W artykule kontynuujemy temat wypełniania numeru identyfikacyjnego nabywcy lub sprzedawcy na dokumentach oraz wykazywania go w ewidencji VAT z wyodrębnieniem kodu kraju oraz kodu cyfrowo-literowego.
W poprzednim artykule zostały opisane zmiany związane z wyodrębnieniem kodu kraju i kodu cyfrowo-literowego w numerze NIP przechowywanym w kartotece kontrahentów oraz zapisywaniem numeru NIP sprzedawcy lub nabywcy na dokumentach w rejestrach sprzedaży i zakupu modułu FK.
W niniejszym artykule chcemy napisać o:
- rejestrowaniu danych sprzedawcy na dokumentach zakupu w sekretariacie oraz w module LS,
- przenoszeniu numeru NIP (nabywcy lub sprzedawcy) z dokumentów LS do FK,
- prezentowaniu numeru NIP w pliku JPK VAT oraz na wydrukach rejestrów VAT,
- wydruku faktury,
- zmianie danych adresowych kontrahenta w module JPK.
Rejestrowanie faktur zakupu w sekretariacie
W module Sekretariat zostały zmienione okienka edycyjne, podobnie jak w rejestrze zakupów modułu FK. Pole NIP jest obecnie dwuczłonowe i składa się z kodu kraju oraz numeru cyfrowo-literowego. Oba pola są inicjowane na podstawie NIP-u zapisanego w kartotece kontrahentów (dla transakcji krajowych) lub w słowniku NIPy w-UE (dla transakcji wewnątrzwspólnotowych).
Na dokumentach w sekretariacie nie można było do tej pory zmienić podpowiadanego numeru NIP, z wyjątkiem operacji wewnątrzunijnych i kontrahenta tymczasowego. Wprowadzone obecnie zmiany umożliwiają zmianę numeru NIP i kodu kraju po zaznaczeniu opcji Zmień NIP – pola Kraj i NIP stają się wówczas dostępne do edycji.
Rys. 1. Nowe okienko edycyjne rejestru Sekretariat, dokumenty krajowe
Jeśli kontrahent ma wpisany w kartotece kontrahentów NIP oraz kod kraju dla NIP, to oba te pola będą zainicjowane po wyborze kontrahenta (sprzedawcy). Jeśli kontrahent ma wpisany NIP bez kraju, to kod kraju (pierwszy człon numeru NIP) pozostanie pusty. Po wyeksportowaniu do FK dane te zostaną przeniesione na dokument księgowy, a po utworzeniu pliku JPK VAT z deklaracją taki numer NIP zostanie zaraportowany odpowiednio w polach KodKrajuNadaniaTIN i NrDostawcy.
Zmiany związane z dodaniem dwuczłonowego pola NIP zostały wprowadzone w rejestrach: SEK\Kraj (Zakupy krajowe), SEK\IMP (Zakupy importowe), SEK\EXT (Sekretariat – rozszerzone informacje krajowe) oraz SEK\EXTIMP (Sekretariat – rozszerzone informacje importowe).
Rejestrowanie dokumentów sprzedaży i zakupu w LS
W module LS kod kraju obok numeru NIP występował wcześniej i był wypełniany na podstawie słownika NIPy w-UE dla transakcji WDT/WNT albo kodem kraju z adresu. Obecnie kod kraju w numerze NIP jest wypełniany na podstawie kodu kraju (pole NIPKraj) zapisanego w kartotece kontrahentów.
Jeśli NIP kontrahenta nie zawiera kraju, to na dokumencie wstawiony będzie numer z pustym krajem. Jeśli kontrahent (nabywca) ma wpisany w kartotece kontrahentów NIP z kodem kraju (np. PL), to taki numer NIP będzie wstawiany na dokumenty wystawiane dla tego kontrahenta (np. zamówienie czy faktura), a następnie umieszczany na wydrukach dokumentów i eksportowany do FK.
Rys. 2. Nagłówek zamówienia dla odbiorcy posługującego się NIP-em z kodem kraju
Rys. 3. Dane nabywcy na wydruku faktury
Numer NIP wraz z kodem kraju (nabywcy dla sprzedaży oraz sprzedawcy dla zakupów) umieszczony na dokumencie w module LS jest przenoszony na dokument w module FK (pola KliKraj i KliNIP). Przed zmianami przenoszony był tylko identyfikator danych adresowych zawierający wskazanie na numer NIP.
Import danych z ERP – NIP zawierający kod kraju łącznie z numerem
W pliku JPK VAT numer NIP kontrahenta jest wykazywany w dwóch polach:
- KodKrajuNadaniaTIN
- NrDostawcy lub NrKontrahenta
Dla dokumentów rejestrowanych według nowych zasad (po rozdzieleniu pola NIP na kraj i numer) podczas pobierania danych z ERP do pola KodKrajuNadaniaTIN wstawiane jest pole KliKraj z tabeli Nagdok (czyli z nagłówka dokumentu), a do pola NrKontrahenta pole KliNiP z tejże tabeli, niezależnie czy dokument opisuje transakcję krajową czy zagraniczną.
Ponieważ niektóre dokumenty zarejestrowane przed opisywanymi zmianami mogą nie zawierać kodu kraju w numerze NIP lub mogą zawierać numer NIP połączony z kodem kraju, dlatego procedury importowania danych z ERP-a do modułu JPK dodatkowo analizują numery NIP i w przypadku, gdy zawierają one kod kraju, rozdzielają taki numer na dwie części: kraj i numer. Jedyny warunek jest taki, aby 2 pierwsze znaki w numerze były zgodne z kodem kraju (pole Kod kraju e-deklaracje w słowniku krajów).
Przykład 1
Faktura sprzedażowa 2020/FV/010/000005 wystawiona w październiku 2020 została zarejestrowana z danymi, w których NIP był zapisany w jednym polu zawierającym numer z kodem kraju (PL0170102113). Podczas importowania danych do ewidencji sprzedaży pliku JPK VAT z deklaracją NIP PL0170102113 zostanie podzielony na 2 części: PL trafi do pola KodKrajuNadaniaTIN, a numer 0170102113 do pola NrKontrahenta.
Rys. 4. Faktura w ewidencji sprzedaży i podatku należnego (JPK VAT z deklaracją)
Analogiczna wystąpi dla numeru NIP z prefiksem innego kraju na początku. Jeśli 2 pierwsze znaki w numerze NIP będą zgodne z kodem kraju (pole Kod kraju e-deklaracje w słowniku krajów), to podczas importowania danych z ERP numer NIP zostanie podzielony na 2 części.
Informacja o tym, w jaki sposób zostanie wykazany numer NIP w pliku JPK VAT, jest widoczna w następujących słownikach w module FK (zastosowany ten sam algorytm):
- Ewidencja sprzedaży – dane dla JPK VAT
- Ewidencja zakupów – dane dla JPK VAT.
Rys. 5. Prezentacja numeru kontrahenta w słowniku Ewidencja sprzedaży – dane dla JPK
Zmiana danych kontrahenta w module JPK
W sytuacji awaryjnej lub po zaimportowaniu danych z innego systemu, w którym nie ma możliwości poprawnego rozdzielenia NIP-u na dwie części, można zastosować nową procedurę dostępną w module JPK, która pozwala zmienić dane. Procedura Zmień dane kontrahenta jest dostępna w słownikach szczegółowych dla kontroli VAT z deklaracją:
- Ewidencja sprzedaży i podatku należnego
- Ewidencja zakupów i podatku naliczonego.
Procedura w obu słownikach działa podobnie: dla wybranego rekordu w słowniku pozwala podać nowe wartości dla pól: kod kraju, nr kontrahenta oraz nazwa kontrahenta. Procedura jest dostępna tylko dla niektórych statusów, do czasu wygenerowania pliku xml.
Rys. 6. Procedura Zmień dane kontrahenta dostępna w słowniku Ewidencja sprzedaży i podatku należnego
Rys. 7. Parametry procedury w słowniku Ewidencja sprzedaży i podatku należnego
Rys. 8. Parametry procedury w słowniku Ewidencja zakupu i podatku naliczonego
Po zmianie danych informacja o dokonanej zmianie jest widoczna w nowych polach słownika.
Rys. 9. Nowe kolumny w słowniku Ewidencja sprzedaży związane z dokonaną modyfikacją danych
Kod kraju w numerze NIP na zestawieniach rejestrów VAT
Kod kraju przy numerze NIP został dodany na zestawieniach rejestrów VAT (sprzedaż i zakup). Obsłużone zostały przypadki, gdy kod kraju jest podany oddzielnie lub razem z numerem.
Rys. 10.Wydruk rejestru sprzedaży
Wydruk faktury
Na wydruku faktury numer NIP sprzedawcy i nabywcy został rozszerzony o kod kraju. Jest on drukowany tylko wtedy, gdy w danych sprzedawcy lub nabywcy na dokumencie sprzedaży w numerze NIP występuje kod kraju.
Rys. 11. Wydruk faktury – numery NIP sprzedawcy i nabywcy
Dostępność zmian w wersjach
Opisywane zmiany zostały wytworzone w wersji 2021 (wydanie 2021.01) i przeniesione do wersji 100, 98 i 96 w postaci fixów oraz do wersji 94, 92, 90 i 88 w postaci feature packa.
Prezentowane ekrany pochodzą z wersji 2021.01, w niższych wersjach okienka edycyjne dla kartoteki kontrahentów i dla poszczególnych rejestrów mogą się różnić (przykładowo, w niższych wersjach nie ma opcji Zmień NIP).
Autor: Jolanta Socha