W Portalu HR dodano funkcjonalność pozwalającą na udostępnianie na formularzach wniosków materiałów zamieszczonych na pulpicie Baza wiedzy.

Dzięki temu pracownik rejestrujący wniosek w portalu ma bezpośredni dostęp do powiązanego z nim materiału – np. regulaminu bądź wzoru zaświadczenia, jakie powinien do tego wniosku dołączyć.

Funkcjonalność znacząco przyspiesza i ułatwia proces odnajdowania dokumentów firmowych, niezbędnych do rejestracji danego wniosku. Potrzebne dokumenty zamieszczone są na samym formularzu, dzięki czemu nie ma konieczności ich wyszukiwania na pulpicie Baza wiedzy.

Aby udostępnić na formularzu wybranego wniosku załącznik bądź odnośnik, należy utworzyć nową wiadomość w słowniku Wiadomości dla użytkowników portalu. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól i zapisaniu wiadomości, niezbędne jest wskazanie jej odbiorców w szczególe Parametry odbiorców, zgodnie ze standardową procedurą.  Następnie w szczególe Załączniki dodajemy pliki, które mają być dostępne na wniosku. Jeżeli na wniosku mają być udostępnione również odnośniki do lokalizacji sieciowych, dodajemy je w szczególe Odnośniki.

Następnie w nowym szczególe Pokaż na wnioskach za pomocą akcji Nowy wskazujemy wniosek, na którym dostępne będą dodane załączniki oraz odnośniki.

Rys. 1. Słownik Wiadomości dla użytkowników portalu, nowy szczegół Pokaż na wnioskach

Możliwe jest wybranie dowolnego rodzaju wniosku z wyjątkiem wniosków o nieobecność oraz wniosku Świadczenie z ZFŚS. Dla wniosków o przyznanie świadczenia z ZFŚS przewidziano odrębną procedurę, uwzględniającą możliwość załączania odrębnych materiałów dla różnych typów świadczeń.

Jeżeli materiały mają być widoczne na formularzu wniosku Świadczenie z ZFŚS, ich widoczność konfigurujemy w szczególe Pokaż na ZFŚS. Za pomocą akcji Nowy wskazujemy rodzaj wniosku o świadczenie z ZFŚS, na którym chcemy udostępnić pliki oraz odnośniki. Materiały te nie będą prezentowane na wniosku o przyznanie świadczenia innego rodzaju, niż wskazany.

Rys. 2. Słownik Wiadomości dla użytkowników portalu, nowy szczegół Pokaż dla ZFŚS

Aby udostępnić materiały na wybranych wnioskach, należy użyć dostępnej w słowniku akcji Aktywuj. Spowoduje to udostępnienie wiadomości na pulpicie Baza wiedzy, a załączonych do niej materiałów – na wskazanych przez nas formularzach wniosków, w sekcji Materiały.

Należy mieć na uwadze, że materiały dostępne będą wyłącznie dla użytkowników, których wskazaliśmy w szczególe Parametry odbiorców.

Rys. 3. Wniosek Świadczenie pracy – sekcja Materiały

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE