W związku z planowanym wejściem w życie nowych przepisów prawa dotyczących transparentności wynagrodzeń i obowiązku raportowania luki płacowej, system HR rozbudowano o dedykowaną funkcjonalność umożliwiającą spełnienie wymagań prawnych w tym zakresie.

Nowe regulacje nakładają na pracodawców obowiązek regularnego monitorowania i raportowania różnic w wynagrodzeniach pomiędzy kobietami i mężczyznami wykonującymi tę samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Kluczowym elementem tej analizy jest podział pracowników na odpowiednie kategorie płacowe, które grupują stanowiska o porównywalnym poziomie odpowiedzialności, wymaganych kwalifikacjach i charakterze wykonywanych zadań.

W celu zapewnienia zgodności z tymi wymogami oraz ułatwienia organizacjom realizacji nowych obowiązków sprawozdawczych, system został wyposażony w funkcjonalność wyliczania luki płacowej.

Wprowadzana funkcjonalność umożliwia:

• definiowanie i zarządzanie kategoriami płacowymi,
• przypisywanie stanowisk do właściwych kategorii płacowych,
• obliczanie luki płacowej w ramach poszczególnych kategorii zgodnie z metodyką określoną w przepisach.

Słownik Kategorie płacowe stanowisk

W ramach implementacji funkcjonalności wyliczania luki płacowej do systemu HR dodano nowy słownik Kategorie płacowe stanowisk. Słownik ten stanowi fundamentalny element umożliwiający grupowanie stanowisk pracy w celu przeprowadzenia analizy zgodnej z wymogami prawnymi. Kategorie płacowe pozwalają na porównywanie wynagrodzeń wyłącznie w obrębie grup wykonujących pracę o takiej samej lub porównywalnej wartości, co jest kluczowym wymogiem metodologii obliczania luki płacowej.

Rys. 1. Słownik Kategorie płacowe stanowisk

Słownik Kategorie płacowe stanowisk umożliwia definicję kategorii płacowych. Kategorie mogą być zdefiniowane globalnie lub ograniczone do płatnika. W słowniku dostępne są trzy szczegóły: Stanowiska, Widełki płacowe oraz Grupy składników.

Zarówno kategorie płacowe jak i przypisane do nich stanowiska mogą dotyczyć konkretnego płatnika. Z tego względu została dodana blokada możliwości naruszenia spójności danych w przypadku, gdy kategoria globalna została powiązana ze stanowiskami przypisanymi do konkretnego płatnika.

Rys. 2. Komunikat przy próbie przypisania płatnika do globalnej kategorii płacowej

Analogiczna kontrola dotyczy sytuacji, w której stanowisko przypisane do kategorii płacowej dotyczącej konkretnego płatnika w słownik Stanowiska będziemy próbowali przepiąć na innego płatnika.

Rys. 3. Komunikat przy próbie powiązania stanowiska z płatnikiem

Rejestracja danych w słownikach szczegółowych wymaga od użytkownika przestrzegania zasady rejestracji wpisów na pełne miesiące kalendarzowe. Okresy obowiązywania tych informacji nie mogą zaczynać się i kończyć w trakcie miesiąca. Dopuszczalne są okresy bez daty końcowej.

Rys. 4. Treść przykładowego komunikatu dotycząca okresu obowiązywania rejestrowanych informacji

W słownikach szczegółowych wprowadzono kontrolę zachodzenia oraz domykania okresów obowiązywania danych.

W celu ułatwienia definicji grup składników powiązanych z daną kategorią płacową został dodany standardowy szablon raportu LUKA_PLACOWA oraz grupa raportu LUKA_RAZEM.

Uwaga! W ramach rozwiązania standardowego grupa nie zawiera przypisanych składników wynagrodzeń. Szablon i grupa zostały przygotowane jako struktura pomocnicza, którą należy skonfigurować podczas wdrożenia, dostosowując do specyfiki struktury płacowej danej organizacji.

Konfiguracja grupy składników jest dostępna bezpośrednio poprzez wejście w podgląd szczegółu Grupy składników.

Rys. 5. Słownik Grupy składników dostępny jako szczegół słownika Kategorie płacowe stanowisk

Słownik Stanowiska

Do przekroju Stanowiska wykorzystywane w słowniku Stanowiska dodane zostało pole Kategoria płacowa. Pokazuje kategorię, do której jest przypisane stanowisko, na datę wskazaną w filtrze Na dzień. Jeśli stanowisko jest przypisane do kilku kategorii, to pokaże jedną z nich.

Do słownika dodana została procedura Utwórz kategorię płacową stanowiska.

Rys. 6. Parametry procedury Utwórz kategorię płacową stanowiska

Procedura działa w trybie grupowym. Na podstawie stanowiska, dla którego zostaje uruchomiona, dodaje wpisy w słownikach: Kategorie płacowe stanowisk, Stanowiska kategorii płacowych, Grupy składników (dwa ostatnie to szczegóły pierwszego słownika).

Procedura nie dodaje wpisu w szczególe Widełki płacowe.

Słownik Luka płacowa

Słownik Luka płacowa stanowi centralny element funkcjonalności umożliwiającej monitorowanie i raportowanie różnic w wynagrodzeniach między kobietami i mężczyznami w organizacji.

Słownik gromadzi zagregowane dane o wynagrodzeniach w podziale na płeć, kategorie płacowe i inne kryteria analityczne, umożliwiając identyfikację obszarów wymagających działań wyrównawczych.

Przekrój główny słownika Luka płacowa przedstawia wyniki analizy luki płacowej w kategorii „średnie wynagrodzenie”.

Rys. 7. Słownik Luka płacowa, przekrój Główny

System oblicza i wyświetla następujące dane w podziale na płeć (M/K):

• Składniki;Suma – łączna wartość grupy składników dla danej płci,
• Składniki;Liczba wystąpień – ile razy dany składnik wystąpił u danej płci,
• Składniki;Średnia – średnie wynagrodzenie obliczone jako: Suma / Liczba wystąpień,
• Luka płacowa – wskaźnik procentowy obliczony według wzoru: ((Średnia M – Średnia K) / Średnia M) × 100.

Kalkulacja luki płacowej opiera się na wielopoziomowej agregacji danych płacowych, która uwzględnia następujące kryteria analityczne:

• Płatnik – jednostka organizacyjna będąca płatnikiem składek,
• Rok – okres rozliczeniowy,
• Kategoria płacowa – grupa stanowisk o porównywalnej wartości pracy,
• Grupa składników – zdefiniowany zestaw składników wynagrodzenia uwzględnianych w analizie.

Dla każdej kombinacji kryteriów analitycznych (Płatnik + Rok + Kategoria płacowa + Grupa składników) system generuje dwa odrębne wpisy z rozbiciem na płeć pracowników:

• Wpis dla mężczyzn (M) – zawierający dane agregowane dla wszystkich mężczyzn w danej grupie,
• Wpis dla kobiet (K) – zawierający dane agregowane dla wszystkich kobiet w danej grupie.

Taki podział umożliwia automatyczne wyliczenie wskaźnika luki płacowej dla każdej analizowanej kategorii.

W słownik dostępny jest filtr Źródło danych:

• Składniki stałe – analizowane są składniki pracownika na ostatni dzień roku (filtr Rok). Uwzględniane są tylko składniki, które w konfiguracji mają zaznaczony parametr Luka płacowa;
• Składniki zmienne – analizowane są składniki naliczone na listach płac uwzględnione w szablonie raportu, wybranym podczas generowania danych.

Przed przeprowadzeniem analizy należy uruchomić procedurę Przygotuj dane, która przetwarza dane płacowe i przygotowuje je do analiz. Procedurę tę należy zawsze uruchamiać w kontekście analizowanego roku – określa to, za jaki okres rozliczeniowy zostaną wygenerowane dane do analizy luki płacowej.

Rys. 8. Parametry procedury Przygotuj dane

Standardowo w systemie dostępny jest tylko jeden szablon raportu dla luki płacowej. Obecnie obsługiwany jest tylko jeden wyróżnik – płeć pracownika (K/M).

Szczegół Luka płacowa – dane do analizy

Dostępny w słowniku Luka płacowa szczegół Luka płacowa – dane do analizy pokazuje dane wykorzystane do wyliczenia wartości dla każdego rekordu w słowniku głównym. Umożliwia to weryfikację poprawności obliczeń oraz analizę składowych tworzących wskaźnik luki płacowej dla danej kategorii.

Rys. 9. Słownika Luka płacowa, szczegół Luka płacowa – dane do analizy

Dane w szczególe są agregowane na poziomie:

• Pracownika – indywidualne dane każdego pracownika w danej kategorii,
• Miesiąca – rozbicie danych w przekroju miesięcznym.

Zapis 0 w polu Miesiąc oznacza cały rok i dotyczy składników stałych z kartoteki pracownika (analizowanych według stanu obowiązującego na ostatni dzień roku).

Podział danych ze względu na miesiące jest szczególnie istotny w kontekście analizy wskaźnika Odsetek pracowników otrzymujących składniki. Umożliwia on identyfikację, w których miesiącach dane składniki wynagrodzeń były wypłacane poszczególnym pracownikom, co pozwala na:

• weryfikację regularności wypłat,
• analizę sezonowości niektórych składników (np. premii kwartalnych, nagród),
• sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy w danej kategorii otrzymują porównywalne składniki wynagrodzenia.

Przekrój Mediana

Mediana luki płacowej ze względu na płeć to różnica między medianą wynagrodzenia pracowników płci męskiej i medianą wynagrodzenia pracowników płci żeńskiej zatrudnionymi u pracodawcy, wyrażona jako odsetek mediany wynagrodzenia pracowników płci męskiej. Powyższe dane prezentuje przekrój Mediana.

Aby wyliczyć wskaźnik „mediana luki płacowej ze względu na płeć” należy w pierwszej kolejności ustalić medianę wynagrodzenia kobiet oraz medianę wynagrodzenia mężczyzn, następnie wyliczyć różnicę między medianą wynagrodzenia mężczyzn a medianą wynagrodzenia kobiet i uzyskaną kwotę (różnicę) podzielić przez wartość mediany wynagrodzenia mężczyzn oraz wyrazić wynik w % (pomnożyć przez 100).

Rys. 10. Słownik Luka płacowa, przekrój Mediana

Wyliczone wskaźniki są zapisane w kolumnach:

• Składniki;Mediana – mediana wynagrodzenia dla danej płci,
• Luka płacowa – policzona na podstawie wzoru ((Mediana M – Mediana K)/ Mediana M) * 100.

Przekrój Odsetek pracowników otrzymujących składniki

Przekrój Odsetek pracowników otrzymujących składniki zawiera informacje o odsetku pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne.

Rys. 11. Słownik Luka płacowa, przekrój Odsetek pracowników otrzymujących składniki

Wskaźniki zapisane są w kolumnach:

• Składniki;Liczba wystąpień – to ile razy dany składnik wystąpił u danej płci,
• Odsetek – policzony ze wzoru (Liczba wystąpień dla danej płci/ Liczba wystąpień u obydwu płci) * 100,
• Luka płacowa – policzona ze wzoru ((Odsetek M – Odsetek K)/ Odsetek M) * 100.

Przekrój Kwartyle

Przekrój Kwartyle prezentuje rozkład pracowników według przedziałów wynagrodzeń w podziale na płeć, umożliwiając identyfikację dysproporcji w reprezentacji kobiet i mężczyzn na poszczególnych poziomach płacowych. Przedział wynagrodzenia to każda z czterech grup pracowników, którzy znajdują się pomiędzy kwartylami ich poziomów wynagrodzenia, po uszeregowaniu poziomów wynagrodzenia od najniższego do najwyższego.

Rys. 12. Słownik luka płacowa; przekrój Kwartyle

W przekroju Kwartyle system generuje jeden rekord dla każdej kombinacji Kategoria płacowa + Grupa składników (w odróżnieniu od innych przekrojów, gdzie tworzone są dwa rekordy – osobno dla każdej płci).

Kolumny Kwartyl;Q – wartość, kolejno ponumerowane, oznaczają granice przedziałów wynagrodzenia dla poszczególnych kwartyli. W kolumnach określających płeć prezentowane są wskaźniki stanowiące odsetek danej płaci w danym przedziale poziomu wynagrodzenia. Suma odsetka pracowników płci żeńskiej i odsetka pracowników płci męskiej w każdym z czterech przedziałów wynagrodzenia powinna wynosić 100%.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: TAK

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK