Procedura umożliwiająca seryjne wstawianie dnia wolnego pozwala zautomatyzować proces wypełniania kalendarza, zapobiec pomyłkom i przyspieszyć pracę z systemem.

Potrzeba biznesowa

Dobrze wypełniony kalendarz czasu pracy pracowników ma ogromne znaczenie dla poprawności działania w obszarze HR, m.in. dla poprawnego naliczenia wynagrodzeń. Kalendarzy w systemie, w zależności od konfiguracji i schematu działania organizacji, może być zdefiniowanych wiele. Wiąże się to np. z czasochłonnym uzupełnianiem dni wolnych w poszczególnych kalendarzach.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Standardowe wypełnienie kalendarza w systemie wiąże się z czasochłonnym ręcznym rejestrowaniem dnia wolnego w kolejnych szablonach kalendarzy i późniejszą aktualizacją kalendarzy pracowniczych. Poszczególnych szablonów może być dużo. Gdy dodatkowo uruchomiony jest moduł RCP, to zmiany należy uwzględnić również w harmonogramie czasu pracy, a nie tylko w jego ewidencji.

Jak to usprawniliśmy

W systemie Softlab HR by Asseco w słowniku Szablony kalendarzy znajdują się wszystkie zdefiniowane szablony kalendarzy czasu pracy. Dostępna w tym słowniku procedura Seryjne wstawianie dnia wolnego pomaga w wypełnianiu szablonów kalendarzy, a także uzupełnianiu czasu pracy w module RCP. Pozwala ona w kilku krokach oznaczyć dzień wolny w (wybranych lub wszystkich) szablonach kalendarzy oraz harmonogramach czasu pracy i ewidencji czasu pracy.

Rys. 1. Procedura Seryjne wstawianie dnia wolnego

W słowniku Szablony kalendarzy zaznaczamy odpowiednie szablony kalendarzy, uruchamiamy procedurę Seryjne wstawianie dnia wolnego i uzupełniamy jej parametry.

Rys. 2. Parametry procedury Seryjne wstawianie dnia wolnego

Opis szczegółowy parametrów

• Typ dnia – W parametrze tym określamy rodzaj wstawianego dnia wolnego (czy jest to „zwykły” dzień wolny W czy też święto $),
• W polu Data określamy konkretny dzień, w którym będzie rejestrowany dzień wolny.

Parametry określające sposób działania procedury:

• Nie aktualizuj kalendarzy pracowników – Procedura zarejestruje dzień wolny w szablonie kalendarza. Wspiera rejestrację czasu pracy pracowników, jeżeli nie jest uruchomiony moduł RCP. Po wybraniu tej opcji i wstawieniu dnia wolnego do szablonu kalendarza (aktualizacji szablonu), należy pamiętać, aby w słowniku Pracownicy – umowy(etaty) uruchomić procedurę Inicjowanie kartoteki czasu pracy dla wszystkich pracowników dla wstawianego dnia wolnego.

Rys. 3. Procedura Inicjowanie kartoteki czasu pracy w słowniku Pracownicy – umowy(etaty)

• Aktualizuj kalendarze pracowników (harmonogram) – Procedura zarejestruje dzień wolny w szablonie kalendarza oraz dodatkowo uzupełni harmonogram RCP.
• Aktualizuj kalendarze pracowników (harmonogram + czas pracy) – Procedura zarejestruje dzień wolny w szablonie kalendarza, dodatkowo uzupełni harmonogram RCP oraz rzeczywisty czas pracy.

Po wprowadzeniu parametrów procedurę Seryjne wstawianie dnia wolnego należy zatwierdzić przyciskiem OK.

Na podstawie parametrów Typ dnia oraz Data zostanie zmieniony zapis, w zależności od wyboru sposobu działania:

• w szablonie kalendarza lub
• w szablonie kalendarza, harmonogramie w module RCP, lub
• w szablonie kalendarza, harmonogramie i rzeczywistym czasie pracy w module RCP.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Opisywana funkcjonalność pozwala w kilku krokach wprowadzić do kalendarzy czasu pracy dzień wolny od pracy dla całej firmy.

Przypomnijmy, że polskie prawo pozwala na odbieranie dnia wolnego, jeśli święto wypada w sobotę. Również zarząd firmy może zadecydować o przyznaniu pracownikom dnia wolnego od pracy, np. w wigilię Bożego Narodzenia.

Jakie to daje korzyści

• Przyjazne dla użytkownika wprowadzanie zmian w kalendarzach.
• W jednym rozwiązaniu zawartych jest kilka konfiguracji.
• Zmiana odbywa się szybciej, wymaga mniej kroków.
• Zmniejsza się liczba błędów operatorskich.

Pełną informację o Softlab HR by Asseco można znaleźć na stronie https://softlab.com.pl/.

Autor wpisu: Tomasz Bielawski