Funkcjonalność ograniczonego dostępu do Portalu HR dla pracowników zwolnionych rozszerzono o możliwość odbierania i ponownego nadawania dostępu do Portalu HR. W przypadku uznania, że dalszy dostęp do Portalu dla zwolnionego pracownika jest bezzasadny, możliwa jest dezaktywacja jego konta celem zwolnienia licencji dostępowej i wykorzystania jej dla kolejnych użytkowników.
W systemie Softlab HR dodano słownik Operatorzy portalu z ograniczonym dostępem – Dokumenty elektroniczne, w którym można sprawdzić, którzy użytkownicy pobrali już swoje dokumenty PIT-11 lub RMUA, i nie potrzebują już dostępu do Portalu HR, a następnie dezaktywować ich konta na Portalu.
Rys. 1. Operatorzy portalu z ograniczonym dostępem – Dokumenty elektroniczne, przekrój PIT-11, cz. 1
Rys. 2. Operatorzy portalu z ograniczonym dostępem – Dokumenty elektroniczne, przekrój PIT-11, cz. 2
Słownik ten zawiera dane operatorów z ograniczonym/odebranym dostępem do Portalu HR, dla których utworzony został wpis w słowniku PIT-11 – dokumenty elektroniczne oraz ZUS RMUA roczna – dokumenty elektroniczne, rodzaj wyświetlanych dokumentów zależy od aktywnego przekroju słownika. Udostępnia on następujące informacje:
- Operator – login użytkownika,
- Adres e-mail użytkownika,
- Imię,
- Nazwisko,
- Logo osoby,
- Id umowy – numer umowy osoby zatrudnionej będącej użytkownikiem portalu HR,
- Data zwolnienia,
- Płatnik,
- Operator;Aktywny – informacja, czy operator ma możliwość zalogowania się na swoje konto w Portalu HR (czy korzysta z licencji),
- Operator;Ma dostęp do bazy wiedzy – informacja, czy operator ma dostęp do pulpitu Baza wiedzy i dokumenty.
W słowniku znajdują się też informacje o dokumencie elektronicznym dla zwolnionego pracownika: PIT-11 lub ZUS RMUA Roczna, takie jak:
- Typ dystrybucji – informacja o sposobie dostarczenia dokumentu pracownikowi, aktualna na ostatni dzień roku, którego dotyczy dokument,
- Status dokumentu – aktualny status dokumentu,
- W portalu – informacja, czy dokument został udostępniony pracownikowi w Portalu,
- Pobrany/a – informacja, czy pracownik pobrał udostępniony w Portalu dokument. Informacja ta uzupełniania jest tylko wtedy, kiedy dla danego rodzaju dokumentu skonfigurowano potwierdzanie pobrania go przez użytkownika Portalu.
W słowniku dostępny jest filtr Rok, w którym wskazujemy rok podatkowy, którego dotyczy dokument PIT-11 lub ZUS RMUA roczna. Pole to domyślnie inicjuje się ubiegłym rokiem podatkowym.
Dokumenty elektroniczne PIT-11 i ZUS RMUA roczna za dany rok podatkowy można wygenerować odpowiednio w słowniku PIT-11 – dokumenty elektroniczne oraz ZUS RMUA roczna – dokumenty elektroniczne.
W nowym słowniku Operatorzy portalu z ograniczonym dostępem – Dokumenty elektroniczne dostępna jest akcja Dezaktywuj operatora. Może ona znaleźć zastosowanie w sytuacji, kiedy zwolniony pracownik pobrał już przekazane mu w Portalu HR dokumenty elektroniczne PIT-11 lub RMUA i dalszy dostęp do Portalu jest bezzasadny. W takiej sytuacji pracownik kadrowy może odebrać mu uprawnienia dostępu i przydzielić zwolnioną licencję kolejnemu pracownikowi organizacji.
Możliwe jest również przywrócenie operatorowi ograniczonego dostępu do Portalu HR. Służy do tego akcja Aktywuj operatora. Może być ona użyteczna w sytuacji omyłkowego odebrania uprawnień użytkownikowi Portalu lub na prośbę samego użytkownika, w celu ponownego pobrania dokumentu.