Usprawniono obsługę kadrową procesu zmiany pracodawcy przez pracowników zatrudnionych w danym zakładzie pracy na podstawie artykułu 23’ Kodeksu pracy. Ułatwiono ponadto realizację obowiązku wyrejestrowania pracowników z ubezpieczeń u obecnego pracodawcy oraz zgłoszenia ich przez nowy podmiot zatrudniający.

W tym celu w słowniku Pracownicy – umowy/(etaty) udostępniono nową procedurę pozwalającą na realizację procesu przejęcia pracowników na podstawie art. 23’ Kodeksu pracy.

Procedura działa w trybie operacji grupowych, co pozwala uruchomić ją dla wszystkich zaznaczonych pracowników jednocześnie.

Rys. Parametry procedury Przejęcie pracownika przez innego pracodawcę

Po jej uruchomieniu pojawi się okno parametrów:

• Wartości pól Logo osoby i Numer umowy uzupełniane są danymi pracownika, na którym ustawiony jest kursor,
• Data przejęcia domyślnie inicjowana jest pierwszym dniem kolejnego miesiąca,
• Pracodawca (nowy) musi zostać określony przez użytkownika poprzez wybór z listy rozwijanej,
• Czy wystawić zwolnienie? – należy zaznaczyć, aby prawidłowo zakończyć współpracę z dotychczasowym pracodawcą (opcja domyślnie zaznaczona),
• Czy pomijać przejęcie istniejących? – należy zaznaczyć, aby nie przejmować osób, które mają już dane związane z płatnikiem wskazanym jako nowy pracodawca (parametr domyślnie zaznaczony).

Jeżeli podczas przenoszenia danych między płatnikami wystąpią błędy lub pojawią się ostrzeżenia, w podsumowaniu działania procedury wyświetlone zostanie okno komunikatów, pozwalające zapoznać się z napotkanymi problemami.

Rys. Tabela komunikatów – okno automatycznie otwierane po zakończeniu procedury

W wyniku działania procedury dane kadrowo-płacowe pracownika, obowiązujące u dotychczasowego płatnika, są w całości przepisywane. W rezultacie nowy płatnik dysponuje kompletem danych dotyczących przejmowanego pracownika.

Wybór opcji Czy wystawić zwolnienie kończy współpracę z dotychczasowym płatnikiem, zamykając wszystkie dotychczas obowiązujące dane poprzez wprowadzenie końcowej daty ich obowiązywania. Zarejestrowane zostaje rozwiązanie umowy z kodem 37, oznaczającym przejęcie przez innego pracodawcę.

Rys. Szczegół Szczegóły dotyczące umów w słowniku Pracownicy, zakładka Rozwiązanie umowy wypełniona informacjami na podstawie przejęcia pracownika z opcją wystawienia zwolnienia

Na podstawie automatycznie wypełnionych dat deklaracji należy dopełnić obowiązku utworzenia i przekazania do ZUS deklaracji wyrejestrowania u dotychczasowego płatnika (ZUS ZWUA) oraz deklaracji zgłoszeniowej u nowego płatnika (ZUS ZUA).

Jeżeli pracownicy z przejmowanego zakładu pracy mieli zgłoszonych do swojego ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny – ich również trzeba wyrejestrować i zarejestrować u nowego pracodawcy. Nowy pracodawca zgłasza te osoby do ubezpieczenia zdrowotnego za pomocą formularza ZUS ZCNA.

W tym celu po zakończeniu procesu przejęcia pracowników w trybie artykułu 23’ Kodeksu pracy należy:

• Wyrejestrować członków rodziny ubezpieczonych, którzy zostali przejęci przez innego pracodawcę. Można to zrobić, wpisując datę wyrejestrowania z ubezpieczenia w polu Wyrejestrowanie w szczególe Rodzina słownika Pracownicy i uzupełnić pole Data utraty uprawnień. Następnie należy w słowniku Dokumenty zgłoszeniowe – ZCNA wygenerować plik z formularzami ZUS ZCNA, przeznaczony do eksportu do programu Płatnik.
• Zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny ubezpieczonych przez nowego pracodawcę. Można to zrobić, najpierw usuwając datę wyrejestrowania z ubezpieczenia w polach Wyrejestrowanie i Data utraty uprawnień w szczególe Rodzina słownika Pracownicy. W kolejnym kroku należy zmienić datę zgłoszenia do ubezpieczenia, wpisując nową datę w polu Zgłoszenie i Data uzyskania uprawnień. Następnie należy w słowniku Dokumenty zgłoszeniowe – ZCNA wygenerować plik z formularzami zgłoszeniowymi do ubezpieczenia ZUS ZCNA, przeznaczony do eksportu do programu Płatnik.

Dane pracowników prawidłowo przejętych są dostępne w kartotekach kadrowych:

• Pracownicy – przejęcia (z innych firm),
• Pracownicy – przejęcia (do innych firm).

Obie kartoteki są bardzo podobne, różnią się tylko zestawem filtrów, nazwami kolumn oraz logiką pobierania danych. W obydwu przypadkach dodane zostały filtry oraz kolumna informująca o komunikatach związanych z przejęciem. W panelu informacyjnym w prawej części okna dostępne są szczegółowe informacje o pracowniku oraz opis dotyczący każdego komunikatu.

Rys. Słownik Pracownicy – przejęcia (z innych firm)

Rys. Słownik Pracownicy – przejęcia (do innych firm)

Aby zarejestrować przejęcie pracownika lub grupy pracowników, zawsze należy korzystać z opisanej na początku procedury Przejęcie pracownika przez innego pracodawcę. Jeśli przejęcie dotyczy większej liczby pracowników, procedurę tę należy wykonać w trybie grupowym.

Historia przejęć, dostępna jako szczegół w słowniku Dane płatnika, spełnia jedynie funkcję informacyjną, nie jest aktywnie wykorzystywana w trakcie procesów przejmowania pracowników.

Rys. Szczegół Historia przejęć w słowniku Dane płatnika

Podczas dodawania lub edycji rekordu w szczególe Historia przejęć w słowniku Dane płatnika, użytkownik zobaczy stosowną informację.

Rys. Informacja dla użytkownika w szczególe Historia przejęć słownika Dane płatnika

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE