Dowiedz się, jak szybko, tanio i skutecznie dostarczyć partnerom biznesowym dokumenty w postaci elektronicznej
Potrzeba biznesowa
Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa wiąże się z koniecznością nieustannej wymiany dokumentów. Wykorzystywane w tym celu mogą być różne kanały dystrybucji: od korespondencji elektronicznej począwszy, poprzez doręczenie dokumentów przez operatorów pocztowych i kurierów, po zaawansowane interfejsy wymiany danych.
Sytuacja komplikuje się, gdy doręczany dokument:
- wywołuje określone skutki prawne np. obowiązek zapłaty,
- wpływa na możliwość ujęcia korekty faktury w rejestrze VAT,
- wymaga szybkiej realizacji płatności.
W trakcie wymiany dokumentów papierowych często dochodzi do sytuacji zagubienia dokumentu przez jego odbiorcę, problemów z potwierdzeniem czy dokument dotarł do adresata, kilkudniowym czasem doręczenia, czy też opóźnionym odbiorem awizowanej przesyłki z poczty.
Wychodząc naprzeciw potrzebom zgłaszanym przez naszych klientów, stworzyliśmy moduł Businesslink, którego głównym zastosowaniem jest wsparcie procesów biznesowych zachodzących pomiędzy przedsiębiorstwem oraz jego kontrahentami, poprzez stworzenie możliwości udostępniania dokumentów sprzedaży w postaci elektronicznej, a także ich archiwizowanie.
Rozwiązanie pozwala usprawnić i znacząco zredukować koszt dystrybucji dokumentów sprzedaży do odbiorców, poprawić płynność finansową firmy i zwiększyć bezpieczeństwo wymiany informacji z partnerami.
Jak to usprawniliśmy?
W systemie Softlab ERP by Asseco został przygotowany moduł Businesslink. Rozwiązanie pozwala na wysyłanie do obiorców faktur, korekt, not korygujących, duplikatów faktur oraz załączników do dokumentów w postaci elektronicznej.
Rozwiązanie składa się z trzech elementów:
- możliwości (z poziomu Softlab ERP by Asseco) przygotowania dokumentu do wysyłki poprzez moduł Businesslink, a także podglądu na status dokumentu,
- internetowego portalu dla odbiorców, za pośrednictwem którego odbiorcy mają stały dostęp do wystawionych dokumentów (zarówno bieżących, jak i tych archiwalnych) oraz wykonywania różnych działań w związku z tymi dokumentami,
- archiwum, w którym wysłane dokumenty przechowywane są przez 5 lat (licząc od końca roku, w którym umieszczono ten dokument w oprogramowaniu).
Wysłanie dokumentu w postaci elektronicznej do klienta to czynność, która realizowana jest z poziomu systemu Softlab ERP by Asseco, a cały proces realizowany jest w kilka sekund. Dodatkowo, dokument może być podpisany podpisem elektronicznym.
Portal dla odbiorców:
Po zalogowaniu do modułu Businesslink, pełniącego także rolę strefy klienta, odbiorcy mogą pobierać dokumenty sprzedaży. Informacja o każdym pobraniu jest zapamiętywana i przekazywana zwrotnie do systemu Softlab ERP by Asseco nadawcy (dzięki temu wystawca dokumentu ma stały wgląd w status dostarczenia każdego dokumentu umieszczonego w module Businesslink).
Rysunek 1. Przykładowy ekran modułu Businesslink
Portal wykonany został w technologii HTML, dzięki czemu dostępny jest bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, obsługiwany może być przez popularne przeglądarki internetowe, jak również można z niego korzystać za pośrednictwem dowolnego urządzenia mobilnego.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie
W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się praktycznymi przykładami:
Przykład 1.
Przedsiębiorstwo handlowo-usługowe borykało się z problemem nieterminowego regulowania należności przez swoich odbiorców.
Po analizie okazało się, że sytuacja ta spowodowana jest dwoma czynnikami:
- faktury, które wysyłane były do odbiorców tradycyjną pocztą (ze względów oszczędnościowych) nie docierały niekiedy do odbiorców,
- faktury wysyłane listem poleconym, mimo priorytetowego charakteru przesyłki „utykały” w wewnętrznych strukturach organizacyjnych odbiorców, przez co wydłużeniu ulegał termin ich płatności.
Chcąc skutecznie rozwiązać powyższy problem, przedsiębiorstwo zdecydowało się na uruchomienie rozwiązania Businesslink, dzięki któremu;
- Odbiorcy informowani są o wystawieniu faktury już w momencie pojawienia się dokumentu w module Businesslink. Zgodnie z przyjętymi zasadami współpracy między tymi podmiotami i zawartemu porozumieniu, pojawienie się dokumentu w module, jest tożsame ze skutecznym jego doręczeniem.
- Powiadomienie o nowym dokumencie kierowane jest do działów księgowości odbiorców, co skutecznie poprawiło nadzór nad obiegiem i akceptacją dokumentu kosztowego po stronie odbiorcy i przyspieszyło realizację płatności na konto przedsiębiorstwa.
Dodatkowo przedsiębiorstwo podjęło decyzję o umożliwieniu swoim odbiorcom dokonania w module Businesslink płatności natychmiastowej (za pomocą usługi PayU), co zdecydowanie przyspieszyło spływanie należności za sprzedany towar i świadczone usługi.
Przykład 2.
Przedsiębiorstwo realizuje usługi logistyczne dla swoich kontrahentów.
Model biznesowy świadczonych usług zakłada odpłatność za każdą zamówioną operację logistyczną.
Po zakończonym miesiącu kalendarzowym, przedsiębiorstwo wystawia każdemu kontrahentowi fakturę, a w wraz z nią wielostronicową specyfikację wykonanych prac, kopertuje te dokumenty oraz wysyła do kontrahentów za pośrednictwem poczty.
W miarę zwiększania się liczby kontrahentów oraz ilości operacji logistycznych zaobserwowano następujące zjawisko:
- wzrosła objętość załączników oraz ilości przetwarzanych faktur,
- ręczne generowanie dowodów, drukowanie, kopertowanie i wysyłka z wykorzystaniem Pocztowej Książki Nadawczej wymagałoby zatrudnienia dodatkowego personelu,
- znacznie wzrosły koszty wydruku i obsługi wysyłki dokumentów,
- objętość dokumentów przekraczała możliwość wysyłki e-mailem i nie zapewniała potwierdzenia odbioru,
Chcąc usprawnić proces, przedsiębiorstwo zdecydowało się na uruchomienie modułu Businesslink.
Obecnie po zatwierdzeniu dokumentów sprzedaży w systemie Softlab ERP by Asseco, stają się one dostępne dla kontrahentów, a osoby odpowiedzialne po stronie kontrahenta otrzymują stosowne powiadomienie SMS o nowym dokumencie w systemie.
Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy zaangażowani w rozliczenia z kontrahentami oraz procesowanie faktur mogli zostać skierowani do innych prac, związanych bezpośrednio z biznesem, a przedsiębiorstwo uniknęło zwiększenia zatrudnienia.
Jakie to daje korzyści
- Proces dystrybucji dokumentów jest znacznie szybszy, a dostarczenie dokumentów w pełni skuteczne i bezpieczne.
- Automatyzacja procesu pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, nie tylko po stronie wystawcy, ale również po stronie odbiorców.
- Businesslink pozwala skuteczniej kontrolować status dostarczenia każdego dokumentu i uniknąć sytuacji jego zagubienia.
- Rozwiązanie pozwala na przyspieszenie procesu płatności, zwiększając płynność finansową użytkującej je firmy.
- Poprawa relacji ze współpracującymi z naszą firmą kontrahentami.
- Wpływ na ochronę środowiska, dzięki wyeliminowaniu papierowych dokumentów.
- Prowadzone prace rozwojowe pozwolą w przyszłości na rozszerzenie możliwości modułu o obsługę nowych typów dokumentów
W kolejnym materiale szczegółowo opiszemy, jak wygląda praca z modułem Businesslink od strony wystawcy i odbiorcy dokumentu oraz przedstawimy dodatkowe funkcjonalności modułu: szybkie płatności oraz powiadomienia mailowe oraz SMS, które udostępnia Businesslink.
Autor wpisu: Radosław Laskowski
Wymagana dodatkowa licencja – zależna od ilości dokumentów dostarczonych do Businesslink