Zbliża się nowy rok. W związku z tym system Softlab HR należy przygotować tak, aby korzystanie z jego funkcjonalności z zakresu kadr i płac nadal przebiegało poprawnie. W tym artykule opisujemy, jak można to zrobić samodzielnie.

Potrzeba biznesowa

Aby zachować płynność pracy w systemie w nowym roku, należy wykonać następujące czynności:

• wygenerować święta,
• wygenerować szablony kalendarzy,
• wygenerować kalendarze czasu pracy,
• wyznaczyć limity urlopowe,
• odbudować urlopy,
• odbudować zasiłki,
• wyznaczyć limit pracy zdalnej.

Poniżej piszemy, jak należy to zrobić.

Jak to zrobić

Wygenerowanie świąt

1. Otwieramy słownik Święta (RCP à Słowniki à Święta).
2. Sprawdzamy, czy są wygenerowane święta na nowy rok. Otwieramy panel filtrów, a następnie wprowadzamy interesujący nas zakres dat.

Uwaga! Jeżeli brakuje danych związanych ze świętami, przechodzimy do punktu 3. Jeśli dane są uzupełnione, pomijamy dalsze czynności.

1. Aby wygenerować dane ze świętami, wybieramy procedurę: Wypełnij święta na rok.

1. W oknie procedury wpisujemy rok, za który system powinien wygenerować święta. Jeżeli oprócz świąt stałych, chcemy wygenerować też święta ruchome, powinniśmy zaznaczyć pole Święta ruchome.

1. Po zatwierdzeniu przyciskiem OK system wygeneruje święta za wskazany rok.

W słowniku Święta za pomocą akcji Nowy możemy też dodać nowe święto. W oknie edycji należy wtedy podać datę tego święta, typ dnia ($), jego nazwę i ewentualnie opis.

Wygenerowanie szablonów kalendarzy

1. Otwieramy słownik Definicje szablonów kalendarzy (RCP à Słowniki à Szablony kalendarzy à Definicje szablonów kalendarzy).
2. Wybieramy szablon kalendarza, który jest wykorzystywany w naszym przedsiębiorstwie.

1. Aby wygenerować szablon kalendarza ze schematu, wybieramy procedurę Wygeneruj szablon kalendarza ze schematu.

1. W przypadku gdy szablon oraz schemat są uzupełnione domyślnie wybieramy zakres dat, dla których zostanie wygenerowany szablon kalendarza.

W efekcie godziny pracy zostaną przypisane do dni w szablonach kalendarzy na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów kalendarzy.

Uwaga! Wpisy dotyczące poszczególnych dni szablonu kalendarza możemy podejrzeć w szczególe Dni szablonu kalendarza.

Wygenerowanie kalendarzy czasu pracy

1. Otwieramy kartotekę Pracownicy (Kadry à Kartoteki à Kartoteka pracowników à Pracownicy).
2. Zaznaczamy wszystkich pracowników i wybieramy procedurę Inicjowanie kartoteki czasu pracy.

1. Następnie zaznaczamy, że akcja ma zostać wykonana dla wszystkich zaznaczonych pozycji.
2. Ustawiamy parametry i zatwierdzamy przyciskiem OK.

W efekcie dla wszystkich pracowników wygenerowana zostanie kartoteka czasu pracy obowiązująca w nowym roku.

Wyznaczenie limitów urlopowych

1. Otwieramy kartotekę Pracownicy (Kadry à Kartoteki à Kartoteka pracowników à Pracownicy).
2. Zaznaczamy wszystkich pracowników i wybieramy procedurę Wyznaczanie limitu urlopowego.

1. Następnie zaznaczamy, że akcja ma zostać wykonana dla wszystkich zaznaczonych pozycji.
2. Ustawiamy parametry i zatwierdzamy przyciskiem OK.

W efekcie dla wszystkich pracowników zostaną wyznaczone limity urlopowe dla wybranego rodzaju urlopu na rok wskazany w powyższym oknie.

W szczególe Limity urlopowe dla każdego pracownika pojawią się nowo wygenerowane wpisy dotyczące limitu urlopowego za wskazany rok i rodzaj urlopu.

Odbudowanie urlopów

1. Otwieramy kartotekę Nieobecności (Kadry à Kartoteki à Kartoteki nieobecności à Nieobecności).
2. Zaznaczamy pracowników oraz wybieramy procedurę Odbudowa godzin i dni urlopu.

1. Następnie zaznaczamy, że akcja ma zostać wykonana dla wszystkich zaznaczonych pozycji.

W efekcie godziny i dni urlopu zostaną ponownie wyliczone dla wszystkich pracowników.

Odbudowanie zasiłków

1. Otwieramy kartotekę Nieobecności (Kadry à Kartoteki à Kartoteki nieobecności à Nieobecności).
2. Zaznaczamy pracowników oraz wybieramy procedurę Odbudowa dni zasiłku.

1. Następnie zaznaczamy, że akcja ma zostać wykonana dla wszystkich zaznaczonych pozycji.

W efekcie dni zasiłku zostaną odbudowane dla wszystkich pracowników.

Wyznaczenie limitu pracy zdalnej

1. Otwieramy słownik Pracownicy (Kadry → Kartoteki → Kartoteka pracowników → Pracownicy).
2. Wybieramy pracownika, dla którego chcemy wyznaczyć limit pracy zdalnej.

Uwaga! Tę akcję można wykonać tylko dla pracowników, którzy mają zarejestrowany określony rodzaj pracy zdalnej.

1. Dla wybranego pracownika uruchamiamy akcję Wyznaczanie limitu pracy zdalnej.

1. Następnie w polu Rodzaj pracy z listy rozwijanej wybieramy tryb świadczenia pracy, dla którego wyznaczamy limit.

1. W polu Rok wskazujemy rok kalendarzowy, którego ma dotyczyć ustalany limit. Domyślnie podpowiada się rok bieżący. Możemy wybrać inny z listy rozwijanej.

W efekcie wyznaczony zostanie limit wybranego rodzaju pracy zdalnej. Jego weryfikacji można dokonać w szczególe Limity pracy zdalnej.

Autor: Anna Cholewa