e-Portale to efektywne narzędzia komunikacji wykorzystywane przez pracowników i ich przełożonych podczas wykonywania codziennych zadań i obowiązków, począwszy od złożenia zapytania czy wniosku po jego akceptację, weryfikację i ewidencję danych w systemie kadrowo-płacowym.
Potrzeba biznesowa
e-Portale to odpowiedź na potrzebę dostarczenia pracownikom prostej (charakteryzującej się intuicyjnym interfejsem) zintegrowanej z systemem kadrowo-płacowym aplikacji, która umożliwiałaby zdalny, bezpieczny (realizowany również spoza sieci firmowej) dostęp do wybranych informacji przetwarzanych przez system kadrowo-płacowy. Celem utworzenia portali było także włączenie pracowników w poszczególne etapy procesu elektronicznego przetwarzania danych. Do tej pory każdy wniosek pracownika o zmianę danych, urlop, a nawet zwykła weryfikacja danych kadrowych albo płacowych wymagały zazwyczaj mailowego lub bezpośredniego kontaktu z działem personalnym. Pracownicy działu kadr otrzymywali dziesiątki, a nawet setki papierowych dokumentów i wniosków, a ich rejestracja, wyjaśnianie i zatwierdzanie zajmowały wiele godzin pracy.
Dodatkowo, część operacji dotyczących pracowników musiała być wykonywana przez ich bezpośredniego przełożonego, co było dla niego dodatkowym obciążeniem.
Jak to usprawniliśmy
e-Portale są nowym rozwiązaniem, które ułatwia pracownikom i ich przełożonym samodzielną realizację najczęstszych spraw (i zapytań) zgłaszanych wcześniej bezpośrednio do działu kadr. Portal angażuje pracowników i przełożonych w wiele procesów HR, w których mają czynny udział, a niekiedy duży wpływ na dalsze przetwarzanie informacji kadrowych.
Pracownik, po zalogowaniu się do portalu, otrzymuje dostęp do swoich danych kadrowo-płacowych, może zdalnie rejestrować wnioski o zmianę danych, składać wnioski urlopowe, prośby o przygotowanie zaświadczeń, prowadzić korespondencję z działem kadr. Pracownikowi można również udostępnić do wglądu różnego rodzaju dokumenty, wysyłać powiadomienia i przypomnienia.
Przełożony dodatkowo (poza własnymi danymi) ma wgląd do danych swoich podwładnych, zmiany warunków pracy pracowników podległych, weryfikowania i akceptacji wniosków urlopowych, które trafią potem do działu kadr.
Poniżej zaprezentowany został wygląd okna głównego portalu managera i portalu pracownika w 90 wersji systemu Softlab HR by Asseco
Rys. 1. Okno główne portalu managera
Rys. 2. Okno główne portalu pracownika
Aby ułatwić pracę osobom na stanowiskach kierowniczych, portale (managera i pracownika) są ze sobą zintegrowane. Po kliknięciu w link, użytkownik zostanie przeniesiony z jednego portalu na drugi, bez konieczności dodatkowego logowania.
Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie?
Przypadek użycia 1
Pracownik chce zarejestrować i wysłać do akceptacji wniosek urlopowy.
Pracownik ma możliwość rejestracji i wysyłki w formie elektronicznej wniosków urlopowych, które następnie kierowane są do autoryzacji.
Rys. 3. Okno do wprowadzania wniosku urlopowego
Osoba uprawniona do akceptacji wniosku otrzymuje powiadomienie mailowe o nowym wniosku czekającym na zatwierdzenie wraz z linkiem, który po kliknięciu przenosi użytkownika automatycznie do właściwego miejsca na portalu.
Rys. 4. Informacja mailowa o zarejestrowanym wniosku urlopowym
Przełożony akceptuje bądź odrzuca wniosek urlopowy.
Rys. 5. Słownik Akceptacje wniosków urlopowcyh
Zarówno w przypadku negatywnej, jak i pozytywnej odpowiedzi, kierownik ma możliwość dodania komentarza wyjaśniającego przyczyny swojej decyzji.
Pracownik otrzymuje mailem powiadomienie zwrotne o statusie wniosku urlopowego.
Rys. 6. Informacja mailowa o akceptacji wniosku urlopowego
Przełożony może zdecydować, czy proces autoryzacji wniosku wymaga akceptacji dodatkowej osoby. Jeżeli tak, może dodać wskazanego użytkownika do aktualnej ścieżki akceptacji.
Wniosek ostatecznie zatwierdzony trafia w postaci elektronicznej bezpośrednio do systemu Softlab HR by Asseco.
Pracownik z poziomu portalu ma w każdej chwili wgląd do zarejestrowanych i rozliczonych urlopów, może też sprawdzać dostępne dla niego aktualne limity urlopowe.
Rys. 7. Okno Rozliczone urlopy
W przypadku, gdy pracownik z różnych przyczyn nie ma możliwości wprowadzenia wniosku urlopowego, przełożony może taki wniosek wprowadzić z poziomu portalu managera za swojego podwładnego.
Przypadek użycia 2
Pracownik chce zarejestrować wniosek o zmianę danych osobowych.
Pracownik ma możliwość rejestracji różnego typu wniosków, np. o zmianę danych (zmiana adresu, numeru konta bankowego czy zarejestrowanie członka rodziny).
Rys. 8. Okno do zarejestrowania wniosku o zmianę danych adresowych
Wprowadzając dokument do systemu, użytkownik określa jego rodzaj i wprowadza informację o zmianie. Następnie wniosek zostaje skierowany do rozpatrzenia przez dział personalny.
Rys. 9. Okno wniosków o zmianę
Przy każdym wniosku można sprawdzić szczegóły autoryzacji: czy został on już zaakceptowany, skierowany do poprawy lub odrzucony.
Wniosek zatwierdzony przez kadry powoduje automatyczną zmianę danych pracownika w systemie Softlab HR by Asseco.
Przypadek użycia 3
Przełożony chce złożyć wniosek o zmianę warunków pracy dla podwładnego.
Może to zrobić za pomocą procedury Wniosek o zmianę warunków pracy.
We wniosku tym dostępne są do wglądu aktualne warunki pracy, obok których można zarejestrować nowe.
Rys. 10. Okno, za pomocą którego składa się wniosek o zmianę warunków zatrudnienia
Nowe warunki pracy wejdą w życie zgodnie z wprowadzoną do wniosku datą obowiązywania danych.
Po akceptacji zmiany warunków pracy przez przełożonego, wniosek trafia do modułu kadrowego – do słownika z aneksami.
W zależności od konfiguracji, aneks od razu jest gotowy do podpisania, bądź trafia do słownika z aneksami oczekującymi na zatwierdzenie, w celu dodatkowej weryfikacji przez kadry i inne osoby decyzyjne.
Aneks z nowymi warunkami pracy dla pracownika (po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu przez kadry) jest gotowy do wydruku.
Kadry mogą wysłać wiadomość do pracownika, że czeka na niego aneks do podpisania.
Nową wiadomość pracownik może zobaczyć po zalogowaniu się w portalu.
Rys. 11. Wiadomość dla pracownika o aneksie, który czeka na podpisanie
Przypadek użycia 4
Pracownik chce złożyć zapytanie do działu HR.
Jeżeli użytkownik chce skontaktować się z działem personalnym, żeby zadać pytanie bądź wyjaśnić problematyczną sprawę, może zrobić to poprzez złożenie elektronicznego zapytania do działu HR.
Rys. 12. Rejestracja zapytania do działu kadr
Zapytanie wraz z opcjonalnym załącznikiem trafia do działu personalnego, gdzie uprawniony użytkownik może udzielić odpowiedzi, która zostanie przekazana użytkownikowi portalu.
Rys. 13 Szczegóły korespondencji
Pracownik otrzymuje powiadomienia dostępne po zalogowaniu się do portalu.
Rys. 14 Powiadomienie na portal
Jeżeli pracownik ma potrzebę bezpośredniego skontaktowania się z działem personalnym, wówczas pomocne dla niego mogą się okazać informacje dostępne w sekcji danych kontaktowych.
Sekcja ta, oprócz danych pracodawcy, wyświetla dane osoby obsługującej pracownika, z którą użytkownik portalu może bezpośrednio się skontaktować, np. w przypadku chęci zadania pytania czy zgłoszenia problemu.
Co dalej?
W kolejnych materiałach będziemy opisywali zmiany i ulepszenia, które są dodawane do rozwiązania w nowych wersjach. e-Portale są i będą rozwijane w oparciu m. in. o potrzeby zgłaszane przez rosnącą liczbę ich użytkowników.
Jakich korzyści dostarcza wyżej opisana funkcjonalność?
- Uproszczenie ewidencji „u źródła” danych związanych z absencjami, wnioskami, czasem pracy.
- Zmniejszenie kosztów obsługi procesów kadrowych.
- Gwarancja kompletności i aktualności danych personalnych w systemie HR.
- Optymalizacja procesu obiegu dokumentów i usprawnienie pozyskiwania wymaganych autoryzacji przez osoby zarządzające.
- Zmniejszenie liczby zapytań od pracowników, kierowanych do działu personalnego.
- Usprawnienie organizacji pracy kierowników.
- Ograniczenie kosztów przygotowania i utrzymywania dokumentacji papierowej.
- Nowy, łatwy w obsłudze kanał komunikacji pracowników i kierowników z działem personalnym, z dowolnego miejsca na świecie.
Autorka artykułu: Iwona Gołaś