 r. wyniesie 20 lat 6 miesięcy. Czy będzie mu przysługiwała nagroda za 20 lat stażu pracy, czy dopiero w przyszłości za 25 lat stażu pracy?
W sektorze publicznym – zależy od uregulowań dla danej grupy zawodowej, tak jak wspomniałam na szkoleniu nie będę odnosić się do tych regulacji. W sektorze prywatnym zależy od regulacji wewnątrzzakładowych – może się jednak okazać, że pracownik nabył już uprawnienie do kolejnej wypłaty nagrody jubileuszowej i należy dokonać jej wypłaty. Zwracam jednak uwagę że w przedsiębiorstwach prywatnych zwykle zapisy wewnątrzzakładowe odnoszą się przy wypłacie nagród jubileuszowych do stażu pracy u danego pracodawcy, a nie do ogólnego stażu pracy.
21. W ogłoszeniu o naborze mogą być symbole K/M, czyli Kobieta/Mężczyzna – bez zmiany nazwy stanowiska?
Z dostępnych mi informacji i głosów prawników, wynika że może to być np. zapis: Poszukujemy osoby (k/m) na stanowisko: TU nazwa dotychczasowego stanowiska. Wtedy zachowają Państwo neutralność pod względem płci.
22. Co to jest organ monitorujący?
Zgodnie z definicją zawartą w projektowanej Ustawie o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości to: organ właściwy do monitorowania i wspierania stosowania środków wynikających z egzekwowania zasady równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
23. Czy teraz pracownik wprost może zapytać o wynagrodzenie innego pracownika na tym samym stanowisku?
Do tej pory przepisy nie przewidywały wprost możliwości zwrócenia się do pracodawcy z pytaniem o wynagrodzenie innego pracownika. Nowa projektowana Ustawa zakłada natomiast, że: Pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o informacje dotyczące jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów wynagrodzenia w podziale na płeć w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących jednakową pracę jak on lub pracę o jednakowej wartości jak jego praca.
24. Czy wniosek o urlop bezpłatny złożony w formie elektronicznej powinien być wszyty do akt osobowych pracownika?
Na ten moment tak – przechowujemy go w części B akt osobowych pracownika. Dokument ten jest wymieniony w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535 z późn. zm.).
25. A czy wnioski o zwolnienie z tytułu siły wyższej czy urlop opiekuńczy pozostają w formie papierowej?
Kodeks pracy nie narzuca konkretnej formy złożenia wniosku o zwolnienie z powodu siły wyższej. Oznacza to, że pracownik może zgłosić go w dowolny sposób – papierowo, lecz także elektronicznie, w tym np. za pośrednictwem e-maila lub wiadomości SMS. Odnosząc się do urlopu opiekuńczego definiuje to art.173 1 §4 KP – może to być wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (postać elektroniczna to np. zgłoszenie w systemie urlopowym).
26. Czy pracodawca musi zmienić nazwy stanowisk na neutralne także w dokumentach wewnętrznych (umowa o pracę, regulaminy itp.)?
Nowe przepisy nie regulują tej kwestii.
27. Jeśli pracownik nie poinformuje, że otrzymał zwolnienie u innego pracodawcy? Jakie są sankcje?
Ustawa nie przewiduje żadnych sankcji dla pracownika w tym zakresie. Rekomendujemy rozważenie przeprowadzenia akcji informacyjnej dla pracowników pod koniec 2026 r., aby poinformować ich o tym obowiązku. Przepis dopuszczający możliwość świadczenia pracy u jednego pracodawcy w czasie przebywania na zwolnieniu lekarskim (L4) wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2027 r.
28. Proszę o wyjaśnienie jak wygląda L4 u innego pracodawcy. My będziemy na PUE widzieć to L4? Jak L4 jest na inna firmę to u nas liczy się to do 182dni?
Pracodawca nie będzie widział L4 wystawionego na innego pracodawcę na swoim profilu w eZUS (dawniej PUE ZUS). Odpowiadając na drugą część pytania – tak, zwolnienie lekarskie (L4) wystawione u innego pracodawcy będzie wliczane również u nas, tj. u pracodawcy, u którego pracownik w tym czasie świadczy pracę, do 182-dniowego okresu zasiłkowego. W związku z tym ustawodawca nałożył na pracownika obowiązek poinformowania pracodawcy, u którego wykonuje pracę, o otrzymaniu zwolnienia lekarskiego.
29. Czy w wyliczaniu stażu zakładowego, musi być zachowana ciągłość zatrudnienia?
Nie, przy ustalaniu stażu zakładowego co do zasady nie jest wymagana ciągłość zatrudnienia. Do stażu zakładowego wlicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, również te oddzielone przerwami (np. po rozwiązaniu umowy i ponownym zatrudnieniu po pewnym czasie), o ile wewnętrzne przepisy obowiązujące u pracodawcy nie stanowią inaczej. Wyjątkiem mogą być sytuacje, w których prawo do danego świadczenia lub uprawnienia zostało w regulaminach wewnętrznych uzależnione od „nieprzerwanego” zatrudnienia – wówczas decydujące znaczenie ma treść tych regulacji, a nie sama ogólna zasada wynikająca z Kodeksu pracy. Przy dłuższych przerwach i ustalaniu uprawnień kodeksowych jak okres wypowiedzenia lub wysokość odprawy sugeruje jednak kontakt z prawnikami prawa pracy w celu prawidłowej interpretacji danego przypadku.
30. Czy do stażu nie doliczymy zleceniobiorcy tylko na ubezp. zdrowotnym?
Jeżeli mamy do czynienia z okresem spełniającym nową definicję z art. 302¹ § 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa w § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów – wówczas również taki okres wykonywania umowy zlecenia powinien zostać zaliczony do stażu. Jeżeli natomiast w pytaniu chodziło o sytuację, w której zleceniobiorca nie opłacał składek społecznych, ponieważ osiągał co najmniej minimalne wynagrodzenie z innego tytułu podlegającego oskładkowaniu, można przyjąć, że za ten okres będzie on dysponował zaświadczeniem potwierdzającym podleganie ubezpieczeniom z tego innego tytułu. Dzięki temu okres ten będzie mógł zostać udokumentowany i wliczony do stażu.
31. Jak pracownik ma udokumentować pracę za granicą? Które dokumenty możemy uznać za poprawne?
Ustawa nie precyzuje, jakie konkretnie dokumenty powinien przedłożyć pracownik. Ocena, czy przedstawione dokumenty są wystarczające do potwierdzenia danego okresu, pozostaje zatem w gestii pracodawcy.
Pytania do Asseco BS
1. Wspomniała Pani o nakładce w systemie do staży – o ile dobrze zrozumiałam, takowa znajduje się w każdym systemie, który Państwo dostarczacie? gdzie ona się znajduje, jeżeli tak jest, jak napisałam?
2. Kiedy zostanie wgrana nakładka z Asseco?
Wyemitowaliśmy już aktualizacje związane ze zmianami w naliczaniu stażu pracy dla systemów:
- Softlab (wydania 2026/2025/2024)
3. Czy Asseco już ma elektroniczną wersje tych wniosków?
Obecnie analizujemy wnioski pod kątem możliwości dołączenia ich obsługi do Portalu HR.