W systemie Softlab HR by Asseco dodano obsługę elektronizacji dokumentacji pracowniczej.
Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadziła m.in. możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej (tzw. e-teczki, e-akta). Do obsługi procesu digitalizacji akt pracowniczych w systemie Softlab HR został stworzony nowy moduł e-Akta, który służy do:
· przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie załączników,
· podpisywania wybranych dokumentów podpisem cyfrowym,
· archiwizacji,
· niszczenia dokumentacji.
Dokumenty przechowywane są w dwóch słownikach. Pierwszy z nich to Brulion dokumentów, stanowiący zbiór dokumentów roboczych utworzonych w systemie.
Rys. Słownik Brulion dokumentów
Docelowym miejscem przechowywania dokumentów elektronicznych jest słownik e-Akta, stanowiący trzon modułu. Przechowuje on wszystkie dokumenty pracownika. Pozwala na podgląd dokumentów, zarówno tych w formie plików, dołączonych jako załączniki, jak i tych nieplikowych. Słownik pozwala pobrać dokumenty pracownika, zniszczyć dokumenty (czyli usunąć o nich informacje, co jest równoznaczne ze zniszczeniem papierowego wydruku w niszczarce) oraz utworzyć archiwum dokumentów, zawsze zawierające komplet dokumentów).
Rys. Słownik e-Akta
Do utworzenia na dysku archiwum dokumentów pracownika służy procedura Utwórz archiwum. W wyniku jej działania zostaje utworzony plik zip zawierający:
· Wszystkie dokumenty pracownika w postaci załączników (plików) wraz z podpisami.
· Dla dokumentów nieplikowych (dane z kartotek) tworzone są dokumenty txt. Dla każdego typu kartoteki jeden plik. Dokumenty te zawierają w treści wszystkie dane wymagane przepisami dla danej kartoteki.
· Dla każdego z ww. plików dodawany jest plik xml z metadanymi (zawartość i struktura pliku opisana jest szczegółowo przepisami).
· Do pliku zip tworzony jest i zapisywany w tej samej lokalizacji na dysku plik z podpisem cyfrowym.
Rys. Parametry procedury Utwórz archiwum
Do usunięcia akt służy procedura Zniszcz dokumenty w słowniku e-Akta. Procedura ta usuwa wszelkie informacje o wybranych dokumentach. Usuwane są zarówno fizyczne załączniki (pliki), podpisy do nich, jak i wpisy w słowniku e-Akta i Brulion dokumentów.
Dokumenty mogą trafić do modułu e-Akta z trzech źródeł:
· jako raport generowany w postaci cyfrowej podczas drukowania z systemu,
· jako dokument zewnętrzny (czyli zeskanowany dokument papierowy),
· jako dokument przechowywany już wcześniej w programie w postaci elektronicznej (wykorzystywanie tzw. szuflady z załącznikami).
Dokumenty generowane jako raporty (wydruki), jeśli są skonfigurowane jako dokument przeznaczony do przechowywania w module e-Akta, są zapisywane w słowniku Brulion dokumentów podczas drukowania.
Dokumenty importowane do programu w postaci zeskanowanych dokumentów papierowych lub gotowych załączników w postaci plików umieszczonych na dysku można zapisać w module za pomocą procedury Dodaj załącznik do e-Akta dostępnej w słowniku Pracownicy – umowy(etaty).
Rys. Parametry procedury Dodaj załącznik do e-Akta
Jeżeli dotychczas w systemie wykorzystywany był mechanizm szuflady (pozwalający przechowywać załączniki podłączone do słownika), można podpisać te załączniki i przenieść je do słownika e-Akta. Służy do tego przekrój Załączniki z bazy w słowniku Brulion dokumentów.
Rys. Przekrój Załączniki z bazy słownika Brulion dokumentów
W przekroju tym pokazane są załączniki, które umieszczone są w bazie w słowniku Pracownicy – umowy(etaty) i szczególe Nagłówki umów/etatów tego słownika, ale tylko takie, które nie zostały przeniesione do słownika e-Akta.
Brulion dokumentów umożliwia:
· podgląd dokumentu za pomocą programu skojarzonego z rozszerzeniem pliku za pomocą procedury Wyświetl,
· usunięcie informacji o dokumencie wraz z załącznikiem (dokumentem) z bazy za pomocą procedury Odrzuć.
· podpisanie dokumentu za pomocą podpisu cyfrowego i przeniesienie go do słownika e-Akta za pomocą procedury Podpisz i przenieś do e-Akta.
· przeniesienie dokumentu do słownika e-Akta za pomocą procedury Przenieś do e-Akta.
Rys. Parametry procedury Przenieś do e-Akta
Ewidencja danych nieposiadających wersji plikowych
W module e-Akta znajduje się funkcjonalność ewidencji danych, które nie mają wersji plikowej (np. w postaci pliku PDF czy DOC), a są jedynie zapisami w aplikacji. Przykładem takich danych są wnioski urlopowe, które mogą być rejestrowane i autoryzowane jedynie w aplikacji. Funkcjonalność ta pozwala na tworzenie zapisów dla wniosków o urlop wypoczynkowy oraz dla ewidencji czasu pracy.
Dla poniższych procesów powstały procedury mające na celu wygenerowanie zapisów w module e-Akta:
· Wnioski urlopowe – przy akceptacji wniosków urlopowych ostatni krok autoryzacji wniosku powoduje, że informacja o nim trafia do modułu e-Akta. Z kolei wycofanie wniosku, usuwa informacje w e-aktach.
· Ewidencja czasu pracy – generowanie danych do e-akt z kalendarza pracownika odbywa się podczas dodawaniu nowych wpisów w słowniku Kartoteka czasu pracy. Przy modyfikacji lub usuwaniu pozycji kalendarza również następuje synchronizacja z e-aktami, ale tylko dla zapisów które już są w e-aktach. Dane w kalendarzu niewysłane do e-akt nie zostaną synchronizowane.
Dane dotyczące wniosków urlopowych oraz ewidencji czasu pracy (czyli dane pochodzące z kartotek pracownika) są inaczej prezentowane w słowniku e-Akta niż dokumenty plikowe. Bez względu na ilość danych o danym typie kartoteki (np. wniosków o urlop wypoczynkowy) dla danego pracownika w kolumnie Gałąź słownika e-Akta widoczny będzie jeden rekord odpowiadający kategorii danych. Poszczególne dane z tej kategorii (np. wnioski urlopowe) są prezentowane w szczególe Dokumenty z kartotek słownika e-Akta.
Rys. Szczegół Dokumenty z kartotek słownika e-Akta
W szczególe Dokumenty z kartotek w kolumnie Link widoczny jest link Przejdź do kartoteki, który kieruje do źródła danych. Po kliknięciu w link otworzy się zakładka wyświetlająca właściwy słownik z danymi odfiltrowanymi dla tego wpisu (np. po kliknięciu danego wniosku urlopowego pokaże się słownik Absencje pracowników wyświetlający jedynie ten wniosek urlopowy).
Rys. Słownik Absencje pracowników wyświetlony po kliknięciu w link
Dodane zostały dwa przypomnienia informujące o dokumentach w e-aktach, które powinny zostać zniszczone:
· Przypomnienie o usunięciu dokumentów z e-akt.
· Przypomnienie o usunięciu dokumentów dotyczących kar i nagan w e-aktach.
Dokumentacja zgromadzona w e-aktach powinna zostać usunięta po przekroczeniu terminu przechowywania określonego w przepisach. Ponieważ okres przechowywania dokumentów dotyczących kar i nagan może być krótszy niż okres przechowywania całości dokumentacji, dlatego powstały dwa oddzielne przypomnienia.
Podczas logowania do aplikacji system sprawdzi, czy na dzień dzisiejszy nie ma w słowniku e-Akta dokumentacji do zniszczenia oraz czy nie ma zapisów dotyczących kar i nagan do usunięcia. Sprawdzenie uwzględnia uprawnienia użytkownika do gałęzi e-akt. Jeżeli system znajdzie dokumenty do zniszczenia, to wyświetlone będzie przypomnienie informujące, dla ilu pracowników należy usunąć dokumenty.
Rys. Przypomnienie o dokumentach do zniszczenia w słowniku Moje przypomnienia
Po wybraniu akcji Uruchom otworzy się słownik e-Akta w przekroju Dokumenty do zniszczenia.
Rys. Słownik e-Akta, przekrój Dokumenty do zniszczenia
Podobnie działa przypomnienie dotyczące kar i nagan do usunięcia. Podczas logowania system sprawdza, czy dla jakichś zapisów w słowniku e-Akta dotyczących kar i nagan nie minęła data karencji.
Rys. Przypomnienie o karach naganach do zniszczenia
Po wybraniu akcji Uruchom otworzy się słownik e-Akta w przekroju Kary i nagany do zniszczenia.
Rys. Przekrój Kary i nagany do zniszczenia słownika e-Akta