W Portalu HR udostępniono możliwość rejestracji wniosków o przyznanie świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Zarówno rodzaje dostępnych świadczeń, jak i zakres danych podawanych we wniosku o ich przyznanie zależne są od przyjętego w organizacji regulaminu ZFŚS, dlatego też pracownikom kadr zapewniona została duża elastyczność w nadawaniu ostatecznego kształtu formularzom wniosków. Ponadto przewidziano dwa sposoby rejestracji takich wniosków: z inicjatywy samego pracownika albo z inicjatywy pracownika kadr, który udostępnia pracownikom wniosek do uzupełnienia.

Jeżeli w organizacji przewidziano możliwość rejestracji wniosku inicjowanego przez pracowników, dostępny on będzie na pulpicie Wnioski, w sekcji Dodaj wniosek, w kategorii Kadrowe, pod nazwą Świadczenie z ZFŚS.

Rys. Formularz wniosku Świadczenie z ZFŚS – część 1

Rys. Formularz wniosku Świadczenie z ZFŚS – część 2

Po otwarciu formularza wniosku w pierwszej kolejności należy wskazać rodzaj świadczenia, którego ma on dotyczyć. Wyboru dokonujemy z listy rozwijanej dostępnej w polu Rodzaj świadczenia. Dostępność świadczeń na liście zależna jest od konfiguracji w systemie kadrowo-płacowym. Jeżeli w systemie przewidziano tylko jeden rodzaj świadczenia, o który można wnioskować z Portalu HR, uzupełni się on automatycznie. Po wyborze świadczenia w polu Opis wyświetlona zostanie jego charakterystyka.

W zależności od wybranego rodzaju świadczenia, formularz wniosku może wyglądać inaczej – dostępność poszczególnych sekcji i elementów wniosku zależna jest od jego konfiguracji. Poniżej opisano wszystkie udostępnione sekcje i pola.

Sekcja tabelaryczna służy do wskazywania osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym z wnioskodawcą. W celu usprawnienia procesu wnioskowania jest ona wstępnie zasilana danymi członków rodziny zarejestrowanymi w systemie kadrowo-płacowym (o stopniu pokrewieństwa małżonek oraz dziecko własne, przysposobione lub dziecko małżonka) oraz danymi samego pracownika-wnioskodawcy. Zakres zbieranych we wniosku danych obejmuje imię i nazwisko oraz stopień pokrewieństwa, a w przypadku dzieci – również datę urodzenia i informację o kontynuowaniu nauki (informacja ta nie jest domyślnie prezentowana w tabeli, aby ją zobaczyć należy ją włączyć za pomocą przycisku Ustawienia).

W tabeli należy również wskazać osoby, które są – zgodnie z przyjętym w organizacji regulaminem ZFŚS – uprawnione do otrzymania świadczenia, o które wnioskujemy.

W sekcji przewidziano możliwość wykonywania następujących akcji:

• Dodaj osobę – pozwala na wskazanie kolejnej osoby pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym z wnioskodawcą,
• Edytuj – pozwala na edycję i poprawienie danych osoby na wniosku, jeżeli wcześniej wprowadzone dane są nieaktualne. Służy również do wskazywania osób, które uprawnione są do otrzymania świadczenia.
• Usuń – powoduje usunięcie osoby z listy osób pozostających we wspólnym gospodarstwie. Akcja ta niedostępna jest dla pozycji dotyczącej pracownika-wnioskodawcy.

Rys. Okno edycyjne Dodaj osobę

Poniżej sekcji tabelarycznej znajduje się pole Liczba osób we wspólnym gospodarstwie domowym, które służy do wskazywania osób pozostających we wspólnym gospodarstwie w sposób numeryczny – bez konieczności podawania danych tych osób.

Pole Dochód gospodarstwa domowego z ostatnich 3 mies. służy do wskazania dochodu gospodarstwa domowego pracownika w wybranym okresie. Informacja ta wykorzystywana jest we wnioskach, w których wysokość przyznanego świadczenia z ZFŚS zależna jest od wysokości dochodów w gospodarstwie domowym pracownika. Opis pola jest konfigurowany w systemie kadrowo-płacowym i możliwe jest jego dostosowanie do wymagań organizacji i danego rodzaju świadczenia.

Poniżej znajduje się sekcja Oświadczenie. Treść oświadczenia również można dowolnie zmieniać przy konfiguracji wniosku o dany rodzaj świadczenia. Ponadto możliwe jest dodanie wymogu akceptacji treści oświadczenia przez pracownika rejestrującego wniosek, bez której zapisanie wniosku nie będzie możliwe.

Po przesłaniu wniosku w portalu trafia on do systemu Softlab HR, do słownika Akceptacje wniosków o świadczenie ZFŚS, gdzie czeka na akceptację pracownika działu HR.

Rys. Słownik Akceptacje wniosków o świadczenie ZFŚS – część 1

Rys. Słownik Akceptacje wniosków o świadczenie ZFŚS – część 2

Rys. Słownik Akceptacje wniosków o świadczenie ZFŚS – część 3

Słownik ten udostępnia następujące informacje:

• Pracownik – nazwisko, imię, logo osoby oraz numer umowy pracownika, którego wniosek dotyczy,
• Status – informacja o aktualnym statusie wniosku,
• Źródło utworzenia wniosku (portal lub system kadrowo-płacowy),
• Data utworzenia – data wysłania wniosku w Portalu HR lub data utworzenia wniosku przez pracownika kadr (w zależności od źródła wniosku),
• Świadczenie – rodzaj oraz opis świadczenia z ZFŚS, którego wniosek dotyczy,
• Dochody;Opis – skonfigurowany przez pracownika kadr opis pola służącego do wskazywania na wniosku dochodu gospodarstwa domowego pracownika,
• Dochody;Wysokość – wysokość dochodu w gospodarstwie wskazana przez pracownika,
• Liczba osób;Na wniosku – liczba osób we wspólnym gospodarstwie domowym wykazana w sekcji tabelarycznej na wniosku,
• Liczba osób;Którym przysługuje świadczenie – liczba osób we wspólnym gospodarstwie domowym wykazana w sekcji tabelarycznej na wniosku, które pracownik oznaczył jako uprawnione do otrzymania świadczenia danego rodzaju,
• Liczba osób;W gospodarstwie domowym – liczba osób we wspólnym gospodarstwie domowym wskazana przez pracownika w polu Liczba osób we wspólnym gospodarstwie domowym na wniosku,
• Oświadczenie;Treść – skonfigurowana przez pracownika kadr treść oświadczenia widoczna na wniosku,
• Oświadczenie;Akceptacja – informacja, czy do złożenia wniosku wymagane było/jest akceptacja treści oświadczenia,
• Termin składania – termin składania wniosku określony przez pracownika kadr (dotyczy wyłącznie wniosków inicjowanych z systemu kadrowo-płacowego).

Najważniejsze informacje o wniosku wyświetlane są w panelu bocznym umieszczonym z prawej strony słownika.

Drugim sposobem rejestracji wniosków o przyznanie świadczenia z ZFŚS jest utworzenie wniosków przez pracownika kadr i następnie wysłanie ich do uzupełnienia wybranej grupie pracowników. Wnioski tworzone są w słowniku Akceptacje wniosków o świadczenie ZFŚS przy użyciu akcji Generuj wnioski.

Rys. Parametry akcji Generuj wnioski

Po uruchomieniu akcji w pierwszej kolejności należy wskazać, którym pracownikom chcemy udostępnić wniosek do uzupełnienia. W polu Generuj dla mamy możliwość wyboru konkretnego pracownika, zestawu pracowników (zestawy możemy definiować zgodnie z potrzebami, np. pracownicy z dziećmi) lub wszystkich pracowników organizacji. Następnie w polu Rodzaj świadczenia wybieramy z listy skonfigurowanych wniosków ten, który chcemy przekazać do wypełnienia. Istnieje możliwość wskazania terminu, do którego pracownicy mogą przesyłać wypełnione wnioski – określamy go w polu Termin składania. Jeżeli dla danego typu wniosku skonfigurowano wymóg podania dochodów, w polu Opis pola z dochodem możemy zmienić tekst opisowy wyświetlany na wniosku obok pola, w którym pracownik wskazuje wysokość dochodów, definiując tym samym okres, za który dochód ma być wykazywany.

Po kliknięciu przycisku OK wniosek zostanie przesłany do wskazanych pracowników w Portalu HR. Pracownicy ci otrzymają powiadomienie o przekazaniu im wniosku do uzupełnienia. Wniosek widoczny będzie na pulpicie Wnioski w sekcji Wnioski, w statusie Czeka na informacje od pracownika. Pracownik może wniosek uzupełnić (za pomocą akcji Edytuj) i następnie za pomocą akcji Akceptuj przesłać go do działu kadr, lub też go odrzucić.

Rys. Wniosek Świadczenie ZFŚS w statusie Czeka na informacje od pracownika

Po zaakceptowaniu wniosku przez pracownika, zostaje on przesłany do systemu Softlab HR, do słownika Akceptacje wniosków o świadczenie ZFŚS, gdzie czeka na decyzję pracownika kadr.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK