Asystenci AI (Artificial Intelligence), zwani inaczej wirtualnymi asystentami lub agentami AI, wykorzystują sztuczną inteligencję do wykonywania zleconych przez użytkownika zadań, odpowiadania na pytania i wspomagania działań poprzez interakcję w języku naturalnym. W celu wsparcia użytkowników Portalu HR w realizacji codziennych zadań udostępniony im został Asystent osobisty.

Asystent osobisty w Portalu HR to narzędzie AI oparte na modelu GPT (Generative Pre-trained Transformer), które rozumie polecenia (intencje) użytkownika i wykonuje zlecone mu działania oraz udziela informacji w oparciu o dane udostępnione w portalu. Jego celem jest wspieranie użytkownika w bieżących działaniach (takich jak analiza danych czy wyszukiwanie informacji) oraz ich upraszczanie, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

Narzędzie udostępnione zostało w formie okna czatu, w którym mamy możliwość wydawania poleceń i prowadzenia konwersacji na interesujący nas temat. Dzięki temu potrzebne dane i akcje dostępne są w jednym miejscu, bez konieczności przeszukiwania informacji na poszczególnych pulpitach portalu.

Aby otworzyć okno funkcjonalności, należy użyć przycisku Asystent AI dostępnego w prawym górnym rogu ekranu.

Rys. Lokalizacja przycisku Asystent AI

Asystent AI w Portalu HR wspiera użytkownika w szeregu działań, podzielonych funkcjonalnie na: Asystent osobisty, Pomoc i dokumentacja, Wypełnianie formularzy. Przedmiotem niniejszego dokumentu jest wyłącznie funkcjonalność Asystent osobisty.

W oknie Inteligentny Asystent mamy możliwość wybrania jednej z funkcjonalności Asystenta. W dowolnym momencie możemy przełączać się między nimi za pomocą przycisków dostępnych w dolnym pasku, a także możemy powrócić do okna głównego za pomocą przycisku Start oznaczonego ikoną żarówki. Dostępność poszczególnych funkcjonalności zależna jest od licencji.

Rys. Inteligentny Asystent w Portalu HR, okno główne

Aby przejść do Asystenta osobistego, używamy:

• przycisku Rozpocznij rozmowę dostępnego pod nazwą funkcjonalności Asystent osobisty lub
• przycisku Asystent osobisty umiejscowionego w dolnym pasku okna.

Otworzy się wówczas okno Asystent osobisty.

Rys. Okno Asystent osobisty

Możemy w nim prowadzić konwersację na różne sposoby:

• Po użyciu przycisku Sprawdź co potrafię otrzymamy listę obszarów wspieranych przez Asystenta. Po wybraniu interesującego nas obszaru otrzymamy gotową listę powiązanych z nim tematów. Kliknięcie dowolnego tematu spowoduje skierowanie zapytania do Asystenta.
• Można od razu użyć gotowych podpowiedzi w sekcji Sugerowane tematy – kliknięcie wybranego przycisku spowoduje skierowanie zapytania do Asystenta. Jeżeli interesującego nas tematu nie ma wśród wyświetlonych propozycji, możemy użyć przycisku Więcej sugestii, aby pokazać pozostałe dostępne pozycje.
• Można wprowadzić własne zapytania do Asystenta w oknie czatu, a następnie używamy przycisku Wyślij lub klawisza <Enter>.
• Można użyć komendy głosowej – w tym celu używamy przycisku Rozpoznawaj głos, oznaczonego ikoną mikrofonu (użycie komend głosowych może wymagać udzielenia dodatkowej zgody na dostęp do mikrofonu użytkownika), a następnie ustnie przekazujemy zapytanie i używamy przycisku Wyślij lub klawisza <Enter>.

W górnej belce okna dostępne są dodatkowe przyciski akcji:

• Włącz czytanie tekstu – umożliwia włączenie funkcji głosowego odczytywania odpowiedzi oraz komunikatów Asystenta.
• Wyczyść czat z Asystentem – służy do wyczyszczenia okna rozmowy i kontekstu (tematu) przed zadaniem pytania dotyczącego innego tematu.
• Zamknij – zamyka okno Asystenta bez czyszczenia kontekstu rozmowy.

Poniżej przedstawiono listę tematów wspieranych przez Asystenta osobistego w Portalu HR.

Zapytania dotyczące podwładnych pracowników mogą dotyczyć:

• konkretnego pracownika – wówczas w pytaniu wskazujemy jego imię i nazwisko,
• działu organizacji – wskazujemy nazwę działu lub
• wszystkich podwładnych pracowników – używamy wówczas sformułowań dotyczących ogółu pracowników, jak np. moi pracownicy, moi podwładni itp.

W przypadku, gdy odpowiedź Asystenta zawiera dużo wyników, prezentowana może być tylko część z nich. W podsumowaniu znajdziemy wówczas informację o łącznej ich liczbie oraz liczbie rekordów wyświetlonych. Za pomocą przycisku Zobacz szczegóły możemy szybko przejść do odpowiedniego pulpitu, na którym mamy możliwość zweryfikowania całości danych powiązanych z naszym zapytaniem.

Rys. Przykładowa odpowiedź Asystenta, cz. 1

Rys. Przykładowa odpowiedź Asystenta, cz. 2 – przycisk Zobacz szczegóły oraz podsumowanie

W oknie Asystenta mogą pojawiać się także sugerowane pytania powiązane z naszym zapytaniem. Możemy je wykorzystać w celu kontynuowania konwersacji – po kliknięciu wybranego pytania zostanie ono automatyczne przeniesione do okna czatu. Możemy je zmodyfikować według własnych potrzeb lub użyć przycisku Wyślij lub klawisza <Enter>, aby przekazać pytanie do Asystenta.

Poniżej odpowiedzi znajdują się filtry użyte przez Asystenta do udzielenia odpowiedzi. Wskazują one np. okres, z którego dane zostały uwzględnione. Odpowiedź Asystenta możemy zawęzić do interesujących nas informacji, wykorzystując funkcję filtrowania. W tym celu w oknie czatu pod odpowiedzią Asystenta wpisujemy frazę wskazującą, w jaki sposób chcemy zawęzić dane z uzyskanej wcześniej odpowiedzi. Dane te możemy filtrować, w zależności od tematu rozmowy, po:

• rodzaju – np. rodzaju nieobecności, rodzaju wyposażenia, rodzaju składnika płacowego;
• dacie – możemy polecić Asystentowi, aby pokazał dane wyłącznie z wybranego okresu (miesiąc, rok) lub też z konkretnego dnia;
• pracowniku – w tym celu wskazujemy Asystentowi, aby pokazał tylko dane dotyczące konkretnego pracownika, podając jego imię i nazwisko;
• dziale organizacji – wskazujemy Asystentowi, aby pokazał tylko dane dotyczące danego działu;
• statusie – dla zapytania Moje wnioski mamy możliwość wyfiltrowania wniosków w określonym statusie.

Rys. Przykład filtrowania danych w odpowiedzi Asystenta

Jeżeli odpowiedź Asystenta zawiera wyniki uporządkowane w sposób chronologiczny, możemy zmienić sposób ich sortowania. W tym celu pod odpowiedzią Asystenta wpisujemy frazę wskazującą pożądany sposób prezentacji danych (np. pokaż od zarejestrowanego najpóźniej, pokaż od najnowszego itp.).

Rys. Przykład sortowania danych w odpowiedzi Asystenta

Asystent osobisty zaprojektowany został w taki sposób, aby udzielać odpowiedzi zgodnie z tematem konwersacji. Jeżeli chcemy zadać kolejne pytanie, które dotyczy innego tematu – w pierwszej kolejności powinniśmy użyć przycisku Wyczyść czat z Asystentem, oznaczonego ikoną gumki do ścierania, który usunie kontekst poprzedniej rozmowy.

W przypadku niektórych fraz efektem działań Asystenta nie będzie udzielenie odpowiedzi, a wywołanie akcji:

• Dodaj wniosek urlopowy – spowoduje otwarcie formularza rejestracji wniosku. Formułując polecenie do Asystenta, możemy wskazać parametry akcji, np. Dodaj wniosek urlopowy na jutro, zastępca Jan Kowalski. Spowoduje to automatyczne uzupełnienie pól formularza zgodnie ze wskazanymi wartościami.
• Rozpocznij pracę oraz Zakończ pracę – w przypadku poleceń dotyczących rejestracji pracy, efektem będzie otwarcie okna służącego rejestracji rozpoczęcia lub zakończenia pracy. Ich dostępność zależna jest od konfiguracji rejestracji czasu pracy w organizacji.
• Baza wiedzy i moje dokumenty – jeżeli dokument jest w formacie pdf, zostanie on otworzony. W przypadku innych formatów, zostanie otworzone okno systemowe służące do zapisania wskazanego dokumentu na dysku. Jeżeli podana przez nas nazwa dokumentu pasuje do więcej niż jednego pliku, Asystent otworzy okno Wybierz dokument, w którym z listy rozwijanej wybieramy interesujący dokument.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE