W celu usprawnienia procesu przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zmniejszenia nakładu pracy związanej z ich obsługą, wprowadzono nowe rozwiązania automatyzujące kluczowe etapy tego procesu.

Dotychczas wyznaczanie wartości świadczeń oraz ewidencjonowanie oświadczeń pracowników wymagało ręcznego rejestrowania danych, co było czasochłonne i narażone na błędy. Nowa funkcjonalność pozwala na automatyczne obliczanie należnych kwot świadczeń na podstawie złożonych przez pracowników oświadczeń, a także umożliwia pracownikom działu HR sprawną rejestrację oświadczeń bezpośrednio z poziomu wniosków złożonych w portalu HR.

Wprowadzone zmiany znacząco przyspieszają proces obsługi ZFŚS, zwiększają jego przejrzystość oraz minimalizują ryzyko pomyłek w przyznawaniu świadczeń.

Zdefiniowanie nowego wniosku ZFŚS dla pracownika

Rozbudowano słownik Rodzaje wniosków o świadczenie z ZFŚS o nowe pola, niezbędne w procesie przyznawania świadczeń z ZFŚS.

W oknie edycyjnym słownika Rodzaje wniosków o świadczenie z ZFŚS w sekcji Parametry dodano pole Liczba miesięcy do obliczenia dochodu. Ponadto dodana została sekcja Okres składania wniosku z polami Data od i Data do.

Rys. 1.  Okno edycyjne słownika Rodzaje wniosków o świadczenie z ZFŚS

Podczas rejestracji nowego rodzaju wniosku z ZFŚS uzupełniamy wymagane pola w sekcjach Świadczenie i Oświadczenie oraz ustawiamy parametry wniosku:

• Wniosek inicjowany wyłącznie z systemu kadrowo-płacowego – pole wyboru określające, czy wniosek będzie mógł złożyć samodzielnie pracownik w portalu czy musi czekać, aż zostanie wystawiony przez pracownika kadr.
• Czy pole z liczbą osób dostępne na wniosku? – W ramach nowej funkcjonalności pole to jest wymagane, aby umożliwić podział dochodu przez liczbę osób w gospodarstwie.
• Czy sekcja z osobami dostępna na wniosku? – W ramach nowej funkcjonalności pole to jest wymagane, aby możliwa była analiza wniosku w odniesieniu do osób wprowadzonych w formularzu.
• Czy pole z dochodem dostępne na wniosku? – Z punktu widzenia nowej funkcjonalności pole to jest niezbędne – bez niego analiza wniosku nie ma sensu.
• Liczba miesięcy do obliczenia dochodu – nowo dodane – pole to jest wymagane, aby umożliwić podział dochodu przez liczbę miesięcy.
• Data od i Data do – (nowe pola) okres obowiązywania wniosku, od kiedy wniosek dostępny i do kiedy

Jeżeli podczas definiowania rodzaju świadczenia została zaznaczona opcja Wniosek inicjowany wyłącznie z systemu kadrowo-płacowego i został określony termin złożenia wniosku, to podczas generowania wniosków w słowniku Akceptacje wniosków o świadczenie, data w polu Data graniczna zostanie zainicjowana datą końca okresu składania wniosku.

Wniosek nie będzie mógł zostać wygenerowany wcześniej niż data początku okresu jego składania. Użytkownik zostanie powiadomiony o tym fakcie poniższym komunikatem:

Rys. 2. Przykładowa treść komunikatu

System uniemożliwi również wygenerowanie wniosku w przypadku, gdy termin jego składania już minął.

Rys. 3. Treść komunikatu blokującego wygenerowanie wniosku, gdy termin jego składania już minął

Obsługa dat okresu składania wniosków została zaimplementowana tylko w systemie HR.

Zdefiniowanie nowego świadczenia

Do obsługi świadczeń socjalnych na podstawie oświadczeń pracowników dodano nowy słownik Świadczenia socjalne wg oświadczeń. Umożliwia on rejestrację zdefiniowanych świadczeń i przypisanie do nich odpowiedniego rodzaju wniosku ZFŚS.

Rys. 4. Słownik Świadczenia socjalne wg oświadczeń

Aby zdefiniować świadczenie socjalne, należy podać następujące informacje:

• W sekcji Świadczenie:

• Nazwa – krótkie pole identyfikujące świadczenie,
• Opis – dodatkowe pole opisowe,
• Typ – lista typów świadczeń ZFŚS,
• Płatnik – domyślnie inicjuje się bieżącym płatnikiem,
• Data od i Data do – daty obowiązywania świadczenia, domyślnie inicjują się bieżącym rokiem kalendarzowym 1.01 – 31.12.

• w sekcji Wniosek ZFŚS:

• Typ – typ wniosku ZFŚS ze słownika Rodzaje wniosków o świadczenie z ZFŚS. Jeżeli oświadczenia będą ewidencjonowane w postaci wniosków portalowych, to należy wybrać w tym polu odpowiedni wniosek.
• Pola Opis, Liczba uwzględnionych miesięcy, Czy pole z liczbą osób dostępne na wniosku?, Czy sekcja z osobami dostępna na wniosku?, Czy pole z dochodem dostępne na wniosku? – są nieedytowalne i zawsze uzupełniają się na podstawie typu wybranego wniosku ZFŚS.

• W sekcji Parametry:

• Przelicz wg liczby miesięcy – pole zaznacza się automatycznie, gdy we wniosku Liczba uwzględnionych miesięcy jest większa od 0.
• Przelicz wg liczby osób – pole zaznacza się automatycznie, gdy we wniosku jest zaznaczone pole wyboru Czy pole z liczbą osób dostępne na wniosku?.
• Sprawdzaj konfigurację typów progów kwotowych – pole zaznacza się automatycznie, gdy we wniosku jest zaznaczone pole wyboru Czy sekcja z osobami dostępna na wniosku?.
• Brak oświadczenia pracownika – pole wyboru określające, jak zachowa się mechanizm naliczenia świadczenia pracownikowi, jeżeli ten nie złoży oświadczenia. Może być to:

• brak należnego świadczenia
• lub świadczenie z najwyższego progu dochodowego.

W słowniku dostępny jest szczegół Progi kwotowe w którym możemy wskazać, jaka wartość świadczenia została zaplanowana dla jakiego progu dochodowego.

Rys. 5.  Szczegół Progi kwotowe w słowniku Świadczenia socjalne wg oświadczeń

Podczas rejestracji progów kwotowych musimy uzupełnić następujące pola:

• Typ – zdefiniowany Typ progu kwotowego – nie jest obowiązkowy, ale niezbędny, jeżeli świadczenie ma zaznaczone pole wyboru Sprawdzaj konfigurację typów progów kwotowych i uzupełnione pole Wniosek ZFŚS;Typ,
• Kwota od – jak nie ma żadnych wartości w słowniku dla świadczenia inicjuje się 0, jak są wprowadzone już wartości, to zainicjowana wartość jest wyższa o 1 grosz od najwyższej wartości wprowadzonej dla danego typu lub ogólnie.
• Kwota do – wartość graniczna dla progu dochodowego; jeżeli pole pozostawimy puste, wówczas system przyjmuje jako wartość milion złotych.
• Wartość – wartość świadczenia.
• Kwota finansowana z ZFŚS – określa wartość świadczenia, która zostanie sfinansowana z ZFŚS. Domyślnie taka sama jak w polu Wartość.
• Odpłatność pracownika – różnica wartości pól Wartość i Kwota finansowana z ZFŚS.

Rys. 6. Okno edycyjne słownika Progi kwotowe

Definicje typów progów kwotowych

Aby możliwe było automatyczne naliczenie świadczeń socjalnych na podstawie złożonych przez pracowników oświadczeń dodany został Typy progów ZFŚS.

Rys. 7. Słownik Typy progów ZFŚS

Podczas dodawania nowego typu progu ZFŚS należy uzupełnić następujące pola:

• Typ – nazwa typu,
• Opis – dodatkowe miejsce na opis,
• W sekcji Konfiguracja:

• Stopień pokrewieństwa,Kod – kod pokrewieństwa, dla pracownika zawsze wskazujemy kod 0,
• Stopień pokrewieństwa,Nazwa – uzupełnia się automatycznie na podstawie kodu.

Jeżeli został wybrany kod stopnia pokrewieństwa 11, czyli dziecko własne, pojawią się dwa kolejne pola:

• Wiek maksymalny dziecka (wiek, do którego przysługuje świadczenie),
• Uczeń – pole wyboru oznaczające, że dziecko musi mieć status ucznia.

Rys. 8. Okno edycyjne słownika Typy progów ZFŚS

Obsługa świadczeń na podstawie oświadczeń z wniosków ZFŚS

Informacje z zaakceptowanych wniosków ZFŚS zapisują się automatycznie w szczególe Ewidencja oświadczeń pracowników dla odpowiedniego świadczenia w słowniku Świadczenia socjalne wg oświadczeń. Wyliczają się również kwoty należnych pracownikom świadczeń na podstawie progów kwotowych dla danego świadczenia i oświadczenia pracownika z wniosku ZFŚS.

Rys. 9. Wniosek o świadczenie z ZFŚS

Dodatkowo użytkownik w słowniku Świadczenia socjalne wg oświadczeń ma dostępną procedurę Aktualizuj ewidencję oświadczeń pracowników, która odświeża wszystkie zaczytane wnioski, odczytuje kolejne lub je wycofuje.

Rys. 10. Słownik Świadczenia socjalne wg oświadczeń z zaznaczoną procedurą Aktualizuj ewidencję oświadczeń pracowników

W szczególe Ewidencja oświadczeń pracowników widoczne są informacje kto i kiedy złożył oświadczenie, jakie wartości zostały podane we wniosku, jaka kwota dochodu została wyliczona i jaka jest łączna wartość świadczenia przysługująca pracownikowi.

Dodatkowo (jeżeli jest to wniosek pracownika z portalu HR) możemy w podglądzie oświadczenia zweryfikować dane osób wpisanych we wniosku w szczególe Osoby wskazane na wniosku ZFŚS (gdy na wniosku była udostępniona sekcja z osobami).

Uwaga! Jeżeli dla świadczenia socjalnego została zaznaczona opcja Sprawdzaj konfigurację typów progów kwotowych, to do wyliczeń i sprawdzenia będą brane tylko te osoby, które są oznaczone jako Uprawnieni do świadczenia. Jeżeli jednak zostanie oznaczona osoba, która nie spełnia wymogów typu progu, to nie zostanie ona uwzględniona w świadczeniu.

Rys. 11. Szczegół Osoby wskazane na wniosku ZFŚS w słowniku Ewidencja oświadczeń pracowników

W szczególe możemy sprawdzić dodatkowe informacje na temat osób wpisanych we wniosku i wartości przysługujących na nie świadczeń.

Uwaga! Takich oświadczeń użytkownik nie może wprowadzić ręcznie ani usunąć, przy próbie wykonania takiej czynności pojawi się odpowiedni komunikat.

Obsługa świadczeń na podstawie ręcznie wprowadzanych oświadczeń

Jeżeli wpisujemy oświadczenie pracownika ręcznie, to wartość dochodu nie jest przeliczana i przy weryfikacji takiego oświadczenia nie są sprawdzane typy progów dochodowych.

Oświadczenie pracownika możemy zarejestrować w szczególe Ewidencja oświadczeń pracowników pod odpowiednim świadczeniem w słowniku Świadczenia socjalne wg oświadczeń. Jest to możliwe, jeśli w definicji świadczenia nie został wybrany typ wniosku ZFŚS.

Rys. 12. Okno edycyjne szczegółu Ewidencja oświadczeń pracowników

Przy zapisaniu lub edycji oświadczenia uruchamia się proces, który automatycznie wylicza i zapisuje wartość należnego pracownikowi świadczenia.

Wypłata świadczenia ZFŚŚ

Rejestracja należnych kwot świadczeń z ZFŚS prowadzona jest w słowniku Ewidencja świadczeń z ZFŚS.

Rys. 13. Słownik Ewidencja świadczeń z ZFŚS

Służy do tego nowa procedura Dodaj świadczenie socjalne na podstawie oświadczenia.

Rekomendowane jest uruchomianie tej procedury z poziomu nowego przekroju Ewidencja wg oświadczeń pracowników.

Rys. 14. Słownik Ewidencja świadczeń z ZFŚS, przekrój Ewidencja wg oświadczeń pracowników

W pierwszej kolejności niezbędne jest wskazanie w filtrze Nazwa świadczenia.

Wówczas domyślnie wyświetlą się wszystkie osoby ze złożonym oświadczeniem dotyczącego wybranego świadczenia.

Procedura Dodaj świadczenie socjalne na podstawie oświadczenia może zostać uruchomiona w kontekście jednego lub wielu pracowników.

Rys. 15. Parametry procedury Dodaj świadczenie socjalne na podstawie oświadczenia

Część danych uzupełnia się automatycznie, ale trzeba wskazać numer listy (w polu Nr listy), żeby świadczenie zostało na niej naliczone.

Jeżeli data świadczenia nie zawiera się w okresie zdefiniowanego świadczenia, przy próbie zatwierdzenia rejestracji świadczenia pojawi się poniższy komunikat o błędzie:

Rys. 16. Przykładowa treść komunikatu

Jeżeli dla pracownika nie zostało zarejestrowane oświadczenie i w definicji świadczenia jest zaznaczona opcja Brak świadczenia w sekcji Brak oświadczenia pracownika, pojawi się poniższy komunikat o błędzie:

Rys. 17. Przykładowa treść komunikatu

Jeżeli dla pracownika nie zostało zarejestrowane oświadczenie i w definicji świadczenia jest zaznaczona opcja Świadczenie z najwyższego progu dochodowego w sekcji Brak oświadczenia pracownika, to w polu Uwagi w szczególe Ewidencja świadczeń socjalnych zostanie zapisana informacja:

Rys. 18. Przykładowa treść informacji w polu Uwagi w szczególe Ewidencja świadczeń socjalnych

W sytuacji, gdy dla pracownika nie została wyliczona wartość świadczenia na podstawie oświadczenia, przy próbie rejestracji świadczenia pojawi się komunikat blokujący akcję:

Rys. 19. Przykładowa treść komunikatu

System kontroluje, czy kwota należnego świadczenia z ZFŚS została już zarejestrowana. Jeśli taka sytuacja ma miejsce, system poinformuje użytkownika przy próbie zapisu informacji o świadczeniu.

Rys. 20. Przykładowa treść komunikatu

Przeglądarka świadczeń socjalnych

Do słownika Przeglądarka świadczeń socjalnych zostały dodane nowe kolumny w grupie Świadczenie: Nazwa, Typ wniosku ZFŚS, Data od i Data do oraz filtr Nazwa świadczenia. Pola Typ wniosku ZFŚS, Data od i Data do są domyślnie niewidoczne w słowniku, można je dodać w ustawieniach tabeli.

Rys. 21. Przeglądarka świadczeń socjalnych

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK