Retencja danych to praktyka przechowywania informacji lub danych przez określony czas – zwykle zgodnie z wymogami prawno-regulacyjnymi lub politykami organizacji – po którym następuje ich usunięcie lub archiwizacja. Jest to istotny element zarządzania danymi, mający na celu zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi oraz optymalne wykorzystanie zasobów przechowywania.
Zgodnie z art. 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE dane osobowe mogą być przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów, dla realizacji których dane te są przetwarzane.
Aby zapewnić zgodność sposobu przetwarzania danych w Portalu HR z przepisami prawa, umożliwiono konfigurowanie okresów retencji danych odrębnie dla poszczególnych obszarów. Po upływie wskazanego okresu dane są usuwane z Portalu HR, ale pozostają nienaruszone w systemie kadrowo-płacowym.
Liczba lat przechowywania danych liczona jest, począwszy od daty retencji, która dla każdego z obszarów wyznaczana jest inaczej.
W tabeli poniżej wykazano sposób wyznaczania daty retencji dla każdego obszaru:
|
Obszar |
Opis |
|
Baza wiedzy |
Data retencji to „data do” dokumentu. W przypadku gdy „data do” jest pusta, data retencji to data przesłania wpisu na portal. |
|
Dokumenty podatkowe PIT i dla ZUS |
Data retencji to data przesłania dokumentu na portal. |
|
Fundusz bezosobowy (rachunki) |
Data retencji to data wystawienia rachunku. |
|
Fundusz bezosobowy (umowy) |
Data retencji to „data do” umowy. Jeżeli umowa nie ma uzupełnionej „daty do”, to umowa nie podlega retencji. |
|
Listy płac |
Data retencji to data wypłaty wynagrodzenia, określona w nagłówku listy płac. |
|
Nieobecności (w tym limity urlopowe i plany urlopowe) |
Data retencji to:
|
|
Kalendarze |
Data retencji to:
|
|
Wnioski |
Data ostatniej akceptacji (dotyczy wniosków o zakończonym obiegu – o statusie ZAAKCEPTOWANY / ODRZUCONY). Jest to data ostatniej akceptacji wniosku ze ścieżkami autoryzacji lub data uzyskania przez wniosek statusu końcowego (w przypadku wniosków kadrowych). |
|
Ogłoszenia i ulepszenia |
Datą retencji jest datą wygaśnięcia. Jeżeli jest pusta, to datą retencji jest data dodania. |
|
Pozostałe dokumenty (Załączniki HR) |
Data retencji to data dodania dokumentu. |
|
Pożyczki |
Retencji podlegają tylko spłacone pożyczki. Data retencji to data ostatniej spłaconej raty pożyczki. |
|
Pytania do kadr |
Data dodania ostatniej odpowiedzi. |
Okres przechowywania danych liczony jest, począwszy od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym nastąpiło zdarzenie określające datę retencji. Oznacza to, że dla pożyczki spłaconej przez pracownika 14 sierpnia 2021 roku okres przechowywania danych liczony będzie od 1 stycznia 2022 roku. Jeżeli jako liczbę lat przechowywania dla obszaru Pożyczki ustawimy wartość 2, dotyczące jej dane zostaną usunięte z Portalu HR 1 stycznia 2024 roku.
Uwaga! Należy mieć na uwadze, że dane z obszaru Ogłoszenia i ulepszenia, a także wydarzenia firmowe w ramach obszaru Kalendarze, nie są przesyłane do systemu kadrowo-płacowego. Ich usunięcie w ramach retencji danych z Portalu HR oznacza ich całkowitą utratę.