System Softlab HR by Asseco dostosowano do zmian w Kodeksie pracy wprowadzonych ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Zmiany te dają pracodawcom możliwość wprowadzenia w uzasadnionych przypadkach prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, a także wprowadzenia regulacji dotyczących pracy zdalnej jako rozwiązania stałego.

Nowe przepisy dotyczące wprowadzenia wśród pracowników kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu wejdą w życie 21 lutego 2023 r.

Wprowadzenie kontroli trzeźwości w firmie musi być poprzedzone ustaleniem jej zasad:

• w układzie zbiorowym pracy lub
• w regulaminie pracy lub
• w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca:
  • nie jest objęty układem zbiorowym pracy,
  • nie musi ustalać regulaminu pracy (pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników).

Dokument wprowadzający taką kontrolę musi określać co najmniej:

• grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą (jeżeli wobec tych grup zachodzą przesłanki uzasadniające wprowadzenie kontroli),
• sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli,
• czas i częstotliwość jej przeprowadzania.

Informacje na temat przeprowadzonego badania pracodawca może przechowywać jedynie w sytuacji, gdy wykazało ono stan po użyciu alkoholu, stan nietrzeźwości albo obecność w organizmie pracownika środka działającego podobnie do alkoholu i o ile uzna to za niezbędne.

Zakres przechowywanych przez pracodawcę informacji o przeprowadzonym badaniu jest następujący:

• data badania,
• godzina i minuta badania,
• wynik badania przeprowadzonego w ramach kontroli.

Należy odróżnić zakres danych dotyczący przeprowadzonego badania trzeźwości opisany w ustawie od danych przetwarzanych przez system Softlab HR. Zmiany wprowadzone w systemie ograniczają się do przetwarzania informacji o pozytywnym wyniku kontroli, w tym o dacie i godzinie badania. Nie są przetwarzane inne informacje potrzebne pracodawcy do przeprowadzenia kontroli, np. jej harmonogram, wykaz pracowników podlegających kontroli, osoby wykonujące etc.

Nowy szczegół: Kontrola trzeźwości

W systemie Softlab HR w słowniku Pracownicy w grupie szczegółów Kwalifikacje dodano szczegół Kontrola trzeźwości. Rejestrowane są w nim informacje na temat przeprowadzonej kontroli trzeźwości pracowników, a także nałożonej na pracownika kary porządkowej, jeśli była ona skutkiem pozytywnego wyniku badania.

Rys. Szczegół Kontrola trzeźwości w słowniku Pracownicy

Rys. Okno edycyjne szczegółu Kontrola trzeźwości

System automatycznie zapisuje w szczególe Kary – nagany słownika Pracownicy dane dotyczące kary nałożonej na pracownika wskutek przeprowadzonego badania trzeźwości, zarejestrowanej w szczególe Kontrola trzeźwości.

Dostępny jest też mechanizm automatycznego usuwania informacji o przeprowadzonej kontroli trzeźwości po okresie roku od dnia ich zapisania w systemie, czyli po czasie określonym ustawą. Domyślnie funkcjonalność ta nie jest włączona.

Nowa przeglądarka dla szczegółu Kontrola trzeźwości

Została również udostępniona przeglądarka Pracownicy – kontrola trzeźwości. Prezentuje ona w jednym miejscu wszystkie dane na temat przeprowadzonych kontroli trzeźwości pracowników, Umożliwia ona również analizę informacji o nałożonych na pracowników karach, związanych z pozytywnym wynikiem badania.

Przeglądarka udostępnia następujące informacje:

• dane identyfikujące pracownika,
• dział, w którym jest on zatrudniony,
• informacje o przeprowadzonej kontroli, czyli m.in. data i czas jej przeprowadzenia, rodzaj, organ kontrolujący i wynik badania,
• informacje o nałożonej na pracownika karze w związku z pozytywnym wynikiem badania.

Rys. Przeglądarka Pracownicy – kontrola trzeźwości, część 1

Rys. Przeglądarka Pracownicy – kontrola trzeźwości, część 2

Więcej informacji o przeprowadzaniu przez pracodawcę kontroli trzeźwości lub spożycia innych środków działających podobnie do alkoholu można znaleźć w serwisie informacyjno-usługowym dla przedsiębiorcy na stronie Jak prowadzić kontrole trzeźwości lub spożycia innych środków działających podobnie do alkoholu.