W systemie Softlab HR umożliwiono import z pliku definicji księgowań (kont i wymiarów) dla pracowników. Pozwala to usprawnić proces przypisywania im wymiarów kontrolingowych.

W słowniku Księgowanie – symbole – edycja dodano akcję Import definicji dla pracowników z pliku. Umożliwia ona import danych z pliku w formacie xls, xlsx, csv.

Struktura pliku może być zmienna, w zależności od liczby wymiarów kontrolingowych używanych w organizacji.

Rys. 1. Szablon pliku do importu wymiarów ze standardowymi kolumnami

Przykładowy format pliku wygląda następująco (kolejne kolumny): LpLogo, UmowaNumer, Podzial. Pozostałe kolumny muszą mieć nazwy zgodne z nazwami aktywnych rodzajów wymiarów w kolejności alfabetycznej. Trzy pierwsze kolumny muszą zawsze zawierać te same dane, wskazane wyżej.

Znaczenie kolumn:

• LpLogo, czyli logo osoby (w formacie tekstowym) – Logo pracownika, czyli jego numer wewnętrzny, nadawany przez system Softlab.
• UmowaNumer, czyli Id umowy (w formacie tekstowym) – numer umowy pracownika. Pole nie musi być uzupełnione. W przypadku, gdy pole to w danym rekordzie jest puste, zostanie ono uzupełnione na poniższych zasadach:
  • Gdy w tym samym pliku dla tego samego LpLogo istnieje inny rekord z uzupełnionym polem UmowaNumer, to wartość z pola UmowaNumer zostanie przepisana do rekordu bez tego numeru.
  • Gdy w pliku nie istnieje rekord dla tego samego pracownika z uzupełnionym polem UmowaNumer, to pole wyznaczone zostaje na podstawie informacji zapisanych w systemie. Przypisana zostanie najnowsza UmowaNumer dla danego pracownika w obrębie płatnika, dla którego wykonywany jest import (według dat zakończenia i rozpoczęcia współpracy).
• Podzial (liczba) – jest to wartość liczbowa wskazująca procent rozbicia danej linijki w obrębie całości kwoty dla pracownika/umowy. W przypadku, gdy dla pracownika/umowy jest tylko jeden rekord, to wartość ta powinna wynosić 100. W przypadku, gdy rekordów jest więcej, sumaryczna wartość (dla pracownika/umowy) z tego pola powinna wynosić 100. Wartość musi być liczbą (bez znaku %).
• Wymiary – pozostałe kolumny (w formacie tekstowym) – nagłówek każdej kolumny wskazuje na rodzaj wymiaru. W kolumnie powinna się znaleźć wartość wymiaru dla danego rodzaju. Nie wszystkie kolumny z rodzajami wymiarów muszą być wypełnione. Wypełnione muszą być te, które biorą udział w księgowaniu do FK.

Okno edycyjne procedury do importu wygląda następująco:

Rys. 2. Parametry procedury Import definicji dla pracowników z pliku

Parametry procedury:

• Opcja Pomiń pierwszy wiersz (nagłówek) – jej zaznaczenie sprawi, że pominięty zostanie pierwszy wiersz w pliku (traktowany jest on jako opis kolumn).
• Opcja Sprawdzaj sumaryczny podział MPK-ów – po zaznaczeniu jej sprawdzone zostanie, czy dla każdego pracownika/umowy suma zapisów wynosi 100. W przypadku wykrycia nieprawidłowości wyświetli się komunikat o błędzie w danych. Jeżeli ta opcja będzie wyłączona, zaimportowane zostaną rekordy z każdym podziałem. Należy mieć jednak świadomość, że w tej sytuacji bez ręcznego poprawienia/uzupełnienia zaimportowanych danych księgowanie najprawdopodobniej się nie powiedzie.
• Zaznaczona opcja Zawsze domykaj okresy sprawi, że poprzednie aktywne definicje dla tego samego pracownika/umowy/typu konta/grupowania/połączenia zostaną domknięte – Data do takich rekordów zostanie ustawiona na jeden dzień przed Datą obowiązywania od z parametrów procedury. Gdy powyższa opcja nie jest zaznaczona, domknięte zostaną tylko okresy dla tego samego pracownika/umowy/typu konta/grupowania/połączenia/strony Wn/strony Ma.

Kontrola poprawności danych w pliku

Podczas importu danych następuje kontrola poprawności danych zawartych w pliku:

• Procedura sprawdza, czy dla danego pracownika udało się znaleźć numer umowy u danego płatnika. Komunikat Błędna umowa oznacza, że nie znaleziono takiej umowy. Może to oznaczać, że w pliku podano numer umowy, którego nie ma, albo podano logo pracownika, którego nie ma.
• Podczas importu sprawdzane jest, czy sumaryczny podział wynosi 100. Ta kontrola działa tylko przy włączonej w oknie edycyjnym procedury opcji Sprawdzaj sumaryczny podział MPK-ów (opis powyżej).

Obydwa rodzaje błędów sprawdzane są jednocześnie, a wyniki kontroli pojawią się w jednym komunikacie. Liczba przypadków ograniczona jest do 20 (10 z obszaru kontroli numeru umowy i 10 z obszaru podziału).

Rys. 3. Komunikat o błędach w importowanych danych

W przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu import w ogóle się nie wykonuje.

Dane zaimportowane zostają docelowo do słownika Księgowanie – symbole oraz słownika MPK – podział, będącego jego szczegółem.

Rys. 4. Zaimportowane dane w słowniku Księgowanie – symbole, przykład importowania 3 wymiarów