W Portalu HR udostępniono możliwość rejestracji wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego.

Rejestrację wniosku w formie elektronicznej umożliwiły zapisy Ustawy z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, które weszły w życie z dniem 26 kwietnia 2023 r. Nowelizacja upowszechniła postać elektroniczną wniosków, zgód i oświadczeń zaliczanych do dokumentacji pracowniczej. Rozwiązanie to znacząco upraszcza i skraca czas obsługi wniosku.

Wniosek dostępny jest na pulpicie Wnioski pod przyciskiem akcji Nowy wniosek. Aby zarejestrować wniosek o urlop rodzicielski, należy wybrać formularz Wniosek o urlop, dostępny w gałęzi Nieobecności.

Następnie na formularzu wniosku urlopowego należy wskazać odpowiednio:

• Rodzaj – w polu z listy rozwijanej należy wybrać Urlop związany z rodzicielstwem,
• Podtyp – w polu z listy rozwijanej należy wybrać Rodzicielski lub w przypadku wnioskowania o urlop przeznaczony wyłącznie dla drugiego rodzica – Rodzicielski drugiego rodzica (9 tyg.).

Spowoduje to otwarcie formularza wniosku zawierającego pola przeznaczone do rejestracji wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego.

Rys. 1. Formularz wniosku o urlop rodzicielski – cz. 1

Formularz zawiera następujące pola i sekcje:

• Od i Do – pola, w których wskazywana jest odpowiednio data rozpoczęcia oraz zakończenia urlopu. Wniosek powinien zostać zarejestrowany co najmniej 21 dni przed datą rozpoczęcia urlopu. W przypadku urodzenia dziecka, data zakończenia urlopu nie powinna być późniejsza niż ostatni dzień roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia;
• Liczba dni i godzin – wartości uzupełnianie automatycznie na podstawie dat wskazanych przez pracownika;
• Urlop z tytułu – w polu wskazywana jest podstawa udzielenia urlopu: urodzenie dziecka, przyjęcie dziecka na wychowanie w rodzinie zastępczej (z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej) albo przyjęcie na wychowanie dziecka, wobec którego wystąpiono do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia;

Rys. 2. Formularz wniosku o urlop rodzicielski – cz. 2

• Pole Liczba dzieci służy do wskazania liczby dzieci uwzględnianych we wniosku, tj. liczby dzieci z jednego porodu bądź liczby dzieci przyjętych na wychowanie;
• Sekcja z danymi dziecka, którego dotyczy wniosek – do wskazania danych dziecka służy akcja Dodaj. W oknie Dzieci w rodzinie należy podać imię i nazwisko dziecka, a także jego datę urodzenia. Jeżeli dziecko posiada zaświadczenie „Za życiem”, należy zaznaczyć pole. W przypadku dziecka przyjętego na wychowanie do rodziny zastępczej istnieje również możliwość zaznaczenia informacji o posiadaniu decyzji o odroczonym obowiązku szkolnym dziecka. Informacje te mają wpływ na długość przysługującego urlopu oraz ustalenie prawa do niego. W sekcji należy wskazać wszystkie dzieci, których dotyczy wniosek.

Rys. 3. Okno Dzieci w rodzinie

• Oświadczenie pracownika o wykorzystanych dotychczas częściach urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego. Po zaznaczeniu pozycji tak, na formularzu udostępniane jest pole Liczba części urlopu/wniosków w którym należy wskazać liczbę części wykorzystanego urlopu, oraz tabela służąca do wskazania poszczególnych okresów już wykorzystanego urlopu. Informacja o urlopie dodawana jest akcją Dodaj. W oknie Okres wykorzystanego urlopu uzupełnić należy pola Data od, Data do oraz wskazać, czy dany okres wykorzystany był przez wnioskodawcę, czy też drugiego rodzica/opiekuna;

Rys. 4. Okno Okres wykorzystanego urlopu

Rys. 5. Formularz wniosku o urlop rodzicielski – cz. 3

• Oświadczenie pracownika dotyczące zamiaru korzystania przez drugiego rodzica z urlopu rodzicielskiego (albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego) we wnioskowanym okresie. Zaznaczenie pozycji powoduje udostępnienie na formularzu tabeli służącej do wskazania okresu, w którym drugi rodzic będzie w tego urlopu korzystał. Okres urlopu dodawany jest za pomocą akcji Dodaj. W oknie Okres urlopu/zasiłku drugiego rodzica uzupełnić należy pola Data od oraz Data do;

Rys. 6. Okno Okres urlopu/zasiłku drugiego rodzica

• Pole Uwagi służy do wprowadzania dodatkowych informacji dotyczących wniosku.

Do wniosku należy również dołączyć załączniki, o których mowa w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 1868a Kodeksu pracy. Rodzaj i liczba wymaganych załączników zależna jest od sytuacji prawnej dziecka i informacji podanych wcześniej we wniosku.

Rys. 7. Formularz wniosku o urlop rodzicielski – cz. 4

Wymagane dokumenty załączamy używając akcji Dodaj załącznik. W oknie dodawania załącznika wybieramy plik za pomocą akcji Wybierz bądź przeciągamy go na zaznaczony linią przerywaną obszar. Pole Rodzaj służy do wskazania rodzaju załączanego pliku. W polu Opis można uzupełnić dodatkowe informacje dotyczące załącznika.

Rys. 8. Dodawanie załącznika – lista rodzajów dokumentów

Po przesłaniu wniosku do akceptacji jest on w pierwszej kolejności akceptowany przez przełożonego, a następnie weryfikowany przez pracownika działu kadr pod kątem zgodności z przepisami Kodeksu pracy. Po zatwierdzeniu wniosku w dziale kadr, w systemie uruchamiany jest kreator zasiłków umożliwiający dodanie pracownikowi zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego. Proces dodawania zasiłku w systemie kadrowo-płacowym nie uległ zmianie.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: NIE

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK