Dla dużych firm z rozbudowaną strukturą terytorialną sprawne i terminowe przygotowanie listy wypłat bywa niekiedy dużym wyzwaniem. Szczególnie, jeśli na te listy wprowadzone muszą być dane dotyczące dodatkowych składników wynagrodzeń (premii, nagród). Użycie mechanizmu składników wsadowych dostępnego w systemie Softlab HR by Asseco może istotnie przyśpieszyć przygotowywanie list wypłat.

Potrzeba biznesowa

Skuteczne i efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga, aby dane o kosztach i strukturze wynagrodzeń trafiły do kadry zarządzającej najszybciej jak to możliwe. Jest to szczególnie istotne, jeśli firma należy do części międzynarodowej grupy (np. oddziału międzynarodowej korporacji). Ponieważ na podstawie danych przekazywanych do centrali z różnych krajów przygotowywany jest skonsolidowany wynik finansowy.

Nie mniej istotne jest terminowe wypłacanie wynagrodzeń pracownikom. Opóźnienia i błędy w tym zakresie obniżają zaufanie pracownika do pracodawcy.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Podczas zamykania miesiąca z lokalnych oddziałów przekazywane są informacje o przyznanych pracownikom premiach i nagrodach. Najczęściej takie zestawienia mają formę list premiowych, podpisanych i zatwierdzonych przez lokalnego przełożonego. Jednorazowe składniki płacowe, takie jak premie i nagrody, muszą zostać wprowadzone z tych zestawień na listę płac dla każdego pracownika, który zasłużył na nie w danym okresie rozliczeniowym. W przypadku firmy zatrudniającej wielu pracowników wymaga to dużo czasu lub dodatkowych osób zatrudnionych w dziale płac.

Jak to usprawniliśmy

Do wprowadzania dużej liczby składników jednorazowych w aplikacji Softlab HR by Asseco istnieje mechanizm składników wsadowych. Aby wprowadzić składnik o tym samym kodzie dla wielu osób na danej liście płac, należy otworzyć słownik Kartoteka składników wsadowych na wskazaną listę.

Rys. 1. Kartoteka składników wsadowych na wskazaną listę

Po uzupełnieniu numeru listy i kodu składnika można wprowadzać wybranym osobom wartości, tak jak w przypadku wykonania tej czynności w Excelu, kontrolując jednocześnie podsumowanie wprowadzonych kwot.

Rys. 2. Wprowadzanie ręczne wartości składników wsadowych

Po uzupełnieniu wartości należy zmienić status składników na Zatwierdzony.

Rys. 3. Zmiana statusu składników wsadowych

Do naliczeń wejdą tylko zatwierdzone składniki. Status może zmienić osoba o odpowiednich uprawnieniach: przełożony lub pracownik działu płac.

Po przeliczeniu listy płac składniki pochodzące z kartoteki składników wsadowych zostaną automatycznie wstawione do naliczeń. Taki składnik w naliczeniu jest wyróżniony odpowiednim kolorem i adnotacją składnik wsadowy.

Rys. 4. Składnik wsadowy w naliczeniu

Aby jeszcze bardziej przyśpieszyć proces wprowadzania składników wsadowych, istnieje możliwość zaimportowania ich z odpowiednio przygotowanego arkusza Excel. Poniżej można zobaczyć tabelę z przykładowymi danymi przeznaczonymi do importu.

Rys. 5. Arkusz Excel z kwotami składników wsadowych do zaimportowania

Import wykonuje się za pomocą jednej z dwóch dedykowanych procedur importowych: Import danych wsadowych z Excela lub Import danych wsadowych ze schowka (format excel).

Rys. 6. Procedury do importu składników wsadowych z Excela

Pierwsza procedura wymaga wskazania pliku z dysku, druga – wklejenia skopiowanych wcześniej z Excela wartości. Dalsze postępowanie jest identyczne jak w przypadku ręcznego wprowadzania kwot.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Z opisanego mechanizmu można skorzystać przy naliczaniu każdej listy wypłat.

Przykład 1

Firma X zajmująca się dystrybucją środków farmaceutycznych zatrudnia wielu przedstawicieli działających w kilku regionach kraju, a także na rynku zagranicznym. Dotychczas informacja o premiach przyznawanych pracownikom osiągającym wysokie wyniki sprzedażowe zapisywana była wyłącznie w plikach Excel utrzymywanych przez działy płac w lokalnych oddziałach firmy. Po niewielkich zmianach struktury tych plików: ustandaryzowaniu danych i dopisaniu logo każdego pracownika, taki plik mógł zostać zaimportowany bezpośrednio do systemu Softlab HR by Asseco.

Przykład 2

Firma Y chciałaby objąć siecią sprzedaży nowe regiony kraju. Jednym z problemów, którego obawiali się pracownicy działu płac były skomplikowane procedury związane z naliczaniem płac w tym ich dodatkowych składników. Opisywany w tym artykule mechanizm znacznie uprościł ich pracę, także w obliczu konieczności obsługi nowych oddziałów.

Jakie to daje korzyści

• Przyśpieszenie procesu przygotowywania list wypłat.
• Minimalizacja możliwości popełnienia błędu, dzięki mechanizmowi importu składników z arkuszy przygotowanych i zweryfikowanych w oddziałach.

Autor wpisu: Artur Ciok