Z poziomu systemu Softlab HR by Asseco możliwa jest mailowa wysyłka dokumentów PIT-11
w postaci załączników w formacie PDF podpisanych bezpiecznym podpisem kwalifikowanym. Dzięki temu proces dystrybuowania PIT-11 do pracowników jest znacznie szybszy i tańszy.

Problem / potrzeba biznesowa

Zanim została wprowadzona prezentowana funkcjonalność, w centrali każdej firmy co roku generowanych i drukowanych było (z poziomu systemu Softlab HR by Asseco) kilkaset (czasami kilka tysięcy) dokumentów PIT-11. Wiązało się to z dużym obciążeniem działu HR i generowało znaczące koszty dystrybucji, szczególnie w przypadku, kiedy np. kilkuset pracowników jest rozproszonych na terenie całej Polski. Pracownicy ponadto musieli długo czekać na swoje dokumenty PIT-11, przez co nie mogli sprawnie rozliczyć się z urzędem skarbowym.

Jak to usprawniliśmy

Rozszerzona została funkcjonalność modułu e‑Dokumenty, w efekcie czego pracownik działu HR, z poziomu słownika PIT-11 – dokumenty elektroniczne, może zbiorowo generować, podpisywać podpisem kwalifikowanym i wysyłać dokumenty PIT-11 drogą mailową do pracowników.

Rys. 1. Główne menu programu Softlab HR by Asseco

Opis działania modułu

Pracownik działu HR generuje elektroniczne dokumenty PIT-11 dla wszystkich pracowników lub dla wybranej grupy. W słowniku dostępna jest lista pracowników wraz ze statusem wygenerowanych dokumentów oraz dokumentami w formie plików pdf i dokumentem z podpisem cyfrowym.

Rys. 2. Słownik PIT-11 – dokumenty elektroniczne

W słowniku dostępne są procedury związane z przygotowywaniem i generowaniem deklaracji w postaci elektronicznej. Pierwszym etapem jest wygenerowanie dokumentu PIT-11 za pomocą procedury Generuj PIT11, kolejnym etapem jest podpisanie go z wykorzystaniem certyfikowanego podpisu za pomocą procedury Podpisz dokument, ostatnim etapem jest wysyłka PIT-u do pracowników i/lub wydruk dokumentu.

Rys. 3. Procedury dostępne w słowniku PIT-11 – dokumenty elektroniczne

Należy podkreślić, że dokumenty elektroniczne można przesyłać tylko do tych pracowników, którzy złożyli stosowne oświadczenie. Informację o wyrażeniu przez pracownika zgody na wysyłkę elektroniczną rejestruje się w słowniku Pracownicy umowy(etaty) w szczególe Oświadczenia pracownika. W szczególe tym, dla wskazanego pracownika w polu Rodzaj oświadczenia wybieramy pozycję ePIT-11, natomiast w polu Typ dystrybucji wybieramy E-mail.

W słowniku PIT-11 – dokumenty elektroniczne dostępny jest szczegół Historia dystrybucji, pokazujący, który użytkownik, kiedy i z jakiego adresu mailowego przesłał dokument elektroniczny PIT. Dostępne są też informacje o statusie wysyłki mailowej na serwerze.

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Oszczędność czasu, papieru i kosztów dystrybucji (dzięki możliwości grupowego przygotowania elektronicznych dokumentów PIT-11 i przesłania ich drogą mailową).

Autor artykułu: Konrad Królik