Czyli w jaki sposób użytkownik systemu Softlab HR by Asseco może utworzyć i dodać do listy płac nowy składnik płacowy.

Potrzeba biznesowa

W praktyce działów HR zdarza się, że potrzebne jest utworzenie w systemie nowego składnika płacowego, na przykład w związku z wprowadzeniem nowego regulaminu wynagradzania. Decyzja o wypłacie takiego składnika zapada często tuż przed wypłatą wynagrodzenia. Dlatego ważne jest, aby zdefiniowanie takiego składnika i dodanie go do wydruków list płac zajęło jak najmniej czasu.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Zazwyczaj pracownik działu płac nie ma możliwości dodania w systemie nowego składnika płacowego, gdyż jest to dość skomplikowana operacja. Musi zgłosić zapotrzebowanie dostawcy i czekać na realizację zgłoszenia. Tak było też we wcześniejszych wersjach systemu Softlab HR.

Jak to usprawniliśmy

W nowszych wersjach systemu Softlab HR by Asseco został stworzony mechanizm, który umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie nowego składnika płacowego i dołączenie go do wydruków list płac w nieskomplikowany sposób.

Na ten mechanizm składają się 2 procedury:

• Utwórz nowy składnik (z atrybutami istniejącego) w słowniku Definicje składników płacowych,
• Dodaj składnik i pozycję do szablonu w słowniku Raporty – definicje szablonów.

Procedura Utwórz nowy składnik (z atrybutami istniejącego) pozwala skopiować konfigurację składnika z innego istniejącego składnika. W opisywanym przypadku zakładamy, że składnik ma być widoczny tylko na wydruku listy, a jego wartość pracownik działu płac będzie wprowadzał bezpośrednio na liście płac. Założenia konfiguracyjne (np. naliczenie podstaw absencji czy księgowanie) są kopiowane ze źródłowego składnika.

Tak wygląda słownik Definicje składników płacowych zawierający opisywaną procedurę:

Rys. 1. Słownik Definicje składników płacowych

Procedura Dodaj składnik i pozycję do szablonu umożliwia dodanie składnika do szablonu wydruku raportu, w tym przypadku listy płac. Tak wygląda słownik Raporty – definicje szablonów zawierający opisywaną procedurę:

Rys. 2. Słownik Raporty – definicje szablonów

Przy pomocy powyższych procedur operator może łatwo i szybko wprowadzić składnik do naliczeń oraz pokazać go na wydruku listy płac. W razie potrzeby konfiguracja składnika może w przyszłości zostać bardziej rozbudowana w drodze zgłoszenia serwisowego.

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się praktycznym przykładem.

Przykład :

Pracownicy działu płac w dniu naliczania list płac dostają od kadry zarządzającej informację o potrzebie naliczenia oraz wypłaty nowego składnika „premia dyrektora”.

Taki składnik w systemie nie istnieje, trzeba go utworzyć i skonfigurować, a wynagrodzenia muszą być wypłacone w terminie. Ale operator systemu Softlab HR by Asseco wie, jak sobie w tej sytuacji poradzić.

Zaczyna od zdefiniowania nowego składnika. W tym celu uruchamia słownik Definicje składników płacowych i w nim na liście składników wyszukuje składnik o zbliżonych parametrach. Uznaje, że składnik o kodzie ASTALAPREM jest wystarczająco podobny do tego, który musi utworzyć. Następnie uruchamia procedurę Utwórz nowy składnik (z atrybutami istniejącego) i wypełnia jej parametry:

Procedura Dodaj składnik i pozycję do szablonu umożliwia dodanie składnika do szablonu wydruku raportu, w tym przypadku listy płac. Tak wygląda słownik Raporty – definicje szablonów zawierający opisywaną procedurę:

Rys. 3. Procedura Raporty – definicje szablonów

Pola Kod składnika inicjuje się automatycznie na podstawie kodu składnika źródłowego.

Pole Nowy kod składnika to unikalny symbol nowego składnika, nowy składnik nazywamy APREMIA_DYR.

Nowa nazwa składnika to opis nowego składnika, w tym przypadku nazywamy go „Premia dyrektora”.

Pole Nazwa proc/funkcji pole powinno pozostać puste.

Pole Nowa kolejność jest domyślnie inicjowane.

W sekcji Utwórz detale należy zaznaczyć wszystkie opcje z wyjątkiem opcji Definicje grup raportów.

Po zatwierdzeniu, procedura doda do systemu nowy składnik, z pominięciem konfiguracji szablonów raportów list płac. Składnik od tego momentu funkcjonuje w systemie i można go wykorzystać na liście płac.

Następnie operator konfiguruje wydruk listy płac. W tym celu uruchamia słownik Raporty definicje szablonów.

Ustawia się w słowniku na wybranym szablonie wydruku listy płac (najczęściej jest to szablon LISTA_PLAC_5) i uruchamia procedurę Dodaj składnik i pozycję do szablonów. Następnie wypełnia parametry procedury.

Rys. 4. Procedura Dodaj składnik i pozycję do szablonu

W sekcji Szablony raportów wskazuje, w których szablonach raportów należy uwzględniać dodawany składnik. Szablon raportu, na którym ustawiony jest kursor, automatycznie jest zaznaczony.

Pozycja raportu pozwala wybrać z listy rozwijanej kod składnika (w opisywanym przypadku jest to APREMIA_DYR).

Pole kolejność może być nie wypełnione. Składnik w takim przypadku w kolumnie zostanie ustawiony alfabetycznie.

W polu Kolumna wybiera odpowiednią kolumnę wydruku, w opisywanym przypadku jest to kolumna ze składnikami wynagrodzeń KOLUMNAA.

Pole Opis na raporcie wypełnia opisem składnika, który pojawi się na wydruku.

Pole Opis może pozostać puste.

W polu Grupa składników wpisuje kod dodawanego składnika, w tym wypadku APREMIA_DYR.

Pole Data od inicjuje się datą, której nie zmienia.

W tabeli zawierającej wykaz składników (na dole okna parametrów) wyszukujemy i zaznaczamy wcześniej dodany kod składnika APREMIA_DYR.

Po zatwierdzeniu OK procedura zmodyfikuje odpowiednio raport: doda składnik i nada mu nazwę, doda do grupy i pozycji raportu.

Po zmodyfikowaniu raportu należy odbudować całą pulę raportów. W tym celu w słowniku Raporty – definicje szablonów zaznacza wszystkie raporty i uruchamia procedurę Odbuduj definicję raportów.

Jakie to daje korzyści

• Oszczędność czasu: użytkownik systemu może w wielu sytuacjach samodzielnie utworzyć nowy składnik i obslużyć go na wydrukach list płac.
• Oszczędność kosztów: Możliwość obniżenia kosztów dostarczenia modyfikacji naliczeń poprzez utworzenie we własnym zakresie wstępnej uproszczonej definicji.

 

Autor: Tomasz Bielawski