W systemie Softlab HR by Asseco usprawniono realizację obowiązków pracodawcy związanych ze śmiercią pracownika.

Do obowiązków pracodawcy w związku ze śmiercią pracownika należy:

• wystawienie świadectwa pracy,
• wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ZUS na formularzu ZUS ZWUA,
• naliczenie i wypłacenie osobom uprawnionym odprawy pośmiertnej,
• rozliczenie świadczeń należnych pracownikowi i niewypłaconych przed jego śmiercią.

Dotychczas powyższe obowiązki pracownicy działów HR realizowali w wielu słownikach systemu. Nowy słownik Kartoteka spadkobierców umożliwia obsługę całego procesu w jednym słowniku.

W celu rozliczenia świadczeń należnych pracownikowi, a nie wypłaconych przed jego śmiercią dodano nowy podtyp umowy Spadkobierca oraz nowy typ listy płac Spadkobiercy.

Słownik Kartoteka spadkobierców

Słownik Kartoteka spadkobierców udostępnia następujące informacje:

• Logo osoby – logo osoby zmarłej lub spadkobiercy,
• Numer umowy,
• Imię,
• Nazwisko,
• PIT-11 – informacja, czy został wygenerowany dokument PIT-11,
• Świadectwo pracy – informacja, czy wydano osobie uprawnionej świadectwo pracy zmarłego pracownika,
• Deklaracje;ZWUA – informacja, czy dla osoby zmarłej została wygenerowana deklaracja ZWUA,
• Deklaracje;ZCNA – informacja, czy dla osoby zmarłej została wygenerowana deklaracja ZCNA,
• Deklaracje;RCA – informacja, czy dla osoby zmarłej została wygenerowana deklaracja RCA,
• Rozliczono należności – informacja, czy został wystawiony rachunek osobie uprawnionej z należnościami po zmarłym pracowniku (wynagrodzenie za pracę, dodatki, premie, nagrody, trzynastki, ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz odprawa pośmiertna),
• Data zgonu.

Słownik wygląda następująco:

Rys. Słownik Kartoteka spadkobierców

W słowniku dostępne są poniższe procedury:

• Zarejestruj zgon – procedura umożliwia rejestrację informacji o dacie śmierci pracownika i realizację obowiązków z tego tytułu. Procedura składa się z trzech kroków.

• W pierwszym kroku rejestrujemy następujące informacje:

Rys. Parametry procedury Zarejestruj zgon Krok 1

• W drugim kroku podajemy następujące informacje:

• Data przyznania – data przyznania odprawy pośmiertnej,
• Krotność podstawy – określenie wysokości odprawy (równowartość jednomiesięcznego, trzymiesięcznego lub sześciomiesięcznego wynagrodzenia),
• Kwota – kwota odprawy (pozostawienie pola pustego oznacza automatyczne wyliczenie kwoty odprawy pośmiertnej),
• Nr listy – lista płac, na której zostanie naliczona odprawa pośmiertna (pozostawienie pola pustego oznacza najbliższą listę płac),
• Nie naliczaj odprawy.

Rys. Parametry procedury Zarejestruj zgon, krok 2

• W trzecim kroku wskazujemy parametry generowanych deklaracji ZUS ZWUA i ZUS ZCNA:

Rys. Parametry procedury Zarejestruj zgon, krok 3

• Dodaj spadkobiercę – procedura umożliwia rejestrację danych spadkobiercy i umowy bezosobowej dla niego.

Rys. Parametry procedury Dodaj spadkobiercę, zakładka Dane podstawowe

Rys. Parametry procedury Dodaj spadkobiercę, zakładka Dane do umowy

Rys. Parametry procedury Dodaj spadkobiercę, zakładka Dane adresowe

• Odłącz spadkobiercę – procedura umożliwia usunięcie powiązania spadkobiercy z osobą zmarłą. Zaznaczenie parametru Usuń wszystkie dane powoduje usunięcie wszystkich danych spadkobiercy z systemu. Gdy parametr jest niezaznaczony, usuwane jest tylko powiązanie.

Rys. Parametry procedury Odłącz spadkobiercę

• Przypisz spadkobiercę – procedura umożliwia powiązanie spadkobiercy z osobą zmarłą.

Rys. Parametry procedury Przypisz spadkobiercę

• Wyrejestruj pracownika – procedura umożliwia wygenerowanie deklaracji ZUS ZWUA dla zmarłego pracownika.

Rys. Parametry procedury Wyrejestruj pracownika

• Wyrejestruj rodzinę – procedura umożliwia wygenerowanie deklaracji ZUS ZCNA.

Rys. Parametry procedury Wyrejestruj rodzinę

• Wypłać wynagrodzenie i odprawę – procedura umożliwia utworzenie rachunku na kwotę wynagrodzenia, które należne było zmarłemu za przepracowany przez niego okres, ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i odprawy przysługującej rodzinie osoby zmarłej.

Rys. Parametry procedury Wypłać wynagrodzenie i odprawę

• Deklaracja RCA – procedura umożliwia wygenerowanie deklaracji ZUS RCA.

Rys. Parametry procedury Deklaracja RCA

• Dokument PIT-11 – umożliwia wydrukowanie i zarejestrowanie dokumentu PIT-11.

Rys. Parametry procedury Dokument PIT-11

• Świadectwo pracy – umożliwia wydrukowanie świadectwa pracy.

Rys. Parametry procedury Świadectwo pracy

Przykładowy przebieg procesu

Pracownik był zatrudniony na umowę o pracę od 1 stycznia 2023 roku. W wyniku choroby zmarł 9 sierpnia 2023 roku. Otrzymywał wynagrodzenie miesięczne brutto w wysokości 5000 zł. Nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego. Ustalono, że osobami uprawnionymi do świadczeń po śmierci pracownika są żona i syn.

Użytkownik otwiera słownik Kartoteka spadkobierców i uruchamia procedurę Zarejestruj zgon. Wprowadza logo osoby zmarłej oraz rejestruje datę jego śmierci. W drugim kroku może uzupełnić kwotę odprawy i listę płac, na której zostanie naliczona.

Jeżeli użytkownik podczas uruchamiania procedury Zarejestruj zgon nie zaznaczył, że chce wygenerować dokument ZWUA i/lub ZCNA, może to zrobić za pomocą akcji Wyrejestruj pracownika oraz Wyrejestruj rodzinę.

Aby wyliczyć wynagrodzenie, które należne było zmarłemu za przepracowany przez niego okres, ekwiwalent za niewykorzystany urlop oraz kwotę należnej odprawy pośmiertnej, należy wykonać naliczenie listy podstawowej dla osoby zmarłej i ustawić status tej listy na Naliczenie listy. Po tej operacji użytkownik powinien wycofać naliczenie listy oraz usunąć naliczenie wynagrodzenia. W przypadku, gdy użytkownik spróbuje zamknąć listę płac, na której zostało naliczone wynagrodzenie dla zmarłego pracownika, pojawi się komunikat informujący o błędzie.

Rys. Istniejące naliczenia osoby zmarłej – komunikat informujący o błędzie

Kolejnym krokiem jest wprowadzenie osób uprawnionych do świadczeń po osobie zmarłej. Wykorzystujemy do tego procedurę Dodaj spadkobiercę.

Dodani spadkobiercy będą przypisani do osoby zmarłej. W przypadku gdy błędnie przypisano spadkobiercę do osoby zmarłej, użytkownik może wykorzystać akcję Odłącz spadkobiercę. Osobę taką można tylko odłączyć, aby przypisać ją ponownie do innej osoby zmarłej lub całkiem usunąć jej dane z systemu.

Aby przypisać już istniejącego spadkobiercę do osoby zmarłej, użytkownik wykorzystuje procedurę Przypisz spadkobiercę. W przypadku, gdy użytkownik spróbuje dodać drugi raz tego samego spadkobiercę do osoby zmarłej, operacja zostanie zablokowana oraz zostanie wyświetlony komunikat informujący o błędzie.

Rys. Próba ponownego przypisania spadkobiercy – komunikat informujący o błędzie

Jeżeli spadkobierca jest przypisany do osoby zmarłej i użytkownik spróbuje przypisać tego spadkobiercę do innej osoby zmarłej, pojawi się komunikat z pytaniem:

Rys. Komunikat z pytaniem dotyczącym przypisania spadkobiercy do drugiej osoby zmarłej

Do wypłaty wynagrodzenia, które należne było zmarłemu za przepracowany przez niego okres, a także ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy i odprawy przysługującej rodzinie osoby zmarłej, wykorzystujemy procedurę Wypłać wynagrodzenie i odprawę. Program automatycznie wyliczy kwotę należną spadkobiercy. Należna kwota jest dzielona przez liczbę wszystkich spadkobierców przypisanych do osoby zmarłej. W przypadku gdy jest tylko jeden spadkobierca, kwota odprawy jest wypłacana w 50%.

Na wniosek osoby uprawnionej należy przekazać jej świadectwo pracy zmarłego pracownika. Można to zrobić, drukując dokument za pomocą procedury Świadectwo pracy.

Ostatnim krokiem jest wystawienie dokumentu PIT-11. Za pomocą procedury Dokument PIT-11 można wystawić taki dokument dla osoby zmarłej oraz spadkobierców.

Konfiguracja

Funkcjonalność wymaga nadania uprawnień: TAK

Funkcjonalność wymaga skonfigurowania: NIE