W portalu HR udostępniono nowy rodzaj wniosku: wniosek o urlop opiekuńczy. Urlop ten został wprowadzony ustawą z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która ma celu dostosowanie polskiego prawa do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym rodziców i opiekunów, czyli dyrektywy work-life balance.
Wniosek dostępny jest na pulpicie Wnioski w kategorii Nieobecności, a także, po użyciu akcji Wniosek urlopowy, na pulpitach:
- Moje nieobecności, w sekcji Nieobecności,
- startowym, w sekcji Urlop do wykorzystania.
Aby pracownik mógł złożyć wniosek, w systemie kadrowo-płacowym należy mu wcześniej wyznaczyć limit urlopowy dla tego rodzaju nieobecności.
Formularz wniosku o urlop o opiekuńczy wygląda następująco:
Rys. Formularz edycyjny wniosku o urlop opiekuńczy
Na formularzu wniosku, z listy rozwijanej w polu Rodzaj należy wybrać urlop opiekuńczy, a następnie wskazać termin urlopu, uzupełniając pola Od i Do (pola te domyślnie inicjują się datą bieżącą).
W polu Osoba wymagająca opieki należy wskazać osobę poprzez wybranie jej z listy (lista zawiera członków rodziny pracownika w systemie kadrowo-płacowym, zarejestrowanych w szczególe Rodzina słownika Pracownicy) bądź dodać nową osobę za pomocą opcji Dodaj osobę.
Jeżeli dodawana osoba bliska jest członkiem rodziny, należy zarejestrować jej imię i nazwisko oraz określić stopień pokrewieństwa.
Rys. Formularz edycyjny Osoby wymagające opieki dla członka rodziny
Jeśli osoba nie jest członkiem rodziny, oprócz imienia i nazwiska należy wskazać jej dane adresowe.
Rys. Formularz edycyjny Osoby wymagające opieki dla osoby niebędącej członkiem rodziny
Dane nowo dodanej osoby są zapisywane w szczególe Osoby bliskie słownika Pracownicy. Dane te będą również widoczne przy rejestracji kolejnego wniosku o urlop opiekuńczy po wybraniu opcji Dodaj osobę.
Rys. Formularz edycyjny wniosku o urlop opiekuńczy po wybraniu opcji Dodaj osobę
Dane zapisanej osoby bliskiej możemy edytować i usuwać w systemie kadrowo-płacowym lub bezpośrednio w formularzu edycyjnym wniosku po wybraniu opcji Dodaj osobę. W tym celu zaznaczamy daną osobę i wybieramy przycisk akcji Edytuj lub Usuń. Jeżeli zmienimy lub usuniemy dane osoby, która została wcześniej wskazana jako wymagająca opieki we wniosku zapisanym, ale niewysłanym do akceptacji, to przy edycji tego wniosku otrzymamy odpowiednio komunikat:
Dane osoby wymagającej opieki zostały zmienione. Zweryfikuj ich poprawność.
lub
Uwaga! Dane osoby wymagającej opieki wskazanej na wniosku zostały usunięte z systemu. Jeśli chcesz zmienić wniosek, wskaż ponownie osobę wymagającą opieki.
W polu Przyczyna wpisujemy uzasadnienie konieczności sprawowania osobistej opieki nad członkiem rodziny lub zamieszkującą z nami osobą. Dodatkowe informacje można wprowadzić w polu Uwagi.
We wniosku należy również wskazać osobę zastępującą (z listy rozwijanej w polu Osoba zastępująca). Po wybraniu jej wniosek można wysłać do akceptacji lub zapisać bez wysyłania.
Po wysłaniu wniosku jest on kierowany do akceptacji pracownika kadr w systemie kadrowo-płacowym i trafia do słownika Akceptacje wniosków urlopowych. Akceptacja wniosku przez pracownika działu kadr sprawia, że jego status w portalu zostaje zmieniony na Zaakceptowany.
Rys. Słownik Akceptacje wniosków urlopowych
Zarejestrowane przez pracownika wnioski o urlop opiekuńczy można przeglądać w słowniku Pracownicy w szczególe Wnioski o nieobecność, a informacje o limitach takiego urlopu w szczegółach Limity urlopowe oraz Dostępne limity urlopowe.
Rys. Słownik Pracownicy, szczegół Wnioski o nieobecność
Zarejestrowane urlopy opiekuńcze wraz z informacjami dotyczącymi ich rozliczenia widoczne są także w szczególe Urlopy.
Rys. Słownik Pracownicy, szczegół Urlopy