Nowa funkcjonalność wspomagająca grupową zmianę wartości składników płacowych, np. podwyżkę wynagrodzeń pracowników na podstawie wartości z pliku EXCEL.

Potrzeba biznesowa

Dział HR co jakiś czas spotyka się z potrzebą grupowej zmiany wartości, takich jak wprowadzanie podwyżek, zmiany wartości pakietów ubezpieczeniowych, medycznych lub sportowych, lub przypisania nowych składników pracownika. Proces ten powinien być szybki i bezpieczny oraz rozliczać skutki wprowadzonych zmian.

Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Zanim została udostępniona prezentowana funkcjonalność, wprowadzanie dużej grupie pracowników podwyżek czy też zmian wartości pakietów ubezpieczeniowych, medycznych lub sportowych wiązało się z szeregiem powtarzalnych działań, a często wymagało zaangażowania konsultanta wdrożeniowego. Taki proces był dla pracowników działu HR bardzo czasochłonny, dodatkowo przy blisko tysiącu pracowników oczekujących na zwiększone wynagrodzenie, wymagał odpowiedniej uwagi i zaangażowania oraz szybkiej realizacji.

Istotnym problemem, uniemożliwiającym skorzystanie z dostępnych już rozwiązań systemu, były różne wysokości podwyżek, które są najczęściej indywidualnie ustalane dla pracownika (nie są stałym procentem czy kwotą) oraz są często przyznawane z mocą wsteczną, co skutkuje koniecznością naliczenia wyrównań wynagrodzeń.

Jak to usprawniliśmy

W wyniku prac dodatkowych, z uwzględnieniem specyfiki i potrzeb użytkowników klienta, został wykonany nowy mechanizm opierający się na słowniku Przeglądarka składników do zmiany. Nowo utworzony słownik umożliwia szybki, masowy import danych, np. nowych stawek wynagrodzenia dla dużej grupy pracowników, które następnie w prosty sposób mogą zostać przeniesione do kartoteki składników pracownika, z wcześniej przygotowanego pliku w formacie Excel. Co ważne, nowe stawki mogą obowiązywać z datą wsteczną, a nowy mechanizm umożliwia obsłużenie procesu naliczenia wyrównań wynagrodzeń.

Rys. 1. Słownik Przeglądarka składników do zmiany

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

W celu pokazania, jak działa nowa funkcjonalność systemu, posłużymy się praktycznym przykładem.

Przykład:

Obsługa procesu podwyżek na podstawie pliku Excel z datą obowiązywania od 01.01.2018 roku.

W pierwszym kroku, po przygotowaniu pliku ze zmienionymi stawkami wynagrodzenia dla pracowników osoba z działu HR uruchamia procedurę Import danych z Excel.

W naszym przypadku importowany plik zawiera zmienione wartości jednego składnika z taką samą datą obowiązywania i opisem dla wszystkich pracowników, dlatego podajemy te dane na formularzu, a importowany plik nie musi ich zawierać.

Rys. 2. Parametry procedury Import danych z Excel

Gdy importowane dane dotyczą różnych składników, mają różne daty początku obowiązywania lub opisy, w parametrach procedury Import danych z Excel należy podać tylko ścieżkę dostępu do pliku.

Rys. 3. Parametry procedury Import danych z Excel dla importowanych różnych danych

Po wykonaniu importu w słowniku Przeglądarka składników do zmiany widoczne są poprzednie wartości zmienianego składnika wraz z ich datami obowiązywania. Na tym etapie użytkownik może sprawdzić poprawność zaimportowanych danych oraz je zmodyfikować. Przeglądarka składników do zmiany umożliwia filtrowanie danych według różnych kryteriów. Przede wszystkim można zobaczyć pracowników, którym już zostały zmienione dane, co znacząco ułatwia pracę użytkownikowi.

Rys. 4. Przeglądarka składników do zmiany z zaimportowanymi danymi

Po weryfikacji użytkownik w ostatnim kroku może wykonać dwa działania.

Jeżeli dane dotyczą zmiany składnika w bieżącym okresie przed naliczeniem listy płac, które mają uwzględnić nową wartość, korzystamy z procedury Przenieś zmiany do składników pracownika, za pomocą której przenosimy dane do szczegółu Składniki pracownika w słowniku Pracownicy-umowy (etaty).

Rys. 5. Przeglądarka składników do zmiany z wprowadzonymi danymi

Jeżeli dane dotyczą zmiany wartości składnika w okresie, za który naliczone już zostały listy płac, a zmiana ta skutkuje koniecznością naliczenia wyrównania wynagrodzenia dla pracownika, należy uruchomić procedurę Kreator zmiany składnika.

Procedura na podstawie danych zawartych przeglądarce inicjuje odpowiednie wartości dotyczące początku i końca okresu przyjętego do przeliczenia oraz okresu wypłaty wyrównań. Użytkownik może też zmienić te wartości w parametrach procedury. Wtedy zmienione wartości będą miały zastosowanie dla wszystkich pracowników, dla których została uruchomiona procedura. Efektem będą naliczone listy płacowe dotyczące wyrównań.

Rys. 6. Parametry procedury Kreator zmiany składnika

Jakie to daje korzyści dla klienta

• Oszczędność czasu pracownika działu HR.
• Ograniczenie kosztów obsługi realizacji procesu podwyżek (eliminacja udziału konsultanta w tym procesie).

Autor: Sebastian Różycki