Praca w systemie HR odbywa się w pewnych stałych cyklach miesięcznych, które wymagają realizacji powtarzalnych czynności w określonej kolejności.

Aby usprawnić te procesy, rozbudowano mechanizm automatyzacji o funkcjonalność czynności okresu dla modułu RCP (Rozliczanie Czasu Pracy). Dzięki temu usprawniono pracę zespołów kadrowych w zakresie wykonywania powtarzalnych czynności związanych z ewidencją i rozliczeniem czasu pracy pracowników. Rozwiązanie umożliwia kompleksowe zarządzanie procesem rozliczania czasu pracowników oraz podgląd stanu rozliczenia.

Na potrzeby rozbudowy czynności okresu o kroki związane z rozliczeniem RCP powstał nowy typ okresu MIESIAC_RCP (Miesięczna obsługa czynności RCP).

Rys. 1. Słownik Typy okresów

Grupy czynności i ich kroki

Proces rozliczania czasu pracy w module RCP podzielony jest na trzy główne grupy czynności:

1. PRZYGOTOWANIE_RCP

Grupa czynności zawiera następujące kroki:

• Wprowadzenie pracowników – przygotowanie listy pracowników na dany rok i miesiąc, dla których będą wykonywane dalsze kroki procesu rozliczeniowego. Lista obejmuje pracowników, dla których uruchomiony został moduł RCP.
• Generowanie harmonogramu z szablonów i kalendarzy – automatyczne tworzenie harmonogramów pracy na podstawie zdefiniowanych szablonów i kalendarzy
• Sprawdzenie norm harmonogramów – weryfikacja poprawności norm czasu pracy w harmonogramach
• Sprawdzenie błędów harmonogramu – kontrola poprawności danych w wygenerowanych harmonogramach

2. FINALIZACJA_RCP

Grupa finalizacyjna obejmuje kroki:

• Sprawdzenie istnienia kalendarzy – weryfikacja, czy dla wszystkich pracowników w danym okresie został zarejestrowany rzeczywisty czas pracy w kalendarzu. Celem kroku jest zapewnienie kompletności danych ewidencyjnych przed finalizacją rozliczenia.
• Sprawdzenie, czy są nierozliczone odbiory – kontrola, czy wszystkie odbiory godzin nadliczbowych zostały prawidłowo rozliczone
• Wyliczenie godzin – kalkulacja i klasyfikacja liczby godzin przepracowanych, nadgodzin, godzin nocnych
• Sprawdzenie czy rozliczenie czasu pracy jest w systemie – weryfikacja kompletności danych rozliczeniowych w systemie

3. ZAMKNIĘCIE_RCP

Grupa zamykająca proces zawiera kroki:

• Autoryzacja dla kroku Edycja – autoryzacja do statusu Gotowy.
• Autoryzacja dla kroku Gotowy – ostateczna autoryzacja gotowego rozliczenia.
• Sprawdzenie czy ewidencja RCP została zamknięta – weryfikacja, czy proces zamknięcia został prawidłowo zakończony.
• Wysłanie kalendarza do naliczenia – przesłanie danych do naliczenia wynagrodzeń.
• Sprawdzenie czy rozliczenie czasu pracy jest w statusie Rozliczony.

Rys. 2. Słownik Czynności okresu z wybranym typem okresu MIESIAC_RCP

Procedura Oznacz pracownika do pominięcia

Kluczową zmianą w obsłudze typu okresu MIESIAC_RCP (Miesięczna obsługa czynności RCP) jest wykonywanie czynności z dokładnością do pracownika. Oznacza to, że system śledzi status wykonania każdego kroku osobno dla każdego pracownika, co zapewnia pełną kontrolę nad procesem rozliczeniowym.

Procedura Oznacz pracownika do pominięcia umożliwia elastyczne zarządzanie procesem rozliczeniowym poprzez oznaczenie wybranego pracownika do pominięcia w danym kroku.

Po oznaczeniu pracownika system automatycznie:

1. Sprawdza, czy na tym kroku był on jedynym pracownikiem, dla którego krok się nie wykonał.
2. Jeżeli faktycznie był jedynym, status kroku zostanie zmieniony na Wykonany.

Rys. 3. Parametry procedury Oznacz pracownika do pominięcia

Parametry procedury:

• Rok – określa rok, w którym pracownika oznaczyć do pominięcia.
• Miesiąc – określa miesiąc, w którym pracownika oznaczyć do pominięcia.
• Logo osoby – logo pracownika do pominięcia. Lista wartości pokazuje pracowników, którzy w danym roku i miesiącu zostali wskazani do czynności (wygenerowani w kroku Wprowadzenie pracowników).
• Id umowy – numer zatrudnienia pracownika w firmie.
• Krok – numer kroku, na którym pracownik ma być pominięty.
• Komentarz – informacja o przyczynach pominięcia pracownika na danym kroku.

Powiadomienia użytkowników

Podczas zatwierdzania wykonania czynności Sprawdzenie istnienia harmonogramów i Sprawdzenie norm harmonogramów wysyłane są powiadomienia do użytkowników. W zależności od konfiguracji mechanizmu będzie to e-mail, notyfikacja lub oba.

System wysyła powiadomienia zarówno o powodzeniu wykonania czynności, jak i o niepowodzeniu, gdy nie została ona wykonana z powodu błędu.

Treść przykładowego powiadomienia jest następująca: Sprawdzenie harmonogramu zostało wykonane dla 7 pracowników, z czego u 2 pracowników wykryto błędy.

Powiadomienia wysyłane są do wszystkich operatorów przypisanych do grupy uprawnień dla danej czynności (z wyjątkiem osoby, która zatwierdza czynność ręcznie).

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE