W Portalu HR udostępniono nowy rodzaj wniosku kadrowego: Oświadczenie o pracy zdalnej. Oświadczenie to dodano w związku z uchwaleniem ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy i niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 poz. 240), która reguluje zasady świadczenia pracy zdalnej.

Wniosek umożliwia złożenie bądź wycofanie oświadczenia o chęci wykonywania pracy w trybie zdalnym.

Rys. Formularz Oświadczenie o pracy zdalnej

Oświadczenie dostępne jest na pulpicie Wnioski na liście rozwijanej oznaczonej kategorią Kadrowe. Jego dostępność zależna jest od konfiguracji.

Oświadczenie ma strukturę formularza, który należy uzupełnić. Obowiązkowe do uzupełnienia pole to Oświadczenie (wybieramy tu z listy rozwijanej Składam lub Wycofuję). Pole Data oświadczenia uzupełnia się automatycznie datą bieżącą. Do formularza użytkownik może dodać załącznik.

Po wybraniu w polu Oświadczenie opcji Składam w formularzu pojawią się kolejne pola do uzupełnienia:

• Rodzaj pracy – w polu można wybrać rodzaj pracy zdalnej, jaka będzie świadczona przez pracownika (np. praca hybrydowa). Jeżeli pozostawimy to pole puste, oświadczenie domyślnie zostanie zarejestrowane jako dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej.
• Akceptuję powyższe oświadczenie – w celu złożenia oświadczenia o pracy zdalnej wymagane jest zaakceptowanie oświadczenia dotyczącego warunków świadczenia tej pracy.
• Adres pracy zdalnej – w formularzu należy wskazać adres, pod którym pracownik będzie świadczył pracę zdalną. Adres można uzupełnić ręcznie bądź zaznaczyć pole Skopiuj z adresu zamieszkania, co sprawi, że zarejestrowany w systemie Softlab HR adres zamieszkania pracownika zostanie skopiowany jako adres wykonywania pracy.
• Dodatkowy adres pracy zdalnej – po zaznaczeniu pola pojawi się możliwość dodania kolejnego pola adresowego, przeznaczonego do wprowadzenia adresu dodatkowego miejsca świadczenia pracy zdalnej.

Rys. Formularz Oświadczenie o pracy zdalnej – tryb Składam

Po przesłaniu oświadczenia w portalu trafia ono do systemu Softlab HR, do słownika Akceptacje wniosków o zmianę danych z portalu pracownika, gdzie czeka na akceptację kadr.

Akceptacja oświadczenia przez pracownika działu kadr sprawia, że jego status zostaje zmieniony na Zaakceptowany, a w systemie Softlab HR powstają odpowiednie wpisy:

• w słowniku Pracownicy, w szczególe Adresy powstaje wpis z adresem o typie PracaZdalna, a jeżeli pracownik w oświadczeniu wskazał dodatkowy adres pracy zdalnej – również PracaZdalna2.

Rys. Słownik Pracownicy, szczegół Adresy

• w słowniku Pracownicy, w szczególe Oświadczenia pracownika powstaje wpis o rodzaju PRACA_ZDALNA, gdzie Data;Od uzupełniana jest automatycznie datą złożenia oświadczenia.

Rys. Słownik Pracownicy, szczegół Oświadczenia pracownika

• w słowniku Pracownicy, w szczegółach Rodzaje pracy zdalnej i Limity pracy zdalnej generują się wpisy dotyczące rodzaju pracy zdalnej oraz jej limitów.

Rys. Słownik Pracownicy, szczegół Rodzaje pracy zdalnej

Dalszy proces obsługi pracy zdalnej polega na rejestracji odpowiednich wniosków o świadczenie pracy zdalnej oraz ich akceptacji przez uprawnione osoby bądź rejestracji czasu pracy w sekcji Kalendarz na pulpicie startowym.