Nowa funkcjonalność planowania urlopów pozwala na zautomatyzowanie procesu tworzenia planu urlopów przez pracowników. Dzięki włączeniu do procesu bezpośrednich przełożonych mają oni kontrolę nad poprawnością przygotowania planu, co pozwala zredukować zaangażowanie pracowników działu HR.

Planowanie urlopów pozwala na ustalenie przez pracowników terminów urlopów w ramach dostępnych do planowania rodzajów urlopów. Planowanie odbywa się z uwzględnieniem dostępnych limitów urlopowych. Plany urlopowe mogą być wprowadzane na okres roku, półrocza, kwartału lub miesiąca, a w razie potrzeby okres ten może być inny dla różnych płatników czy grup naliczeniowych. Każdy plan urlopowy może posiadać datę graniczną, do której możliwe jest rejestrowanie wniosków o planowany urlop. Dodatkowo dla nowo zatrudnianych pracowników można określić ilość dni, w przeciągu których taki plan powinien być utworzony.

Przebieg procesu:

·        Pracownicy działu HR lub przełożeni tworzą nagłówki planów urlopowych i przydzielają je do pracowników.

·        Pracownicy wprowadzają wnioski z planem urlopowym. Mają możliwość sprawdzenia ich poprawności i skierowania planu urlopowego do akceptacji. Przełożeni mogą wprowadzać wnioski o plan urlopowy dla podległych pracowników.

·        Przełożeni otrzymują powiadomienia mailowe o planach wymagających akceptacji. Plan urlopowy podlega kontroli, akceptacji albo odrzuceniu przez przełożonych lub ich zastępców w przypadku nieobecności przełożonego.

·        Pracownicy otrzymują powiadomienia mailowe o zaakceptowanych lub odrzuconych planach urlopowych.

Dodatkowe funkcjonalności:

·        Pracownicy mogą otrzymać powiadomienie mailowe o zbliżającym się końcu terminu uzupełnienia swojego planu urlopowego lub o zaplanowanym, a niewprowadzonym wniosku o urlop.

·        Zarówno przełożeni, jak i pracownicy mają dostęp do graficznej prezentacji planów urlopowych oraz do stanu wykorzystania urlopów w stosunku do planu urlopowego.

·        Na podstawie zaakceptowanego wniosku o urlop planowany możliwe jest utworzenie wniosku urlopowego dla pracownika lub wprowadzenie urlopu do kartoteki pracownika.

W aplikacji Softlab HR by Asseco w menu Plany urlopowe dodano opcje do zarządzania i konfiguracji planów urlopowych dla działu HR. Pracownicy i ich przełożeni mają dostęp do planów urlopowych z poziomu Portalu pracownika i przełożonego. Plany urlopowe dostępne są również w aplikacjach HTML: Portal Pracownika oraz Portal Menedżera.

Rys. Menu Plany urlopowe

Rys. Plany urlopowe w Portalu Pracownika i Menedżera

Definicja planu urlopowego, dostępna w słowniku Plany urlopowe, pozwala na zgrupowanie planów urlopowych pracowników w kontekście nagłówka planu dla danego płatnika za dany okres. Przykładowa definicja rocznego planu urlopów:

Rys. Definicja planu urlopowego w słowniku Plany urlopowe

Pracownicy działu HR mogą decydować, kto i kiedy powinien podlegać planowaniu urlopów. Planowanie może być realizowane w ramach działu. W słowniku Struktura organizacyjna, w szczególe Planowanie urlopów do działu można przypisać okresy, w jakich dany dział podlegać będzie planowaniu urlopów.

Rys. Okresy planowania urlopu w słowniku Struktura organizacyjna

Następnie za pomocą procedury Dodaj plany urlopowe tworzone są nagłówki planów urlopowych dla pracowników z danego działu podlegającego planowaniu.

Procedura Wyślij do pracownika pozwala na przesłanie nagłówka planu urlopowego, tak aby pracownicy mogli rozpocząć składanie wniosków o urlop planowany.

Rys. Procedura Dodaj plany urlopowe w słowniku Struktura organizacyjna

W przypadku, gdy planowanie urlopów nie jest związane ze strukturą organizacyjną, miejscem, gdzie można utworzyć nagłówki planów urlopowych pracowników, jest słownik Kartoteka planów urlopowych pracowników. Pozwala on pracownikom działu HR na monitorowanie statusu planowania urlopów oraz na grupowe tworzenie nagłówków planu urlopowego dla wybranych pracowników i wybranego planu za pomocą procedury Przypisz pracownika do planu urlopowego.

Rys. Procedura Przypisz pracownika do planu urlopowego w słowniku Kartoteka planów urlopowych pracowników

Wnioski o urlop planowany pracownik może składać w aplikacji Asseco HR by Softlab z poziomu słownika Plany urlopowe (z poziomu modułu Portal pracownika) lub z poziomu aplikacji HTML Portal Pracownika.

Słownik Plany urlopowe zawiera przesłany do pracownika nagłówek planu oraz szczegóły:

·        Zaplanowane urlopy – służy do wprowadzania i kontroli wniosków o planowany urlop,

·        Błędy planu urlopowego – prezentuje ewentualne błędy planowania,

·        Planowane urlopy – układ miesięczny – pozwala na graficzny podgląd wprowadzonych planów urlopowych, wniosków urlopowych, absencji urlopowych, w okresie planu, z rozbiciem na miesiące i dni. Szczegól ten umożliwia również= wprowadzenie i kontrolę planu urlopowego,

·        Ścieżki autoryzacji – służy do podglądu ścieżki akceptacji oraz do przesłania planu do akceptacji przez przełożonego.

Rys. Nagłówek planu urlopowego pracownika w słowniku Plany urlopowe

 

Rys. Nagłówek planu urlopowego pracownika w Portalu Pracownika

Do złożenia wniosku pracownik wykorzystuje procedurę Wniosek o urlop planowany. Pracownik we wniosku określa:

·        Rodzaj urlopu – wybór spośród rodzajów dostępnych urlopów do planowania,

·        Okres od/do planowanego urlopu – musi zawierać się w okresie nagłówka planu urlopowego, ilość godzin wyliczana jest automatycznie,

·        Przyczynę – możliwość określenia wagi składanego wniosku wraz z podaniem opisu/przyczyny pozwala na określenie preferencji w akceptacji wniosku,

·        Osobę zastępującą – osoba zastępująca wybierana spośród zastępców dla pracownika, podlega weryfikacji, czy w czasie planowanego okresu urlopu ma aktywną umowę i czy będzie obecna w pracy.

Rys. Procedura Wniosek o urlop planowany

Rys. Procedura Wniosek o urlop planowany w Portalu Pracownika

Na wniosku prezentowany jest stan limitów urlopowych dostępnych do zaplanowania wraz z ilością dni już zaplanowanych. Występuje kontrola limitu w ramach wprowadzonych już wniosków o plan urlopowy. Po wypełnieniu wniosek dostępny jest w szczególe Zaplanowane urlopy. Pracownik ma możliwość graficznego podglądu wprowadzonych wniosków w szczególe Planowane urlopy – układ miesięczny w celu sprawdzenia ewentualnych konfliktów dotyczących innych absencji urlopowych.

Rys. Szczegół Planowane urlopy – układ miesięczny dla pracownika

Rys. Szczegół Planowane urlopy – układ miesięczny w Portalu Pracownika

Po wprowadzeniu wniosków o planowany urlop procedura Akceptuj pozwala pracownikowi na przesłanie uzupełnionego planu urlopowego do akceptacji przez przełożonego. Odpowiednie powiadomienie mailowe trafia do pracownika i przełożonego.

Przełożony może przeglądać, akceptować lub odrzucać plany urlopowe podległych pracowników w aplikacji Asseco HR by Softlab z poziomu słownika Plany urlopowe pracowników podległych lub z poziomu aplikacji HTML Portal Menedżera.

Rys. Słownik Plany urlopowe pracowników podległych

Rys. Słownik Plany urlopowe pracowników w Portalu Menedżera

Przełożony ma graficzny podgląd do wniosków pracowników podległych. W przeglądarce Kartoteka urlopów planowanych – układ miesięczny ma możliwość sprawdzenia poprawności planu za pomocą procedury Sprawdź poprawność planu oraz podglądu ewentualnych konfliktów dotyczących wniosków o urlop planowany. Może też wprowadzić wniosek w imieniu pracownika za pomocą procedury Wniosek o urlop planowany.

Rys. Słownik Kartoteka urlopów planowanych – układ miesięczny

Jeśli przełożony odrzuca plan urlopowy, wówczas oznacza wniosek do odrzucenia (za pomocą procedury Oznacz do odrzucenia) i wycofuje plan do poprawy przez pracownika (za pomocą procedury Wycofaj do pracownika). Plan urlopowy trafia z powrotem do pracownika wraz z odpowiednim powiadomieniem mailowym.

Jeśli przełożony zgadza się na wprowadzony przez pracownika plan urlopowy to autoryzuje go przy użyciu procedury Akceptuj. W tym momencie plan urlopowy jest blokowany do zmiany zarówno przez przełożonego, jak i przez pracownika, a odpowiednie powiadomienie mailowe trafia do pracownika.

Rys. Akceptacja planu urlopowego przez przełożonego

Rys. Akceptacja planu urlopowego przez przełożonego w Portalu Menedżera

Na podstawie zaakceptowanego wniosku o urlop planowany pracownik lub jego przełożony mogą złożyć wniosek urlopowy, używając procedury Wprowadź wniosek urlopowy, dostępnej z poziomu słownika Plany urlopowe. Przełożeni i pracownicy działu HR mogą też bezpośrednio wprowadzić urlop do kartoteki pracownika w oparciu o zaakceptowany wniosek z planem urlopowym przy pomocy Kreatora urlopów.

Rys. Procedura Wprowadź wniosek urlopowy na podstawie planu