Jak zarejestrować i naliczyć zasiłek chorobowy, gdy zwolnienie lekarskie dostarczy nam zleceniobiorca.

Potrzeba biznesowa

Umowa zlecenia jest jedną z form zatrudnienia szeroko stosowaną w praktyce. Zleceniodawca też może zachorować i otrzymać zwolnienie lekarskie. Dział kadrowy musi je zaewidencjonować i na jego podstawie naliczyć zasiłek chorobowy. Jak zrobić to poprawnie i efektywnie?

 Ograniczenia na dziś – co chcemy usprawnić

Zarejestrowanie w systemie HR zwolnienia lekarskiego zleceniobiorcy zwykle nie sprawia problemu. Ale naliczenie zasiłku chorobowego już tak, jeśli nie wspiera go dedykowana funkcjonalność. Trzeba bowiem ręcznie wyliczyć świadczenie chorobowe należne za okres niezdolności do pracy, a następnie uwzględnić je na liście płac. To zajmuje cenny czas działu HR i może prowadzić do błędów ludzkich.

Jak to usprawniliśmy

System Softlab HR by Asseco posiada funkcjonalność, która wspiera obsługę zwolnień lekarskich zleceniobiorców.

Zasiłek dla zleceniobiorcy można zarejestrować w słowniku Kartoteka umów w szczególe Zasiłki. Można to zrobić także w słowniku Pracownicy – umowy (etaty) w szczególe Zasiłki oraz wynagrodzenia za czas choroby. Ta opcja jest wygodniejsza w przypadku, gdy zleceniobiorca jest także zatrudniony na umowę o pracę w danej firmie.

Proces rejestracji zasiłku przebiega tak samo jak dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, przy wykorzystaniu kreatora zasiłków.

Rys. 1 Rejestracja zasiłku dla zleceniobiorcy z poziomu kartoteki umów bezosobowych

Zarejestrowany zasiłek jest widoczny w szczególe Zasiłki w słowniku Kartoteka umów.

Rys. 2 Podgląd zasiłków dla zleceniobiorcy

W kolejnym kroku w słowniku Kartoteka umów w szczególe Rachunki należy utworzyć i naliczyć rachunek do umowy zlecenia, do której został zarejestrowany zasiłek chorobowy.

Rys. 3.  Rejestracja nowego rachunku

Istotne jest to, aby lista na której chcemy rozliczyć zasiłek chorobowy dla zleceniobiorcy, miała w zakładce Parametry w słowniku Definicje list płac zaznaczoną opcję Z zasiłkami i była zgodna z okresem, za który należy się zasiłek.

Rys. 4. Parametry listy płac

W słowniku Kartoteka rachunków lub Naliczenia list można zobaczyć, jak wygląda naliczenie zasiłku dla pracownika.

Rys. 5. Podgląd naliczenia zasiłku w szczególe Składniki w słowniku Kartoteka rachunków

Rys. 6. Podgląd naliczenia zasiłku w szczególe Wyn. chor. i zasiłki w słowniku Kartoteka rachunków

Jakie biznesowe przypadki użycia może obsłużyć nasze rozwiązanie

Przykład 1:

Zleceniobiorca zachorował. Dostarcza do kadr zwolnienie lekarskie. Podlega on dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu powyżej 3 miesięcy.

Pracownik działu HR rejestruje w słowniku Kartoteka umów w szczególe Zasiłki nową absencję: zasiłek chorobowy. Tworzy nową listę uwzględniającą zasiłki, obowiązującą w okresie absencji. Dodaje nowy rachunek i nalicza go na utworzonej liście płac dla wynagrodzeń bezosobowych. Zasiłek zostaje naliczony i wypłacony pracownikowi.

Przykład 2:

Zleceniobiorca, któremu zachorowało dziecko, dostarcza do kadr zwolnienie lekarskie ZUS ZLA i wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem Z-15A. Pracownik podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu poniżej 3 miesięcy.

Pracownik HR rejestruje w szczególe Zasiłki słownika Kartoteka umów nową absencję: zasiłek opiekuńczy. Tworzy nową listę uwzględniającą zasiłki, obowiązującą w okresie absencji. Dodaje nowy rachunek i nalicza go na utworzonej liście płac dla wynagrodzeń bezosobowych. Zasiłek zostaje naliczony (zasiłek opiekuńczy przysługuje bez okresu wyczekiwania) i wypłacony pracownikowi.

Przykład 3:

Zleceniobiorcy wypłacono zasiłek chorobowy. W kolejnym miesiącu okazało się, że należała mu się wyższa kwota wynagrodzenia za absencje.

Pracownik HR rejestruje w szczególe Zasiłki w słowniku Kartoteka umów korektę absencji korzystając z procedury Wyrównanie zasiłku. Tworzy nową listę uwzględniającą zasiłki, zgodną z okresem wypłaty korekty absencji. Dodaje nowy rachunek i nalicza go na utworzonej liście płac dla wynagrodzeń bezosobowych. Korekta zasiłku zostaje naliczona, a wyrównanie świadczenia chorobowego wypłacone pracownikowi.

Jakie to daje korzyści

• Szybka i łatwa obsługa naliczeń zwolnień lekarskich.
• Oszczędność czasu.
• Poprawność naliczenia.

Autor wpisu: Iwona Gołaś