1 stycznia 2019 roku weszły z życie przepisy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357). System dostosowano do wymogów wynikających ze zmian w przepisach prawa.
Nowe przepisy umożliwiły skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych. Dla pracowników zatrudnionych w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 skrócenie okresu przechowywania akt jest możliwe po przekazaniu do ZUS:
· oświadczenia (ZUS OSW) oraz
· raportów informacyjnych (ZUS RIA).
W związku z zmianą przepisów w systemie został dodany nowy słownik Dokumenty rozliczeniowe – RIA, który służy do generowania danych do raportu ZUS RIA i przygotowania plików z raportami do importu w programie Płatnik.
Rys. Słownik Dokumenty rozliczeniowe – RIA
Dane do raportu generuje się za pomocą procedury Wygeneruj dane do RIA.
Rys. Parametry procedury Wygeneruj dane do RIA
Plik do importu w programie Płatnik tworzy się za pomocą procedury Zapisz rekordy do pliku – RIA.
Rys. Parametry procedury Zapisz rekordy do pliku – RIA
W słowniku Dokumenty rozliczeniowe – RIA zawarte są dane organizacyjne, dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej oraz informacje dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego (w raporcie ZUS RIA sekcja I, III i IV).
W szczególe Kwoty słownika Dokumenty rozliczeniowe – RIA zawarte są następujące dane:
· Kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. (sekcja V na formularzu ZUS RIA)
· Kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. (sekcja VI na formularzu ZUS RIA)
· Kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. (sekcja VII na formularzu ZUS RIA)
Rys. Szczegół Kwoty w słowniku Dokumenty rozliczeniowe – RIA
Kwoty te wyliczają się na podstawie naliczeń list płac. W szczególe Kwoty słownika Dokumenty rozliczeniowe – RIA istnieje możliwość ich korygowania oraz dopisywania nowych kwot, które się nie wyliczyły automatycznie. Dane, które zostaną wyeksportowane do pliku XML, stanowią sumę kwot wykazanych w kolumnach Wyliczone oraz Korekta.
Edycja kwot jest możliwa, dopóki nie zapisano pliku z kwotami. Po zapisaniu pliku procedurą Zapisz rekordy do pliku – RIA edycja jest blokowana. Dane w szczególe Okresy nauczycielskie są inicjowane automatycznie na podstawie informacji zawartych w szczególe Kody ZUS – okresy w słowniku Pracownicy – umowy(etaty) dla uzupełnionego pola Rodzaj okresu ZUS wartością Nauczyciel. Dane wpisane w szczególe Kody ZUS – okresy domyślnie inicjują się w szczególe Okresy nauczycielskie z wypełnionym polem Rodzaj wartością VIII oraz wypełnionymi polami Wymiar zajęć wartościami odpowiednimi dla etatu pracownika.
W szczególe Okresy nauczycielskie słownika Dokumenty rozliczeniowe – RIA zawarte są następujące dane:
· Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz.U. z 2018 r. poz.128) – od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r – gdy wypełniona jest kolumna Rodzaj wartością VIII (czyli sekcja VIII na formularzu ZUS RIA),
· Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2018r. poz. 967) – od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., gdy wypełniona jest kolumna Rodzaj wartością IX (czyli sekcja IX na formularzu ZUS RIA).
Informacje dotyczące sekcji IX w formularzu uzupełniamy ręcznie za pomocą przycisku akcji Nowy.
Pole wyboru Szkolnictwo specjalne odpowiada polu 16. w sekcji IX formularza ZUS RIA. Zaznaczamy je, gdy pracownik wykonywał pracę w szkolnictwie specjalnym, o której mowa w art. 88 Karty Nauczyciela.
Rys. Szczegół Kody ZUS – okresy w słowniku Pracownicy – umowy(etaty)
W szczególe Okresy nauczycielskie istnieje możliwość edycji tych danych.
Rys. Szczegół Okresy nauczycielskie w słowniku Dokumenty rozliczeniowe – RIA
Dane w szczególe Szczególne warunki pracy są pobierane na podstawie informacji zawartych w szczególe Kody ZUS – okresy w słowniku Pracownicy – umowy(etaty) dla uzupełnionego pola Rodzaj okresu ZUS wartością Szczegolne. Dane wpisane w szczególe Kody ZUS – okresy domyślnie inicjują się w szczególe Szczególne warunki pracy z wypełnionym polem Rodzaj wartością X oraz wypełnionymi polami Wymiar czasu pracy / Pełny etat wartościami odpowiednimi dla etatu pracownika.
Rys. Szczegół Szczególne warunki pracy w słowniku Dokumenty rozliczeniowe – RIA
Informacje dotyczące sekcji XI w formularzu uzupełniamy ręcznie za pomocą przycisku akcji Nowy.
W szczególe Szczególne warunki pracy słownika Dokumenty rozliczeniowe – RIA zawarte są następujące dane:
· Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy – gdy wypełniona jest kolumna Rodzaj wartością X (czyli sekcja X na formularzu ZUS RIA),
· Okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. Z 2018 r. poz. 1924) – od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. – gdy wypełniona jest kolumna Rodzaj wartością XI (czyli sekcja XI na formularzu ZUS RIA).
Rys. Formatka edycyjna w szczególe Szczególne warunki pracy
Rys. Formatka edycyjna w szczególe Szczególne warunki pracy, dla wypełnionego pola Rodzaj wartością XI