W systemie Softlab HR by Asseco udostępniona została funkcjonalność pozwalająca na szybkie uzyskiwane informacji o zmianach danych kadrowych pracowników w wybranym okresie, ze wskazaniem wartości przed zmianą.

Potrzeba biznesowa

Każdego dnia do systemu HR wprowadzanych jest szereg zmian w danych kadrowych pracowników przez różnych użytkowników działu personalnego. Ma to na celu zapewnienie aktualności informacji oraz przede wszystkim ich aktualizację we właściwym czasie. Często na potrzeby prowadzonych audytów w obszarze HR wymagane jest przygotowanie zestawień pokazujących historię wprowadzanych zmian w danych kadrowych pracowników. Z drugiej strony okresowo prowadzone są kontrole mające na celu zweryfikowanie terminowego i prawidłowego wprowadzenia takich zmian.

Zanim została wprowadzona prezentowana funkcjonalność, pracownik działu HR, przygotowując raport na potrzeby audytu lub kontroli, musiał przy użyciu różnych okien systemu zbierać informacje dotyczące wprowadzonych zmian kadrowych, a następnie je opracowywać. Taki proces był czasochłonny, a przy kilkuset pracownikach bardzo angażujący.

Jak to usprawniliśmy

W wyniku dodatkowych prac wdrożeniowych, po uwzględnieniu specyfiki i potrzeb użytkowników klienta, został wykonany Raport Zmian Danych. Nowo utworzony słownik został udostępniony wybranym użytkownikom, którzy są odpowiedzialni za zapewnienie aktualności danych kadrowych i ich kontrolę w stosunku do akt osobowych pracowników.

Rys. 1. Widok okna Raport Zmian Danych

Użytkownik może określić przedział czasowy, wybrać pojedynczego pracownika (lub pozostawiając to pole puste odwołać się do wszystkich pracowników) oraz określić, czy interesują go tylko nowe (bieżące) lub nowe (bieżące) i poprzednie wartości.

Lista pól widocznych w przeglądarce:

Dane pracownika:

• Logo osoby,
• Numer umowy,
• Nazwisko,
• Imię,
• Pesel,
• Data rozpoczęcia współpracy
• Data zakończenia współpracy

Zmiany:

• Nazwa zmiany,
• Wartość zmiany,
• Data od zmiany,
• Data do zmiany.

W ramach słownika Raport Zmian Danych monitorowane są następujące dane pracowników:

• Składniki pracownika,
• Czynności umów zleceń,
• Klasyfikacja – pod kątem:
  • o Dział,
  • o Dział kadry,
  • o Kwota wolna od podatku,
  • o Koszty uzyskania przychodu
• Etaty,
• Stanowiska,
• Umowy – pod katem: Dat rozpoczęcia i zakończenia umowy w ramach stosunku pracy
• Nagłówki umów – pod kątem: Dat rozpoczęcia i zakończenia współpracy (o ile będą wypełnione)
• Odprawy pracownicze,
• Nagrody pieniężne,
• Kody ubezpieczeń,
• Poprzednie identyfikatory ZUS.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się  praktycznym przykładem.

Przykład:

Przygotowanie raportu na potrzeby audytu/kontroli wprowadzonych danych kadrowych w dziale HR

Pracownik działu HR w pierwszym kroku ustala przedział czasowy, wybiera konkretnego pracownika (lub pozostawiając to pole puste odwołując się do wszystkich pracowników) oraz określa, czy interesują go tylko nowe (bieżące) lub nowe (bieżące) i poprzednie wartości. W ten sposób szybko i sprawie możliwe jest przygotowanie wymaganego raportu.

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Oszczędność czasu pracownika działu HR.
• Zapewnienie kontroli danych kadrowych z możliwością szybkiego wychwycenia pomyłek lub braków.

Autor artykułu: Konrad Królik