System Softlab HR by Asseco dostosowano do zmian w Kodeksie pracy wprowadzających pracę zdalną. Znowelizowane przepisy dotyczą wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania przez pracowników pracy w trybie zdalnym, w tym pracy wykonywanej okazjonalnie w tym trybie.

Wymiar opisanej w ustawie pracy zdalnej okazjonalnej nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Z wnioskiem o pracę w tym trybie może wystąpić wyłącznie pracownik. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnić tego wniosku.

Niezależnie od trybu świadczenia pracy zdalnej (zdalna stała, hybrydowa, czyli naprzemienna, czy okazjonalna) pracownik musi złożyć pracodawcy oświadczenie o spełnieniu warunków BHP w miejscu pracy. Ponadto powinien wskazać pracodawcy miejsce pracy zdalnej i uzyskać jego zgodę na świadczenie pracy w tym miejscu.

W systemie Softlab HR by Asseco dodano możliwość rejestracji pracy zdalnej i kontrolowania limitów takiej pracy.

Rejestrację pracy zdalnej w systemie należy rozpocząć od wprowadzenia zaakceptowanych przez pracodawcę adresów miejsc, w których pracownik będzie świadczył pracę w trybie zdalnym. Do tego celu utworzono dwa nowe typy adresów: PracaZdalna i PracaZdalna2, czyli główny i dodatkowy adres świadczenia pracy w trybie zdalnym.

Rys. Nowe typy adresów

Adresy rejestrowane są za pomocą akcji Nowy w szczególe Adresy słownika Pracownicy.

Rys. Rejestracja adresów za pomocą akcji Nowy w szczególe Adresy słownika Pracownicy

Rys. Szczegół Adresy w słowniku Pracownicy – zarejestrowane miejsca wykonywania pracy zdalnej

Standardowo w systemie zdefiniowane są trzy rodzaje pracy zdalnej: Zdalna 100%, Zdalna Okazjonalna i Zdalna na polecenie pracodawcy. Dla wszystkich wymagane jest zarejestrowanie oświadczenia – wniosku pracownika o wykonywanie pracy zdalnej.

Po wprowadzeniu adresów należy wprowadzić takie oświadczenie. Służy do tego nowy rodzaj oświadczenia: PRACA_ZDALNA (Wniosek pracownika o chęci wykonywania pracy w formie zdalnej).

Rys. Nowy rodzaj oświadczenia w słowniku Rodzaje oświadczeń

Oświadczenie można zarejestrować w szczególe Oświadczenia pracownika w słowniku Pracownicy. W polu Dodatkowe informacje znajdują się dane dotyczące wybranego przez pracownika rodzaju pracy (głównego i opcjonalnie dodatkowego) oraz Id umowy pracownika.

Rys. Okno edycyjne szczegółu Oświadczenia pracowników

Rys. Zarejestrowany nowy rodzaj oświadczenia w słowniku Oświadczenia pracownika słownika Pracownicy

Podczas rejestracji rodzaju oświadczenia PRACA_ZDALNA, powiązanego poprzez wymagane oświadczenia z rodzajem zdarzenia, dla którego istnieje rodzaj pracy zdalnej, pojawia się do uzupełnienia pole Rodzaj pracy. Na liście rozwijanej do wyboru są dostępne tylko te rodzaje pracy, które są powiązane z bieżącym oświadczeniem za pomocą konfiguracji rodzaju zdarzenia dotyczącego pracy.

W sytuacji, gdy są spełnione jednocześnie obydwa warunki:

• wybrany rodzaj pracy jest powiązany z oświadczeniem, ale jest inny niż Zdalna100 i ZdalnaOkazjonalna,
• rodzaj pracy ZdalnaOkazjonalna jest powiązany z bieżącym rodzajem oświadczenia,

w oknie edycyjnym dostępne będzie dodatkowe pole Rodzaj pracy dod., domyślnie wypełnione wartością ZdalnaOkazjonalna.

Po zarejestrowaniu nowego oświadczenia o rodzaju PRACA_ZDALNA następuje:

1. Zakończenie obowiązywania dotychczasowych rodzajów pracy zdalnej (pole Data do w szczególe Rodzaje pracy zdalnej zostaje wypełnione datą o dzień mniejszą od daty obowiązywania oświadczenia), przy czym:
   1. Jeżeli w polu Rodzaj pracy wybrano rodzaj pracy zdalnej okazjonalnej, to zakończeniu podlegają tylko rodzaje pracy zdalnej okazjonalnej (obowiązujące na dzień wskazany w polu Data od nowego oświadczenia);
   2. Jeżeli w polu Rodzaj pracy wybrano rodzaj pracy innej niż praca zdalna okazjonalna, to zakończeniu podlegają wszystkie rodzaje pracy zdalnej pracownika (obowiązujące na datę od nowego oświadczenia).
2. Zakończenie obowiązywania dotychczasowych limitów pracy zdalnej (pole Data obowiązywania;Do w szczególe Limity pracy zdalnej  zostaje wypełnione datą o dzień mniejszą od daty obowiązywania oświadczenia).
3. Automatyczne wygenerowanie nowych wpisów z rodzajami pracy zdalnej obowiązujących od daty podanej w polu Data od nowego oświadczenia według następujących zasad:
   1. Jeśli nie zostało wypełnione pole Rodzaj pracy podczas rejestracji oświadczenia, nie zostanie wygenerowany wpis w szczególe Rodzaje pracy zdalnej,
   2. Jeśli pole Rodzaj pracy zostało wypełnione wartością Zdalna100 podczas rejestracji oświadczenia, w szczególe Rodzaje pracy zdalnej automatycznie powstanie wpis Zdalna100,
   3. Jeśli pole Rodzaj pracy zostało wypełnione inną wartością niż Zdalna100 podczas rejestracji oświadczenia, w szczególe Rodzaje pracy zdalnej automatycznie powstanie wpis z wybranym rodzajem pracy.
4. Automatyczne wygenerowanie dla pracownika limitów pracy zdalnej (dla limitowanych rodzajów pracy zdalnej).

Po pozostawieniu domyślnej wartości w polu Rodzaj pracy dod. i zatwierdzeniu rejestracji oświadczenia w szczególe Rodzaje pracy zdalnej dla pracownika automatycznie powstaje dodatkowo wpis ZdalnaOkazjonalna.

Pracę zdalną okazjonalną pracownik może świadczyć przez 24 dni w roku. Wpis obowiązuje od daty, jaką podano w oświadczeniu, i przypisane są do niego zarejestrowane wcześniej adresy pracy zdalnej.

Rys. Okno edycyjne szczegółu Rodzaje pracy zdalnej w słowniku Pracownicy

Ponadto w szczególe Limity pracy zdalnej na podstawie rodzaju pracy zdalnej zostaje automatycznie wygenerowany dla pracownika limit pracy zdalnej okazjonalnej w liczbie 24 dni rocznie.

Rys. Okno edycyjne szczegółu Limity pracy zdalnej w słowniku Pracownicy

Jeżeli rodzaj pracy zdalnej nie wymaga uprzedniego złożenia oświadczenia, limit dla niego należy wygenerować za pomocą procedury Wyznaczanie limitu pracy zdalnej. Jest ona dostępna w słownikach Pracownicy – umowy(etaty), Rodzaje pracy zdalnej oraz Limity pracy zdalnej. Procedura ta generuje limity pracy zdalnej na podstawie wybranego jej rodzaju. W oknie parametrów procedury możemy wybierać spośród rodzajów pracy wprowadzonych dla danego pracownika w szczególe Rodzaje pracy zdalnej.

Rys. Parametry procedury Wyznaczanie limitu pracy zdalnej

W słowniku Rodzaje pracy zdalnej dodano grupę kolumn Oświadczenie pracownika, która pokazuje rodzaj oświadczenia, na podstawie którego powstał rodzaj pracy.

Rys. Szczegół Rodzaje pracy zdalnej w słowniku Pracownicy – grupa kolumn Oświadczenie pracownika

W słowniku Limity pracy zdalnej dodano grupę kolumn Rodzaj pracy limitowanej, która pokazuje rodzaj pracy zdalnej, na podstawie którego powstał limit.

Rys. Szczegół Limity pracy zdalnej w słowniku Pracownicy – grupa kolumn Rodzaj pracy limitowanej

W sytuacji, gdy użytkownik zmodyfikuje pole Data do lub wartość pola Wykorzystano dni (BO) w szczególe Rodzaje pracy zdalnej, wygenerowane na podstawie danego rodzaju pracy limity zostaną zaktualizowane o wprowadzone zmiany.

W przypadku, gdy użytkownik próbuje usunąć informację o przypisanym pracownikowi limicie pracy zdalnej, w ramach którego zarejestrowano już czas pracy, usunięcie zostanie zablokowane i pojawi się poniższy komunikat.

Rys. Komunikat blokujący usunięcie limitu pracy zdalnej

Jeśli użytkownik zmieni informację zawartą w polu Data do w oświadczeniu o pracy zdalnej pracownika, wówczas zgodnie z tą datą zostaną zmodyfikowane daty końca obowiązywania oświadczenia o pracy zdalnej odpowiadające powiązanym z tym oświadczeniem rodzajom oraz limitom pracy zdalnej.

Przy próbie usunięcia oświadczenia pracownika o pracy zdalnej, dla którego istnieje powiązany wpis w szczególe Rodzaje pracy zdalnej, użytkownik zostanie powiadomiony o tym powiązaniu poniższym komunikatem.

Rys. Komunikat blokujący usunięcie informacji w szczególe Oświadczenia pracownika w słowniku Pracownicy

System wymaga wprowadzenia informacji o pracy zdalnej w odpowiedniej kolejności. Zarejestrowanie oświadczenia PRACA_ZDALNA sprawia, że automatycznie rejestrowana jest informacja o rodzaju pracy, o który zawnioskował pracownik.

Jeśli pracownik ma już zarejestrowany rodzaj świadczonej pracy zdalnej wymagającej oświadczenia, pojawi się poniższy komunikat.

Rys. Komunikat blokujący rejestrację oświadczenia

W przypadku, gdy użytkownik chce zmienić zarejestrowany limit pracy zdalnej, przed modyfikacją zobaczy komunikat.

Rys. Komunikat pojawiający się podczas edycji danych w szczególe Limity pracy zdalnej

Po zatwierdzeniu komunikatu informacje zawarte w polach Rodzaj pracy limitowanej i Rodzaj pracy limitowanej;Data od znikną, a limit zostanie zmodyfikowany zgodnie z intencją użytkownika. W następstwie tej akcji poprawiony limit nie będzie automatycznie modyfikowany razem z odpowiednim wpisem dotyczącym rodzaju pracy zdalnej.