Czyli jak w systemie Softlab HR dokonać szybkiej weryfikacji i prezentacji przypadków, gdy składki na Fundusz Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych nie zostały opłacone.

Potrzeba biznesowa

Wymóg płatności składek na FP i FGŚP nie jest bezwzględny. Ustawodawca przewidział w tym zakresie szereg zwolnień. Składki te nie są opłacane za osoby, które:

• osiągnęły wiek wynoszący odpowiednio co najmniej 55 lat (w przypadku kobiet) i 60 lat (w przypadku mężczyzn),
• powróciły z urlopów macierzyńskich, urlopów na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopów rodzicielskich lub urlopów wychowawczych (w ich przypadku okres zwolnienia z płatności składek wynosi 36 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z jednego z wymienionych urlopów),
• są zatrudnione, ukończyły 50. rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy (zwolnienie przysługuje przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę),
• mają status skierowanych zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30. roku życia (w ich przypadku okres zwolnienia wynosi 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę), zwolnienie to obowiązuje od 27 maja 2014 r.
• zarabiają mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Jednoznaczne w tym zakresie przepisy prawa pozwoliły znacznie zoptymalizować proces rozliczania składek w systemie Softlab HR, co znacznie skróciło czas pracy związany z obsługą kadrową. Składki są rozliczane automatycznie w trakcie tworzenia list płac i nie wymagają od użytkownika aplikacji wykonywania dodatkowych czynności.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik ukończył 50 lat, a który przed zatrudnieniem był zarejestrowany w urzędzie pracy. Aby system nie naliczył automatycznie składek na FP i FGŚP dla takiej osoby, należy odpowiednio zmodyfikować informacje na jej temat, to znaczy w słowniku Pracownicy – umowy(etaty), w szczególe Dane dodatkowe, w polu Data od należy wprowadzić datę zatrudnienia, zaś w polu Urząd Pracy wybrać właściwy dla niej urząd pracy. Bez wykonania tej czynności składki zostaną naliczone, a informacje o tym pracowniku nie zostaną pokazane w przeglądarce Zaniechania FP i FGŚP.

Rys. 1. Informacja o urzędzie pracy w dodatkowych danych kadrowych w kartotece pracownika

Jakkolwiek obsługa naliczania składek została w pełni unowocześniona, tak weryfikacja przyczyny nienaliczania składek FP i FGŚP nie była dotychczas możliwa, gdyż system nie odnotowywał tego typu informacji. Tymczasem bywają sytuacje, w których są one nam potrzebna od ręki i nie mamy czasu na ich kompletowanie.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Do tej pory w systemie nie było możliwości sprawdzenia przyczyn nienaliczenia składek na FP i FGŚP. Weryfikacja przebiegała w oparciu o listy płac i była niezwykle pracochłonna, gdyż wymagała od pracownika sprawdzenia danych w kilku kartotekach.

Jak to usprawniliśmy

W aplikacji Softlab HR dodano kartotekę Zaniechania FP i FGŚP, która dostarcza informacje na temat przyczyn zaniechania składek. Informacje te znajdują się w kolumnie Tytułem.

Rys. 2. Przyczyny nienaliczania składek FP i FGŚP widoczne w kartotece zaniechań

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1

W trakcie sprawdzania listy płac dla pracownika zauważyliśmy, że składki na FP i FGŚP nie zostały naliczone. Otwieramy kartotekę Zaniechania FP i FGŚP. W filtrze wskazujemy i odnajdujemy pracownika oraz numer listy. W kolumnie Tytułem sprawdzamy przyczynę zaniechania naliczenia składek.

Rys. 3. Słownik Zaniechania FP i FGŚP

Przykład 2

W trakcie kontroli musimy wykazać listę osób, dla których w ostatnim miesiącu nie zostały odprowadzone składki FP i FGŚP. Otwieramy kartotekę, w filtrze wskazujemy miesiąc i rok. Generujemy raport z przypadkami zaniechań do pliku Excel.

Rys. 4. Eksport danych do Excela

Rys. 5. Przykładowy raport Zaniechania FP i FGŚP w pliku Excel

Jakie to daje korzyści

• Dużo szybsza i łatwiejsza weryfikacja list płac w przypadku zaniechania naliczenia składek FP i FGŚP.
• Proste tworzenie raportów przydanych np. w przypadku kontroli.

Autor wpisu: Andrzej Kołda