Dane kadrowo-płacowe dotyczące zatrudnionych osób spływają do systemu HR w różnej kolejności, zdarza się też, że po upływie wymaganego terminu. W związku z tym na koniec miesiąca możemy zadać sobie następujące pytania: czy wszyscy pracownicy w systemie zostali odpowiednio obsłużeni (naliczeni, zgłoszeni, wyrejestrowani, itp.) i czy dotyczące ich dane są wewnętrznie spójne. Aby zapewnić ład i porządek w dziale kadr, a tym samym w całej organizacji, system Softlab HR by Asseco został wyposażony w mechanizm umożliwiający kontrolę poprawności ww. danych.

Potrzeba biznesowa

Czynności wykonywane przez operatora modułu kadrowo-płacowego muszą charakteryzować dwie cechy: kompletność i spójność. Osoba odpowiedzialna za obsługę firmy nie może pozwolić sobie na to, by w danym miesiącu pominąć naliczenie wynagrodzenia dla któregoś z pracowników albo nie wysłać zgłoszenia do ZUS.

Proces kontroli poprawności danych często odbywa się poprzez ręczne lub półautomatyczne wyliczanie danych i ich wzrokowe porównywanie. Przykładowo: jak sprawdzić, czy wszyscy pracownicy w danym miesiącu zostali naliczeni? Trzeba policzyć, ilu pracowników było zatrudnionych przynajmniej jeden dzień w danym miesiącu, a następnie policzyć, ilu pracowników ma naliczoną listę. Ale co się stanie, jeśli okaże się, że dane różnią się o jedną osobę? Jak odnaleźć pracownika, który został pominięty? Wówczas pozostaje nam albo ręczne punktowanie równoległych list, albo wspomaganie się zewnętrznymi programami.

Jak ponadto sprawdzić, czy wszyscy zatrudnieni pracownicy mają wysłane zgłoszenia do ZUS? A czy wszystkie naliczone zasiłki zostały wypłacone?

Wszystkie powyższe procesy można  skontrolować za pomocą mechanizmu, w który wyposażony został system Softlab HR by Asseco.

Jak to realizujemy

System Softlab HR by Asseco oferuje scentralizowany mechanizm pozwalający na kontrolę poprawności danych w wybranym miesiącu. Wszystkie kontrole znajdują się w jednym miejscu systemu, w słowniku Kontrole poprawności danych.

Rys. 1. Mechanizm pozwalający na kontrolę poprawności danych w wybranym miesiącu

Cechy i zalety mechanizmu kontroli poprawności danych:

• wszystkie kontrole zgromadzone zostały w jednym słowniku;
• wizualizacja poprawności poprzez kolory (zielony – poprawny, czerwony – błędny), dzięki temu na pierwszy rzut oka widać, które przypadki należy analizować, a których nie;
• szczegółowe informacje w detalu każdej kontroli, dzięki czemu od razu dostajemy dokładną listę pracowników, u których wystąpiły błędy lub braki.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Standardowo system posiada listę kilkunastu predefiniowanych, najczęściej stosowanych kontroli.

Rys. 2. Lista predefiniowanych najczęściej stosowanych kontroli

Wybrane kontrole, których nie chcemy używać, można dezaktywować. Z drugiej strony można wdrożeniowo dodawać nowe kontrole w zależności od potrzeb danej firmy (np. sprawdzenie, czy wszystkie listy płac zostały wyeksportowane do księgowości oraz czy wszystkie przelewy zostały wysłane do banku).

Mechanizm kontroli miesiąca nie musi służyć wyłącznie do kontroli stricte „na koniec miesiąca”. Można go uruchamiać w dowolnym momencie. Przykładowo, jeśli firma do naliczania płac wykorzystuje importowane dane z zewnętrznych systemów (czas pracy z czytników czasu pracy, informacje o premiach przesyłane przez kierowników w pliku programu Excel itp.), to mechanizm kontroli mógłby być uruchamiany przed naliczeniem list, aby sprawdzić, czy wszystkie potrzebne dane znajdują się już w systemie.

Mechanizm może służyć do kontroli dowolnych danych, które znajdują się w systemie, ich poprawności lub braku. Wdrożeniowo można dodać sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy mają uzupełniony numer konta bankowego, informacje o urzędzie skarbowym oraz adres e-mail. Ograniczeniami są jedynie pomysłowość i potrzeby klienta.

Jakie to daje korzyści

• Kontrola poprawności miesiąca jest szybka i zautomatyzowana.
• Centralizacja wszystkich kontroli w jednym miejscu nie pozwala na pominięcie którejkolwiek z nich.
• Operator dostaje natychmiast szczegółową listę przypadków, które należy poprawić.
• Otwartość i elastyczność mechanizmu pozwala na dodawanie dowolnych kontroli w miarę powstawania potrzeb.

Autor artykułu: Paweł Bogdański