Jednym z zadań pracowników działów HR jest sporządzanie umów cywilnoprawnych i rejestrowanie rachunków do tych umów, stanowiących podstawę rozliczenia między zleceniodawcą a zleceniobiorcą.

System Softlab HR może znacznie usprawnić pracę zespołów kadrowo-płacowych w zakresie powyższych czynności. Dodano w tym celu mechanizm automatycznie generujący propozycje kolejnych umów zlecenia i rachunków do umów cywilnoprawnych.

Dotychczas pracownik działu HR musiał pamiętać, kiedy kończy się umowa zawarta ze zleceniobiorcą i w odpowiednim czasie zarejestrować kolejną, jeżeli zatrudnienie w tej formie miało być kontynuowane. Ponadto był zobowiązany rejestrować i rozliczać we właściwym terminie rachunki do umów zlecenia.

Teraz umowa i rachunek jako propozycje mogą pojawiać się automatycznie w słownikach Propozycje odnowienia umów bezosobowych i Propozycje wystawienia rachunków w module Fundusz Bezosobowy.

Propozycje odnowienia umów bezosobowych

Do każdej procedury umożliwiającej zatrudnienie osoby na umowę cywilnoprawną lub rejestrującej nową umowę bezosobową oraz do okien edycyjnych umowy bezosobowej zostało dodane pole Odnawiaj automatycznie.

Rys. Pole Odnawiaj automatycznie w parametrach procedur Zatrudnianie pracownika

Rys. Pole Odnawiaj automatycznie w oknie edycji umowy bezosobowej w szczególe Umowy bezosobowe w słowniku Pracownicy

Pole Odnawiaj automatycznie jest widoczne, jeżeli:

• włączony jest mechanizm automatycznego odnowienia umów bezosobowych,
• wybrany rodzaj umowy jest skonfigurowany jako możliwy do odnowienia,
• jest uzupełnione pole Data do/Umowa do.

Oznaczona w taki sposób umowa będzie się automatycznie wyświetlać jako propozycja odnowienia.

Zostało wprowadzone również zabezpieczenie przed oznaczeniem umowy jako „odnawianej automatycznie”, jeżeli w momencie zapisywania umowy pole Odnawiaj automatycznie jest zaznaczone, a wybrany typ umowy nie jest skonfigurowany jako możliwy do odnowienia, umowa jest zawarta na czas nieokreślony lub nie został zdefiniowany termin wygenerowania pierwszej propozycji odnowienia umowy. Z pola Odnawiaj automatycznie zostanie wówczas automatycznie usunięte zaznaczenie.

Wszystkie propozycje odnowień umów cywilnoprawnych są zapisywane w słowniku Propozycje odnowienia umów bezosobowych w module Fundusz bezosobowy.

Rys. Słownik Propozycje odnowienia umów bezosobowych, część 1

Rys. Słownik Propozycje odnowienia umów bezosobowych, część 2

Słownik ma dostępne trzy szczegóły:

• Błędy/komunikaty – zawiera takie dane, jak data, treść komunikatu i informacja, czy problem blokuje ustawienie umowy,
• Aktualna umowa – zawiera informacje o dotychczasowej umowie,
• Wygenerowana umowa – zawiera dane dotyczące wygenerowanej umowy.

Słownik może być uzupełniany nowymi propozycjami kolejnych umów cywilnoprawnych codziennie rano za pomocą uruchamianego automatycznie mechanizmu.

W słowniku jest dostępna procedura Wygeneruj nowe propozycje. Jest to ta sama procedura, która jest uruchamiana także przez wyżej wymieniony mechanizm. W wyniku jej działania pojawiają się nowe propozycje odnowienia umów bezosobowych lub komunikat o ich braku.

Do odnowienia kwalifikują się umowy, które spełniają następujące warunki:

• umowa z pracownikiem nie została rozwiązana,
• jest włączony mechanizm automatycznego odnawiania umów,
• jest zdefiniowany termin wygenerowania pierwszej propozycji odnowienia umowy, określony jako liczba dni pozostałych do końca dotychczasowej umowy,
• dla umowy jest zaznaczone pole Odnawiaj automatycznie,
• data końca umowy zawiera się w okresie od dnia dzisiejszego do terminu wygenerowania pierwszej propozycji odnowienia umowy, określonego jako liczba dni pozostałych do końca dotychczasowej umowy,
• nie ma wygenerowanej propozycji odnowienia tej umowy w statusie innym niż Odrzucona.

W wyniku działania procedury zostaną utworzone propozycje umów i uzupełnione warunki aktualnej umowy i takie same warunki propozycji jej odnowienia, ale z wyznaczonym nowym okresem obowiązywania.

Nowe daty obowiązywania umowy są wyznaczane według następującego schematu:

• dotychczasowa umowa była zawarta na pełne miesiące od pierwszego dnia miesiąca do ostatniego dnia miesiąca – umowa przedłużona rejestrowana jest na tyle samo miesięcy,
• dotychczasowa umowa nie jest pierwszą umową pracownika i była zawarta na pełne miesiące, a termin jej rozpoczęcia przypadał w trakcie miesiąca np. od 15 dnia pierwszego miesiąca do 14 dnia kolejnego miesiąca – umowa przedłużona w ten sam sposób na tyle samo miesięcy,
• pierwsza umowa pracownika została zawarta do ostatniego dnia miesiąca – umowa zawarta na taki sam okres, ale w zaokrągleniu do pełnych miesięcy,
• jeśli umowa nie mieści się w żadnym z powyższych schematów, to zostaje przedłużona na tyle samo dni, co pierwotna umowa.

Wygenerowana propozycja jest w statusie Nowy. W tym momencie użytkownik ma możliwość:

• edycji dowolnych warunków przedłużanej umowy,
• odrzucenia propozycji – procedura Odrzuć propozycję zmienia status propozycji na Odrzucona i opcjonalnie (przy odpowiedniej konfiguracji) odznacza pole Odnawiaj automatycznie dla aktualnej umowy,
• usunięcia przygotowanej propozycji,
• zaakceptowania propozycji umowy.

Rys. Okno edycyjne słownika Propozycje odnowienia umów bezosobowych

Po zmianie statusu propozycji na Zaakceptowana zostaje zablokowana możliwość jej edycji i usunięcia, ale możliwe jest zarejestrowanie umowy na jej podstawie za pomocą procedury Wygeneruj umowę. Jeżeli podczas generowania umowy system napotka jakiś problem, który zablokuje wykonanie, wstawi odpowiedni komunikat (lub komunikaty) dotyczące problemu, pominie taki rekord i przejdzie dalej. Jeżeli napotkany problem nie jest blokujący, a stanowi formę ostrzeżenia, system wykona działanie, ale również wstawi odpowiedni komunikat.

Propozycje wystawienia nowych rachunków dla umowy bezosobowej

Do każdej procedury umożliwiającej zarejestrowanie zatrudnienia osoby na umowę cywilnoprawną lub tworzącej nową umowę bezosobową oraz do okien edycyjnych umowy bezosobowej został dodany parametr Podpowiadaj nowe rachunki.

Rys. Pole Podpowiadaj nowe rachunki w procedurze Zatrudnienie pracownika

Rys. Pole Podpowiadaj nowe rachunki w oknie edycji umowy bezosobowej w szczególe Umowy bezosobowe w słowniku Pracownicy

Pole Podpowiadaj nowe rachunki jest widoczne, jeżeli jest uruchomiony mechanizm automatycznie tworzący propozycje rachunków do umów cywilnoprawnych oraz w polu Typ stawki jest wybrana wartość: Miesięczna, Kwartalna lub Półroczna. Umowa oznaczona w taki sposób będzie się automatycznie podpowiadać do propozycji wystawienia rachunku, jeżeli w danym okresie jeszcze nie został przygotowany.

Zostało wprowadzone również następujące zabezpieczenie: jeżeli w momencie zapisu umowy zaznaczone jest pole Podpowiadaj nowe rachunki, a pozostałe parametry umowy nie spełniają warunków, aby mogło być ono wyświetlone, to w trakcie procesu zapisywania zostanie usunięte zaznaczenie tego pola.

Wszystkie propozycje nowych rachunków będą zapisywane w słowniku Propozycje wystawienia rachunków. Słownik dostępny jest w module Fundusz Bezosobowy.

Rys. Słownik Propozycje wystawienia rachunków, część 1

Rys. Słownik Propozycje wystawienia rachunków, część 2

W słowniku dostępne są dwa szczegóły:

• Błędy/komunikaty – zawiera dane takie, jak data, komunikat i informacja, czy problem blokuje wygenerowanie rachunku,
• Wygenerowany rachunek – zawiera informację o wygenerowanym rachunku.

Słownik może być uzupełniany codziennie rano za pomocą mechanizmu automatycznie tworzącego propozycje rachunków do umów cywilnoprawnych.

W słowniku użytkownik ma dostęp do procedury Wygeneruj propozycje rachunków. Jest to ta sama procedura, która jest uruchamiana przez wyżej opisany mechanizm. W wyniku jej uruchomienia pojawiają się nowe propozycje rachunków lub komunikat o ich braku.

Do wystawienia propozycji rachunku kwalifikują się umowy, które spełniają wszystkie poniżej wymienione warunki:

• umowa z pracownikiem nie została rozwiązana,
• jest włączony mechanizm automatycznego wystawiania rachunków do umów cywilnoprawnych,
• jest zdefiniowany termin wygenerowania propozycji rachunku określony jako liczba dni pozostałych do terminu wypłaty wynagrodzenia ze zlecenia wynikającego z wybranego typu stawki (np. dla stawki miesięcznej jest to ostatni dzień miesiąca),
• dla umowy jest zaznaczone pole Podpowiadaj nowe rachunki,
• umowa ma Typ stawki wskazany spośród poniższych:

• Miesięczna,
• Kwartalna,
• lub Półroczna,

• umowa nie ma wygenerowanego rachunku w bieżącym okresie,
• nie ma wygenerowanej propozycji rachunku do umowy w statusie innym niż Odrzucona.

W wyniku działania procedury zostaną utworzone propozycje rachunku na podstawie warunków aktualnej umowy. Powstanie taka propozycja rachunku, jak utworzona za pomocą procedury Dodaj nowy rachunek (z identycznymi danymi). Wygenerowana propozycja rachunku uzyskuje status Nowa.

W tym momencie użytkownik ma możliwość:

• edycji dowolnych warunków nowego rachunku,
• przypisania listy płac za pomocą akcji Przypisz listę płac, która pozwala na wprowadzenie numeru nagłówka istniejącej listy płac lub zdefiniowanie nowego nagłówka,
• odrzucenia propozycji – za pomocą akcji procedura Odrzuć propozycję, co zmienia status propozycji na Odrzucona i opcjonalnie (przy odpowiedniej konfiguracji) odznacza pole Podpowiadaj nowe rachunki dla aktualnej umowy,
• usunięcia przygotowanej propozycji,
• zaakceptowania propozycji rachunku.

Rys. Okno edycyjne słownika Propozycje wystawienia rachunków

Rys. Okno procedury Przypisz listę płac

Rys. Parametry procedury Dodaj listę płac

Status propozycji rachunku na Zaakceptowana można zmienić tylko wtedy, jeżeli zostanie do niego przypisany numer listy płac, w przeciwnym wypadku podczas próby zaakceptowania propozycji użytkownik zostanie o tym poinformowany.

Rys. Komunikat o braku przypisanego do propozycji rachunku numeru listy płac

Po zmianie statusu propozycji na Zaakceptowana zostaje zablokowana możliwość jej edycji i usunięcia, ale możliwe jest na tej podstawie wystawienie rachunku za pomocą procedury Wygeneruj rachunek. Jeżeli podczas generowania umowy system napotka jakiś problem, który zablokuje wykonanie, wstawi odpowiedni komunikat lub odpowiednie komunikaty dotyczące problemu, pominie taki rekord i przejdzie dalej. Jeżeli napotkany problem nie jest blokujący, a stanowi formę ostrzeżenia, system wykona działanie, ale również wstawi odpowiedni komunikat.

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK