Istnieją sytuacje, w których konieczne jest wyrównanie wypłaconych już zasiłków i wynagrodzeń związanych z zapisanymi i rozliczonymi absencjami chorobowymi. W systemie Softlab HR by Asseco można skorzystać z procedury, która generuje wyrównujące zapisy, bez potrzeby ręcznego wprowadzania danych.

Potrzeba biznesowa

Konieczność wyrównania wypłaconych świadczeń chorobowych może być spowodowana m.in. dostarczeniem protokołu powypadkowego czy też zmianą danych wpływających na wyliczenie podstawy zasiłkowej. Ręczne wprowadzanie takich informacji do systemu może generować błędy i spowalniać proces rejestracji oraz wyliczenia wyrównania, co z kolei opóźni wypłatę wyrównania i rozliczenie z ZUS (raporty RSA i RCA).

Jak to usprawniliśmy

Aby zminimalizować ryzyko popełnienia błędów podczas obliczania wysokości takiego wyrównania, pracownicy kadr mogą skorzystać z procedury Wyrównanie zasiłku dostępnej w systemie Softlab HR by Asseco. Po jej uruchomieniu automatycznie generowane są wyrównujące zapisy dla pierwotnego zasiłku.

Sposób działania w aplikacji HR

Procedura Wyrównanie zasiłku jest dostępna w słowniku Pracownicy – umowy(etaty) w szczególe Zasiłki oraz wynagrodzenie za czas choroby.

Po uruchomieniu procedury wyświetla się okno z parametrami.

Rys. 1. Parametry procedury Wyrównanie zasiłku, rodzaj wyrównania 1 – Nowy kod ZUS/procent

Jeżeli operator wybierze rodzaj wyrównania Nowy kod zus/procent, powinien uzupełnić pola Kod ZUS (dostępna jest tu lista wyboru) i Procent (w tym polu wartość wpisujemy ręcznie).

Rys. 2. Przykładowe kody ZUS do wyboru

Po wybraniu kodu ZUS 335 powstaną następujące zapisy w absencjach chorobowych pracownika:

Rys. 3. Zapisy (pierwotny i wyrównujący) w szczególe Zasiłki oraz wynagrodzenie za czas choroby

System pozwala również wyrównać kwotę zasiłku w związku z nową podstawą. Może to mieć miejsce w przypadku wypłaty wynagrodzenia (np. premii) za okresy, z których wyliczyła się podstawa dla pierwotnej absencji.

Rys. 4. Wywołanie procedury z wybranym rodzajem wyrównania 2 – Nowa podstawa

Rys. 5. Zapisy w szczególe Zasiłki oraz wynagrodzenie za czas choroby

W przypadku konieczności ręcznej kwoty dopłaty sytuacja wygląda następująco:

Rys. 6. Sposób wywołania procedury z podaną ręczną kwotą dopłaty

Rys. 7. Zapis w szczególe Zasiłki oraz wynagrodzenie za czas choroby po wstawieniu wyrównania

Można również wyrównać zasiłek przez podanie rodzaju wyrównania Ręczna kwota podstawy.

Rys. 8. Sposób wywołania procedury z ręczną kwotą podstawy

Rys. 9. Zapis w szczególe Zasiłki oraz wynagrodzenie za czas choroby

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Procedura będzie pomocna m.in. w następujących sytuacjach biznesowych:

Przykład 1

Firma X wypłaca składniki płacowe (np. premie) za okresy wsteczne. W związku z tym musi wyrównać naliczone i wypłacone już w tym czasie świadczenia chorobowe.

Przykład 2

W firmie Y zmienił się regulamin premiowania pracowników. W tym przypadku również konieczne jest wyrównanie wypłaconych zasiłków.

Przykład 3

Pracownik firmy Z złamał nogę i dostał zwolnienie lekarskie. Po pewnym czasie zmieniła się przyczyna zwolnienia, ponieważ uraz, którego doznał pracownik, został uznany za skutek wypadku w drodze do pracy. Taka sytuacja też wymaga wyliczenia wyrównania.

Jakie do daje korzyści

• Oszczędność czasu pracowników działu kadr i płac.
• Eliminacja konieczności ręcznego wyliczenia podstaw i kwot wyrównania zasiłków.
• Brak ewentualnych kosztów z tytułu braku wyrównania wypłaconych świadczeń chorobowych, do których naliczenia i wypłaty firma była zobowiązana przez przepisy prawa.

Autor wpisu: Lubomir Golda