Standardowy sposób dodawania listy płac jest zapewne znany większości użytkowników systemu Asseco Softlab HR. Przy zakładaniu wielu list proces ten można przyśpieszyć.

Potrzeba biznesowa

Tworzenie wielu list płac podstawowych może być czasochłonne, szczególnie w firmach o rozbudowanej strukturze. Często w firmach wielooddziałowych dla każdego oddziału tworzona jest bowiem osobna podstawowa lista płac.

Podobnie w firmach, które na podstawie art. 23¹ kodeksu pracy przejmują inne zakłady. Wówczas dla pracowników z przejętych zakładów pracy tworzone są oddzielne kategorie list płacowych, a co za tym idzie oddzielne podstawowe listy płac. Dlatego w danym miesiącu tych list może być wiele.

Proces tworzenia list płac można przyspieszyć dzięki usprawnieniom wprowadzonym w aplikacji Asseco Softlab HR.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

W słowniku Listy płac najczęściej używane przy tworzeniu nagłówków list płac są akcje Nowy, Edytuj oraz Usuń. Gdy w danym miesiącu istnieje potrzeba utworzenia większej liczby list podstawowych, w większości przypadków użytkownicy korzystają wielokrotnie z akcji Nowy, co przy kilkunastu listach staje się czasochłonne.

Jak to usprawniliśmy

Z poziomu słownika Listy płac (menu: Płace –> Kartoteki –> Kartoteka naliczeń –> Listy płac) możliwe jest użycie procedur tworzących listy podstawowe grupowo:

• Utwórz listy podstawowe i naliczenia za wskazany miesiąc,
• Utwórz listy podstawowe i naliczenia za wskazany rok.

Obie procedury umożliwiają utworzenie nagłówków list płac za wskazany rok i miesiąc wypłaty, lub za cały rok, z obsługą wypłat przesuniętych (parametr Czy dla płacy przesuniętej).

Ponadto, przy tworzeniu nagłówków list płac można od razu utworzyć nagłówki naliczenia dla pracowników (parametr: Czy tworzyć nagłówki naliczenia).

Rys. 1. Parametry procedur tworzących listy podstawowe grupowo

Po uruchomieniu procedury zakładane są nagłówki list płac dla wszystkich kategorii list, które są aktywne przy pracownikach w danym okresie. Ważne jest podanie daty wypłaty listy. Każda następna  lista tworzona automatycznie ma datę wypłaty o jedną minutę większą od poprzedniej.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się trzema praktycznymi przykładami.

Przykład 1:

Duża firma ma rozbudowaną strukturę i wiele oddziałów (np. 15). Dla każdego oddziału utworzona jest osobna kategoria listy płac. Osoba odpowiedzialna za naliczanie wynagrodzeń musi w miesiącu naliczyć 15 podstawowych list płac, dla każdego oddziału z osobna. W tym celu wykorzystuje procedurę Utwórz listy podstawowe i naliczenia za wskazany miesiąc, a system automatycznie tworzy 15 nagłówków podstawowych list płac.

Przykład 2:

Firma na mocy art. 23¹ kodeksu pracy przejmuje inny zakład pracy. Utworzone zostają nowe kategorie list płacowych – dla pracowników przejmowanych. Tych kategorii list płacowych, a co za tym idzie samych list, może być wiele. Powoduje to wydłużenie procesu naliczania wynagrodzeń. Dla usprawnienia tego procesu pracownicy działu HR mogą wykorzystać procedurę Utwórz listy podstawowe i naliczenia za wskazany miesiąc, której użycie sprawi, że utworzone zostaną listy płac dla wszystkich pracowników jednocześnie.

Przykład 3:

Nietypowym wykorzystaniem tej funkcjonalności jest sytuacja, gdy wdrożenie systemu kadrowo-płacowego nie obejmowało importu historycznych danych płacowych. Osoba odpowiedzialna za naliczanie wynagrodzeń stoi wówczas przed koniecznością uzupełnienia tych danych. Utworzenie list płac za cały rok (co jest niezbędne do bieżącej pracy w systemie) może zająć wiele czasu. Dla ułatwienia sobie zadania może wykorzystać w tym celu procedurę Utwórz listy podstawowe i naliczenia za wskazany rok, a system automatycznie założy nagłówki wszystkich list w danym roku. Operator może następnie przejść do naliczeń, przeliczyć wszystkie nagłówki naliczeń w roku i skorygować wartości, a następnie zamknąć listy i w ten sposób relatywnie szybko uzupełnić dane w kartotece naliczeń.

Jakie to daje korzyści

• Skrócenie czasu potrzebnego na obsługę wielu list płac.
• Usprawnienie procesu uzupełniania kartoteki wynagrodzeń.

Autor wpisu: Tomasz Bielawski