Kontrahenci podmiotu, który wykupił usługę Businesslink, mogą być informowani za pomocą SMS o nowych dokumentach dostarczanych do usługi, a w przyszłości także o zbliżającym się terminie zapłaty czy też jego przekroczeniu. Jako że platforma Businesslink staje się najszybszym dostępnym sposobem wymiany dokumentów między partnerami biznesowymi, musi także dostarczać odpowiednie mechanizmy notyfikacji (powiadomień) SMS.
Powyższe założenia biznesowe zostały zrealizowane w oparciu o rozwiązania o wysokiej wydajności, obsługujące niezawodną wysyłkę wiadomości na masową skalę. Powiadomienie SMS ma za zadanie jak najszybciej poinformować odbiorcę o wystawieniu dokumentu. Wiadomości SMS nadal traktowane są przez użytkowników bardziej osobiście niż np. e-mail. Według badań największych firm windykacyjnych ta forma powiadamiania potrafi zwiększyć skuteczność terminowej płatności o kilkanaście procent.
SMS-y można skonfigurować tak, aby były wysyłane raz dziennie albo za każdym razem po wpłynięciu nowego dokumentu. Po uruchomieniu wysyłki SMS powiadomienia zostaną wysłane w najbliższym terminie, zgodnie z konfiguracją.
Powiadomienia SMS mogą być przesyłane jako pojedyncza wiadomość dla każdego nowego dokumentu bądź w formie jednej zbiorczej wiadomości zawierającej powiadomienia o wszystkich dokumentach dostarczonych w skonfigurowanym cyklu jej działania (np. w ciągu dnia). SMS-y zostaną wysłane, jeśli przynajmniej jeden kontakt danego partnera ma wprowadzony numer telefonu. Kontakty, które nie mają wprowadzonego numeru telefonu, dostaną informację tylko drogą mailową.
Rys. Standardowa postać SMS powiadomienia o nowym dokumencie
Wiadomość jest opatrzona linkiem, po kliknięciu którego odbiorca jest przekierowywany na mobilną stronę portalu. Na stronie można między innymi pobrać załącznik dokumentu, a nawet od razu go opłacić.
Rys. Mobilna postać portalu po przejściu z linku w SMS
Status dostarczenia SMS-ów jest możliwy do sprawdzenia w systemie Softlab ERP w słowniku Dokumenty (menu e-Dokumenty), w polu Powiadomienia SMS;Status. Status Dostarczono oznacza, że wysyłka przynajmniej jednego SMS-a na numer jednego z kontaktów kontrahenta powiodła się.
Rys. Pole Powiadomienia SMS;Status w słowniku Dokumenty
Aby włączyć funkcjonalność SMS, należy zalogować się do portalu na użytkowniku z rolą administratora. Tylko on ma dostęp do dedykowanego słownika Administracja. W oknie tym należy przełączyć parametr Czy włączone powiadomienia SMS o nowych dokumentach na wartość Włączony oraz określić wartość kolejnego parametru o nazwie Częstotliwość wysyłania powiadomień SMS. Jest to parametr odpowiedzialny za wspominany wyżej cykl uruchamiania wysyłki SMS. Dostępne wartości to wysyłka SMS-a każdorazowo po pojawieniu się nowego dokumentu (w godzinach 10-19) bądź raz dziennie o wskazanej godzinie. Przykładowo dla ustawienia Raz dziennie o godzinie 12.00 zbiorczy SMS zostanie rozesłany po godz. 12.00, a przed godziną 19.00 (w praktyce prawdopodobnie o 12.05). Dodatkowo można sparametryzować nazwę nadawcy SMS, może ona zawierać maksymalnie 11 znaków.
Rys. Fragment okna parametrów administracyjnych dotyczących SMS w portalu Businesslink